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2020.05.08

オフィス分散を今すぐ実現するには?ポイントは「迅速性」と「柔軟性」

ナレッジオフィス分散働き方改善オフィス運用コスト削減

私たちを取り巻くビジネス環境は日々変化しています。昨今の社会情勢の中、企業にとっては、環境変化への柔軟な対応が重要課題となっており、そのために経営方針を再検討する必要も出てきているのではないでしょうか。
 
また同時に、従業員からは、今後ますます、働きやすさやワークライフバランスの向上を見据えた、多様な働き方の実現に期待が寄せられているかもしれません。
 
このような状況を好機と捉え、今一度これからのオフィス運用について考えてみませんか?
 
今回ご紹介するのは、今、脚光を浴びているオフィス分散。そのオフィス選定において、ポイントとなるのは、迅速性と柔軟性です。今回は、迅速かつ柔軟なオフィス分散が注目されている理由、そしてそのソリューションについて、実際の事例と共にご紹介します。

今、改めて注目されるオフィス分散とは?

従来、多くのマーケットにおいて、都心集約型でオフィスをリースするという形が一般的でした。実際、例えば東京においても、都心のビルのワンフロア、もしくは複数フロアに、広いオフィススペースを構え、従業員をできるだけ集約するというスタイルをとっている企業が多いのではないでしょうか。

オフィス分散とは、そういった従来の集約型オフィスから、分散型オフィス、すなわちサテライトオフィス等の複数拠点のオフィスに、ワークスペースをシフトしていくことを指します。

では、なぜ今、新しいオフィス運用の考え方として、オフィス分散が注目されているのでしょうか。

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注目の理由は、環境変化への柔軟な対応、柔軟な働き方へのフィット

急なビジネス環境の変化に対する柔軟な対応が可能

まずは、分散型オフィスは、様々なビジネス環境の変化に、柔軟に対応できる可能性が高まる、というメリットがあります。

従来の集約型オフィスでは、先行きが不透明な社会情勢において起こりうる、様々なビジネス環境の変化に対して、柔軟に対応しきれないケースが考えられます。

しかし、複数のエリアに柔軟に利用できるワークスペースやサテライトオフィスを設置し、オフィス環境を分散しておけば、臨機応変かつ流動的に、従業員の働く環境を確保できる可能性が高まります。

柔軟な働き方への対応、推進が可能

次に、従業員の多種多様な働き方に合ったオフィス運用ができる、というメリットがあります。

集約型オフィスの場合、一つのオフィスに全従業員が集まらなければならないため、長距離の通勤を余儀無くされている従業員もいるのではないでしょうか? 従業員の居住近郊エリアにサテライトオフィスを設け、通勤にかける時間を、有効活用できれば、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。

それに加え、営業等の外出の多いスタッフの移動効率化が図れるというメリットもあります。例えば、駅から好アクセスな複数のワークスペースを、営業スタッフ用のタッチダウンオフィスとして活用できれば、移動効率の飛躍的な向上を実現できるのみならず、快適な作業環境を提供することによるモチベーション向上、パフォーマンス向上が想定できます。

さらには、従業員のリモートワークが継続的に増えていく場合、既存のオフィスにおいて、稼働率が大きく下がったり、必要のないスペースが発生することが想定されます。こうした既存オフィスの一部をサテライトオフィスにシフトし、サテライトオフィスではフリーアドレスでスペースを最小限にすることで、スペースの最適化につながります。

例えば、500名分のサテライトオフィスを準備する場合、通常のオフィスリースでは、500名分のスペースが必要です。最大出勤人数が400名、最小人数が200名の場合は、フリーアドレスを導入するにしても、400名分のスペースを必要とするでしょう。しかし、フレキシブルオフィスであれば、フリーアドレスを適用しながら、人数が多い場合は共有エリアや会議室も併用できるので、契約する専有スペースを200〜名分と最小限に抑えることができます。

こうした柔軟な働き方に合せたスペースの最適化は、オフィス運用費用の削減にもつながるでしょう。

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WeWork のフレキシブルオフィスソリューションによる費用削減

