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2020.05.13

今、オフィスの費用削減で、フレキシブルオフィスが注目される3つの理由

ナレッジオフィス分散働き方改善オフィス運用コスト削減

昨今のビジネス環境の変化や、先行き不透明な社会情勢により、各企業において、固定費の削減が重要課題のひとつとなっています。様々ある固定費の中でも、特に大きな部分を占めるオフィスの賃料をいかに抑えるかが、喫緊のテーマになっている企業も多いのではないでしょうか?

先行き不透明な社会情勢、さらに多様化する働き方。そのような時代情勢を踏まえると、シェアオフィスやコワーキングスペースなどのフレキシブルオフィスを活用したオフィス運用が、費用削減の観点から注目されていくことが予想されます。

フレキシブルオフィスと言うと、小規模なオフィスをイメージされるかもしれません。しかし実際は、1拠点あたりの入居可能人数が大きいフレキシブルオフィスも増えており、大企業もそのような大規模フレキシブルオフィスを上手く活用することで、大幅なオフィス運用費用削減を実現できます。

フレキシブルオフィスの活用で、オフィス運用コスト削減が実現できる理由

① 契約するオフィススペースを最小限に抑えられる

これからの時代、リモートワークのさらなる普及・浸透により、オフィスに出勤する従業員数がさらに流動的になることが予想されます。具体的には、多くの企業において、リモートワークと通常出勤を組み合わせる従業員が増えることで、オフィスに出勤している従業員の人数が、曜日や時間帯によって大きく変動することが想定されます。

このような場合、通常のオフィスリースでは、フリーアドレスをうまく取り入れたとしても、最大出勤人数に合わせたオフィススペースが必要になります。しかし、広い共有エリアや会議室を備えるフレキシブルオフィスであれば、最小出勤人数の専用スペースを確保しながら、出勤が重なり、一時的にスペースが足りなくなってしまった場合には、共有エリアや会議室を適宜活用できます。

例えば、従業員が500名、従業員が最も出勤する場合の出勤人数が400名、最も少ない人数の場合が200名とします。(下図参照)この場合、通常のオフィスリースでは少なくとも400名分のスペースを確保する必要があります。一方、フレキシブルオフィス、例えば WeWork (ウィーワーク)  であれば、共有エリア(自拠点、他拠点)や様々な規模の会議室を適宜活用する形で、専有スペースは最小で200名分にまで抑制することができます。

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② 急なビジネス環境の変化にも柔軟に対応できる

これからは、想定が難しい急な外部環境の変化、および従業員数や組織の在り方が大きく変わっていくことが想定されます。

従来型のオフィスリースでは、数年単位の契約が一般的であり、ビジネス環境の変化に伴い、活用しきれない無駄なスペースが生まれてしまう可能性がありました。また、オフィスの縮小や拡張、移転などを繰り返す度に、初期費用や原状回復費用なども発生します。フレキシブルオフィスであれば、最小1か月単位での契約が可能なため、急なビジネス環境の変化にも比較的柔軟に対応可能となり、都度発生していた初期費用や原状回復費などの費用を大幅に抑えることができます。

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従来型リース&フレキシブルオフィス WeWork の比較図

③ 迅速かつワンストップな契約が可能で、無駄な費用&工数が発生しない

従来型のオフィスリースでは、契約後も、内装工事や家具・設備の搬入などに様々な準備がかかり、結果として入居するまでにはかなりの時間、その期間分の賃料が発生してしまうケースが想定されます。

一方で、フレキシブルオフィスであれば、オフィスに必要な設備やサービスが完備しているケースが多く、契約後すぐに入居が可能となり、オフィス開設にかかる多くの費用のみならず、工数を大幅に削減できます。

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従来型リース&フレキシブルオフィス WeWork の比較図(大規模オフィスの場合)

上記で、フレキシブルオフィスのコストメリットを紹介しましたが、実際は多くのフレキシブルオフィスが小規模で、数名もしくは多くても数十名規模までの契約に限られます。そのため、従業員数が多いのであれば、幅広い人数に対応できる大規模なフレキシブルオフィスを選定することが大切です。

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