テレワークでの新人教育の方法とは？必要な準備と3つの成功ポイント

新型コロナウイルスの感染を防ぐために、総務省、厚生労働省、経済産業省および国土交通省など、国全体がテレワークの導入を推奨しています。

実際に、国土交通省が2020年3月に発表した資料によると、就業者を対象としたWeb調査において、テレワークを実施している割合は52.0％にも上りました。会社に行かなければ閲覧できない資料や、取引先とのコミュニケーションなど、課題は残るものの、テレワークの働き方が浸透しています。

テレワークの導入によって、大きな影響を受けているのが、新人教育です。一般財団法人労務行政研究所が2020年3月に発表した「新型コロナウイルスによる入社式、新人研修などへの影響を緊急調査」によると、入社式の実施形態の変更や取りやめ、オンラインへの変更が、全体の40％以上を占めています。

また、入社後の新人研修についても、実施の取りやめや延期が全体の50％以上を占めたほか、インターネットを活用したウェブセミナーへの変更を検討している企業も20％と目立ちました。このように、今後は、すでに在籍している従業員の課題だけでなく、これから入社をする新人の教育にも、柔軟に対応していかなければなりません。

課題① テレワーク下の教育体制構築は難しい

新人教育が課題となっている原因として、教育体制が整えられていないのが挙げられます。2020年初頭に発生した新型コロナウイルスによって、従業員はテレワークに移行した一方、新人が取り残されてしまっているのが現状です。

新型コロナウイルスの収束後も、テレワークを継続する場合には、従来のオフラインに代わる新人研修や、ほかの従業員とコミュニケーションを取れるような機会も重要となります。

課題② メンタルケア

入社式のオンライン化や入社時期の延期によって、新人のメンタルケアも重要なポイントとなります。株式会社マイナビが2020年9月に発表した「2020年新人の意識調査」によると、週1回以上在宅勤務をする新人のうち17.5％が、先輩従業員や上司と会う機会が少なく、コミュニケーションに不安を感じているという結果が出ています。

新型コロナウイルスの感染対策で、歓迎会や飲み会といったイベントも減っていることから、先輩や上司との関係構築も課題となっています。また、オンライン研修に関しても、個別で受ける形となるため、孤独感を与えないように工夫する必要があります。

社内でリモートワークによる業務を進める中で、新人の教育を進めるためには、入念な準備を要します。従来のOJTや社内研修による人材育成がコロナ禍で実現しにくいことから、スケジュールを抜本的に変更せざるを得ません。

また、オンライン研修の実施に伴うICT機器の支給やインターネット、セキュリティシステムの導入など、新人が社外でも安心して取り組めるような環境づくりも進める必要があります。

準備① スケジュールの見直し

一般財団法人労務行政研究所が2020年3月に発表した「新型コロナウイルスによる入社式、新人研修などへの影響を緊急調査」によると、新型コロナウイルスの感染対策として、対面式の研修を取りやめる企業が増えています。しかし、研修内容によっては、オフィスで実施しなければならないプログラムもあり、スケジュールを見直す必要があるかもしれないことを想定しておきましょう。

多くの企業では、「オンボーディング」と呼ばれる方法で、中途採用者を含む、新人教育を行います。入社年数や各々の経験・能力に応じて計画されていることから、育成スケジュールに柔軟性を持たせることも必要です。

準備② ツールの導入

オンライン研修の導入に伴い、ツールの導入が必要となります。新人が在宅でも研修機会を得られるように、ノートパソコンやスマートフォンなどのICT機器だけでなく、画面を通して教育を受けるために、Web会議ツールも使用できる状態にしておかなければなりません。

また、新人が自社の商品知識やビジネスマナーを身につけるために、オンライン学習ツールを利用することも重要です。研修内容の理解度を確認できるようなチェックシートを用意しておくことで、スムーズにオンライン研修を進めることができます。

準備③ 環境の整備

オンライン研修を実施する際には、新人が研修に集中するための環境も必要です。ツールの導入はもちろん、慣れない業務が続く中で、適切なフォローを行えるようにしておきましょう。

上司との定期的なオンラインでのコミュニケーション、事務作業のサポート、メンタルケアなど、新人が落ち着いて業務をこなせるように、会社全体で取り組まなければなりません。

テレワークの導入によって、入社式の日から、同期だけでなく、先輩や直属の上司とも顔を合わせる機会が少ないため、新人への適切なメンタルケアを必要とします。また、東京都が都内30人以上の従業員を有する企業に対して調査を行った「テレワーク導入率緊急調査結果」によると、 従業員の出社日数が限られていることから、新人に対して、実務を直接指導することも難しくなりました。

コロナ禍を迎えた新人教育を成功させるためには、代替となるオンライン研修の充実度を向上させることや、部署・上司との定期的なミーティングが重要です。さらにテレワークが続くことによって、業務へのモチベーションが下がらないように、新人それぞれに対して役割・目標を明確にすることも考慮しましょう。

ポイント① ツールの使い方のレクチャー

オンライン研修における新人教育を効率的に進めるためには、事前にツールの使い方をしっかりとレクチャーしておきましょう。限られた回数の中で、Web会議ツールを使ってコミュニケーションを行う際に、使い方を知らない状態では時間を無駄に費やしてしまいます。

また、パソコン操作に不慣れな新人でも研修についていけるように、簡単なレクチャー動画を用意することも必要です。ExcelやPowerPointといったオフィスツールを使用する機会も、業務が進むにつれて増えることから、新人のスキルアップにつなげられるような準備をしましょう。

ポイント② 定期的なミーティング

新人の不安を取り除くために、定期的なミーティングの機会を用意することも必要です。感染対策として、新人以外の従業員も在宅勤務が増えることから、同じ部署の先輩や上司と顔を合わせられる回数が減ります。

パーソル総合研究所が2020年6月に発表した「テレワークに関する不安感や孤独感についての調査結果」によると、在宅勤務が続くことによって、コミュニケーションの不安や評価の不安を抱えている従業員が3割以上に上ります。入社式の段階から、オンラインでのやりとりが続いていることもあり、心理的なストレスを解消できるように対応しなければなりません。

ポイント③ 役割・目標を設定

新人に対して、業務の明確な役割や目標を伝えるようにしましょう。テレワークによる新人研修は、オンライン上でのやりとりとなってしまうため、新人の理解度や業務への不安に対するサポートをしにくいのが難点です。

そこで、研修を課す際には、学習タスクや成果の報告を義務づけるなどの工夫を加えることで、新人のやるべきことをはっきりとさせることが大切です。人事担当者としても、進捗状況を把握しやすくなるため、計画性を持った研修を進められるようになります。

新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークの導入が増えている中で、企業は新人への教育を工夫して進めなければなりません。オフィスへの出社日数が減少することによって、オンライン研修に切り替える企業が増えていますが、ICT機器の準備やWeb会議ツールの導入など、すべき準備も多くあります。

在宅勤務が続くことで、仕事に対するモチベーションが下がらないように、定期的なメンタルケアに加え、先輩・上司とのコミュニケーションの機会創出も重要な対策です。オンライン研修のメリットを活かし、本格的に業務が始まるまでに、基礎的なスキルアップの場として活用できるように環境整備を行いましょう。

参考：
https://www.soumu.go.jp/menu_kyotsuu/important/kinkyu02_000388.html
https://www.mlit.go.jp/report/press/toshi03_hh_000055.html
https://www.rosei.or.jp/research/pdf/000077766.pdf
https://www.okinawatimes.co.jp/articles/-/637325
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/documents/10.pdf
https://rc.persol-group.co.jp/news/202006100001.html

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