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2020.05.20

これからのオフィスのあり方とは? 新たな4つの役割

ナレッジオフィス分散働き方改善イノベーション創出オフィス運用コスト削減

今、働き方が大きく変わっています。実際、多くの企業で、従業員がリモートワークを取り入れ始めています。こうしたほとんどの企業で、今一度、「オフィスは何のために存在するのか?」「どのような役割を果たすべきなのか?」が、考え直されているのではないでしょうか?今回は、これからのオフィスに求められる役割を、4つのポイントでまとめました。「オフィスの見直しに迫られている」「今こそ積極的にオフィスを見直したい」といった方は、是非ご一読ください。

オフィスの役割① ビジョン、ミッションの共有、経営戦略の浸透

リモートワークにおける課題の一つに、「業務でのコミュニケーションが難しいこと」が挙げられます。実際、リモートワークを体験した多くの従業員が、そのように感じられているのではないでしょうか? このコミュニケーションの課題が最も影響するのは、「ビジョン、ミッションの共有、経営戦略の浸透」です。特に、リモートワークを長い期間続けていると、コミュニケーションが困難になることにより、ビジョン、ミッション、および経営戦略が正確に共有されなくなる可能性があるのです。それは何故でしょうか?

本来、ビジョン、ミッションは全ての従業員にとって重要な羅針盤となります。特に、ビジネス環境が大きく変わる状況下においては、その重要性はさらに増すと考えられます。「企業がどのようなことを目指しているのか」を全従業員が共有することで、事業のパフォーマンスを最大化することが可能になるのです。

そして、ビジョンやミッションは、往往にして、経営層のパッションやストーリー、場合によっては存在感によって、パワフルに伝えられるものです。また、経営層以下のチームリーダーをはじめ、従業員同士が日々のコミュニケーションの中で確認し合うことで、さらに継続的な共有、浸透が実現できます。

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しかし、リモート環境では、これらを効果的に伝えきることは非常に難しいと言えます。加えて、経営層自身が、これらが従業員にどれくらい伝わっているかを感じることは、なかなかできません。また、従業員同士も、ビジョン、ミッション、戦略を、意識して時間をとることがない限り、共有する機会はあまりないでしょう。

リアルなオフィスに求めること。それは、「ビジョン、ミッション、経営戦略の共有、浸透に活用すること」。だからこそ、ビジョン、ミッション、経営戦略を目的にした、リアルに対面する中での、経営層によるスピーチ、チーム毎のラウンドテーブル、1:1の面談は、非常に重要であると言えます。さらに言えば、ビジョン、ミッションを体現した空間、環境をつくることは、リアルなオフィスがあって初めて実現できることです。

オフィスの役割② チームワークの創出

同じく、リモート環境でのコミュニケーション課題から生まれやすいことの一つに、「ミスコミュニケーションによる仕事の質の低下」が挙げられます。具体的には、コミュニケーション不足、正確でないコミュニケーションによって、無駄な仕事に時間をかけている、取り組む仕事自体が間違っているということが、往々にして発生します。

その原因の多くは、リモート環境の中では、雑談のような無目的なコミュニケーションが少なくなることで、「それぞれの従業員が何を考えているか」、「どのような問題を抱えているか」、また「心境はどうか」、「調子はどうか」という多くの情報をうまくキャッチすることができないことにあります。また、場合によっては十分な信頼関係を維持することが難しいため、効果的なコミュニケーションが実現できないこともあり得ます。本来、効果的なコミュニケーションは、強い信頼関係の上で、互いの置かれた状況、状態を正確に把握し、それを踏まえたコミュニケーション行うことから、生まれるのです。

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リアルなオフィスで、従業員がある程度の頻度で顔を合わせながら、互いの考えること、悩み、置かれた状況をアップデートし、共有することは、一見無駄なことのように思えます。しかし、チームワークを創出し、効果的なコミュニケーションを最大化するのに欠かせないものであると言えます。

オフィスの役割③ 弱いつながりの創出

リモート環境で仕事をする中で、多くの方が感じられるのが、「普段は関わることが少ない他部署との弱いつながりの形成が難しい」ということです。

そうしたことから、直接会えばすぐ解消できるような些細な問題も、コミュニケーションが難しいことで、非常に時間がかかるということが発生してしまいます。また、そういった理由で問題が解消されないまま放置されることも、発生しやすくなることが考えられます。例えば、経理、法務、人事といったバックエンドの部署にとっては、各部署が抱える課題をキャッチし、改善していくためには、多部署との広いコミュニケーションが欠かせません。しかし、そのようなコミュニケーションがなされないために、細かい問題が解決されず、深刻な問題に繋がってしまうということも考えられます。