オフィス分散、オフィス選定のポイントは「迅速性」と「柔軟性」

では、分散型オフィスを検討するにあたって、どのような軸でオフィスを検討すべきでしょうか? それはずばり、「迅速性」と「柔軟性」です。

ビジネスの成長による従業員数の変化は、容易に予測できるものではありません。また、従業員の働き方も、この先もずっと同じであるとは限りません。先述の通り、人々は、より多様な働き方を求めています。数ヶ月後、数年後も、常に無駄のない、最適化されたスペースに基づいたオフィス運用をしていくには、その時々において必要な分だけのワークスペースを効率的に確保することが重要です。

また、外部環境の変化に対する対策は、実際急を要する場合も多く、事態が刻一刻と変わります。さらには、オフィス運用方針の検討と決定に関わる経営者や総務担当者の工数や負担を、いかに削減できるかも、実は重要な要素となってきます。

一言でオフィス運用と言っても、それはワークスペースの確保だけの話ではありません。従業員が不自由なく業務を遂行するためのオフィスファシリティについても十分な配慮が必要です。業務に必要なWi-Fiやプリンター、会議室、来客受付など、設備が十分に整っているかどうかも、実は大切な検討事項であるということを忘れてはなりません。それらの設備が揃っていない場合、回線開通のための手続きや内装工事などが必要となり、全ての設備を揃えるのには、膨大な時間と工数を要することになるでしょう。

これらの背景から、分散型オフィスを検討するにあたっては、迅速性と柔軟性が実現できるワークスペースを選ぶことが大きなポイントになります。昨今、シェアオフィスやコワーキングスペースといったフレキシブルオフィスに注目が集まるのも、そういったオフィス運用に関する多くの検討材料を一気に解決してくれるソリューションとして、期待が寄せられている証拠かもしれません。

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WeWork の柔軟な契約なら、人員計画サイクルにあったオフィス運用が可能

【実例】迅速かつ柔軟に契約できるフレキシブルオフィスで、ビジネス環境の変化にもスムーズに対応

続いて、昨今の社会情勢の中、オフィス分散が急務となっていた企業が、 WeWork のフレキシブルオフィスをソリューションとして活用した実例をご紹介します。

ケース① 企業A

【課題】
企業Aは、業界ならではの抱える課題として、個人情報取扱などの事情もあり、多くの従業員は会社への出勤が必須という状況でした。しかし、既存のオフィスは都市集約型であったため、あらゆる環境変化への対策が、経営陣の頭を悩ます喫緊の経営課題となっていました。今すぐ、従業員を複数のオフィスに分散させながら、さらにオフィス内においても安全性を確保するため、分割された複数のスペースを早急に必要としていました。

【WeWork がご提案したソリューション】
企業Aの希望エリア、東京・X区の WeWork 拠点に約150名を、Y区の WeWork 拠点に約100名を収容できるプライベートオフィスを提供。各拠点にて、複数の小・中規模オフィスを、1ヶ月毎の契約としてご入居いただきました。お問い合わせからご入居までを、1週間という非常に短期間で実現。ご入居後、各拠点において数十名規模での追加契約のニーズがあり、これにも迅速かつスムーズに対応することができました。

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ケース② 企業B

【課題】
企業Bは、業務において固定電話やFAXが必要な事務職員が一定数おり、彼らについてはいかなる状況であっても在宅勤務ができない状況でした。しかしながら、昨今の社会情勢を受け、従業員が安全かつ柔軟に働けるオフィス環境を提供することが、企業側の必須課題となっていました。今すぐに本社からオフィスを分散し、従業員の生産性向上や満足度向上に向けた新しい働き方を確立することが急務となっていました。

【WeWork がご提案したソリューション】
企業Bの希望エリア、大阪・X区にある WeWork 拠点に約350名用、東京・Y区にある WeWork 拠点に約150名用のプライベートオフィスをご用意しました。個人情報などを取り扱う業務が多いことも配慮し、1企業でワンフロアを占有できるオフィススペースを確保。お問い合わせからご入居までを1ヶ月という短期間で実現できたことは、企業Bが事業課題を解決するにあたっての大きな後押しとなりました。

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WeWork は、ワンストップサービスのため、最短一ヶ月で入居可能

今すぐオフィス分散なら、あらゆるサイズに迅速に対応できるWeWorkを

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