オフィスのフリーアドレス化とは？決まった座席・デスク不要？注目される背景やメリットなどを解説

フリーアドレスとは、従来のオフィスのように従業員に固定の座席を割り当てず、オフィス内のスペースを自由に活用して勤務ができる形式のことです。従業員は、その日の業務内容や気分に合わせて、好きな勤務場所を選ぶことができます。

そもそもフリーアドレスは、1987年に清水建設技術研究所によって提唱されました。提唱から30年以上の月日が経った今、フリーアドレスは、働き方改革やテレワークなどの新しい働き方とともに注目を浴びています。

企業がフリーアドレスを導入する背景には、どのような目的があるのでしょうか？　フリーアドレスを導入する主な目的としては、オフィススペース・運用費用の削減や、電子化やテレワークの促進などが挙げられます。ほかにも、社内のコミュニケーション促進や、従業員満足度の向上など、目的は企業によってさまざまでしょう。フリーアドレス化のメリットについては、以下ので詳しく解説していきます。

フリーアドレスの導入を検討しているのであれば、メリットと課題を知り、自社の目的や理想のオフィス像と照らし合わせて検討することが大切です。まずは、フリーアドレスの代表的なメリットを3つご紹介します。

メリット① テレワークとの相性がいい

オフィスの稼働率に合わせた座席数を用意するフリーアドレスは、在宅勤務をはじめとするテレワークとの相性が抜群です。例えば、「週に3日在宅勤務を許可している」という企業や、「在宅ワーカーが一定数在籍している」といった企業は、フリーアドレスを導入することで、デットスペースの有効活用、またはオフィスの縮小化を図ることができます。

メリット② 紙資料の電子化による費用削減

従業員が自分専用のデスクを持たないフリーアドレスでは、ファイルや書類などをデスク上で管理することができません。また、紙媒体のデータや書類は、「パソコン1台で好きな座席で勤務が可能」というフリーアドレスならではの働き方の妨げとなってしまいます。従って、フリーアドレスを導入することで、電子化が進み、ペーパーレス化が実現可能となります。それに伴い、紙や印刷にかかるコストなども削減することができるでしょう。

メリット③ 省スペース化

フリーアドレスを導入することにより、全従業員分の座席を用意する必要がなくなります。オフィスの在籍率を把握し、一度に必要となる最大の座席数を用意しておけばいいため、スペースを削減することが可能です。削減したスペースを活用して、従業員の休憩スペースや交流スペースを設ければ、従業員満足度の高いオフィスが実現できます。また、フリーアドレスの導入を機に、オフィスを縮小できることで、オフィス運用費用を削減することも可能でしょう。自社が理想とするオフィス像に合わせて、削減したスペースを有効活用してみてください。

企業にとってメリットの多いフリーアドレスですが、いくつかの課題も存在します。

課題① 会社全体のマネジメントが難しい

フリーアドレスでは、従業員が毎日好きな場所に座って勤務することができるため、全体のマネジメントが困難になる傾向があります。具体的には、「誰がどこにいるのか分からない」「勤怠管理が難しい」「上司と部下の接点の減少」などといったことが懸念されます。フリーアドレスの導入を検討する際は、メリットだけでなく、こういったフリーアドレス特有の課題もしっかりと把握し、対策をとる必要があるでしょう。

課題② ひとりで集中する作業がしづらい

オフィスのレイアウトにもよりますが、コミュニケーションを助長する役割を果たすフリーアドレスには、ひとりで集中する作業がしづらいという課題が存在します。プロジェクトの進行や、イノベーションのアイデア創出など、コミュニケーションを助長することで成功しやすくなる業務がある一方、ほかの従業員とデスクを共有するスペースでは、集中できないと感じてしまう従業員も出てきてしまうでしょう。ただし、この点は、ひとりで集中したいときに利用できるような集中スペースを設けることで、解消することが可能です。例えば、フリーアドレスを導入しているカルビー株式会社では、コミュニケーションが取りやすい4人掛けの座席とひとり用の座席のほかに、ほかの従業員との関わりを絶つことができる集中席が設けられています。

課題③ システムをモバイル化するための費用

フリーアドレスを導入することにより、長い目で見れば、オフィス運用費用や印刷代などの費用削減効果が期待できます。しかし、フリーアドレスの導入には、無線LANの設置やオフィスの内装工事などといった初期費用が必要です。従来のオフィスをフリーアドレス化するためには、ほとんどの場合、大規模な工事やオフィス家具の再購入が避けられません。フリーアドレスを導入する際は、目的や予算などを事前に綿密に計画するようにしましょう。

最後に、フリーアドレス化を成功させるためのポイントを3つご紹介します。

ポイント① 在席率などの調査

フリーアドレスの導入にあたっては、オフィスの在籍率・稼働率を事前にしっかりと調査しておきましょう。在宅ワーカーや営業チームの割合が少なく、在籍率が高い場合は、フリーアドレスの効果が得にくい傾向があります。

ポイント② 従業員への周知・合意形成

フリーアドレスの導入を決断したら、企業の上層部だけでなく、従業員に早めに周知し、合意を形成していくことが大切です。導入のメリットや目的の共有も、積極的に行うように心がけましょう。また、反対意見が出るようであれば、従業員が不安に感じているポイントや要望をヒアリングすることで、経営側も従業員も、満足のいくオフィス形成が可能になります。

ポイント③ レイアウト設計

オフィスの省スペース化や、業務に合わせた勤務場所の選択が可能など、メリットが多いフリーアドレスですが、綿密なレイアウト設計を怠れば、思ったような効果が得られないこともあります。特に、レイアウトは、理想と現実のギャップが生まれやすいポイントですので、非効率が生じないか、ひとりで集中できるスペースはあるかなど、細かな部分までしっかりと確認しておきましょう。フリーアドレスを導入している企業の成功事例を参考に、時間に余裕を持って、綿密に設計・検証するようにしましょう。

本記事では、フリーアドレス化の基礎知識と、メリット・課題について解説しました。数多くの導入効果が期待できる一方で、懸念される課題も存在します。フリーアドレスの導入の際は、目的を明確にし、綿密な計画を立てていきましょう。

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参考：
https://www.shimztechnonews.com/solution/key/key02.html
https://www.calbee.co.jp/recruit/about/culture/
https://telework.mhlw.go.jp/wp/wp-content/uploads/2019/12/H28hatarakikatakaikaku.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。