さらに、他チームもしくは社外の人とのリアルなコミュニケーションは、様々な気づきを生み、仕事を大きく進める可能性があります。特に、近年、重要性が増しているイノベーション関連の部署にとっては、他部署とのコミュニケーションから様々なインサイトを得ることが非常に重要です。リモート環境では、何気ない気づきやインサイトから、今までに考えもしなかったアイデアが生まれる、といったことが起きにくくなるのは、想像に難くありません。

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弱いつながりが課題解決のきっかけや、イノベーションの種となるような気づきを提供するという意味において、リアルなオフィスの重要性を改めて確認できます。

裏を返せば、リアルなオフィスには、そのような弱いつながりを生む機会や場所が設計されていることが、とても重要である、ということも言えるのではないでしょうか。

オフィスの役割④ 自由な働き方の選択肢として

最後に、「従業員の自由で柔軟な働き方を推進させ、モチベーションや生産性を向上させること」も、仕事の質を向上させるために非常に重要です。そのために、オフィスはどうあるべきでしょうか?

まず考えるべきは、オフィスの中で、ABW (Activity Based Working) を実現することが重要です。ABWとは、「自分で状況に合わせて最適な場所を選ぶことができるワークスタイル」を指します。オープンな共有エリア、電話会議ができるフォンブース、気軽に会議ができる会議ブース、目的に応じた会議室等、多様な場を用意しながら、ABWを促進することで、従業員の生産性を向上させましょう。

また、在宅勤務では快適に仕事をする環境が整っていない、共働きや子供がいて在宅勤務では集中ができないといった従業員にとっては、オフィスは今まで通り「集中して仕事をする場所」としての役割を果たします。

この機会に、コワーキングスペース等のフレキシブルオフィスを活用し、サテライトオフィスを従業員の居住近郊エリアに設置できれば、通勤や移動等の彼らの負担を今まで以上に軽減することも可能です。従業員の柔軟な働き方を促進し、彼らのモチベーションや生産性の向上のきっかけとなり得ます。詳しくは、「サテライトオフィス活用で、多様な働き方の実現を」をご覧ください。



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今、オフィスに求められる機能とは?

ここまで、オフィスの役割を挙げてきましたが、そのような役割を果たすオフィスを設計、選択する上で、何が重要になってくるでしょうか?

前述した①〜③に共通するリアルなオフィスの要素は、「リモート環境では実現できない、多様で豊かなコミュニケーションを促進し、仕事のパフォーマンスを上げる」ということです。したがって、オフィスやデザインの設計、選択においては、どのようにして多様なコミュニケーションを生み出すかが、重要な要素になると言えます。具体的には、コミュニケーションを効果的に生み出すための、従業員が自由に利用できる共有エリア、気軽に会話を始められる会議ブース等、オープンでクリエーティブなオフィススペースを重視しましょう。

また、ソフト面で、多様なコミュニケーションを生む「しかけ」や「しくみ」を積極的につくっていくことも忘れてはなりません。特に、経営層と従業員のオープンなコミュニケーションを効果的に創出する施策を継続的に実施することは、大きな効果を発揮するでしょう。具体的には、経営層から定期的に戦略をアップデートするラウンドテーブル、経営層とのランチ会、経営層と社員が一体となったオフサイト等が考えられます。こうした様々な施策が、豊かで強固な企業文化を醸成し、社内コミュニケーションを、更にオープンで効果的なものとするでしょう。

併せて、④で述べたように、「多様な働き方の選択肢を提供すること」も大切な要素です。特に、在宅勤務ではパフォーマンスが下がってしまう従業員に対しては、サテライトオフィスを提供することも検討しましょう。サテライトオフィスを設置する際は、従来型のオフィスリースではなく、コワーキングスペースのようなフレキシブルオフィス等で、コストを抑えながら、柔軟に運営することも考えておくことをおすすめします。オフィス選定の際は、テレワークが快適に行えるようなオフィス機能があるかどうか、も重要なポイントです。

詳しくは、「オフィス分散を今すぐ実現するには?ポイントは『迅速性』と『柔軟性』」をご一読ください。

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いかがでしたでしょうか?

働き方が大きく変化している今こそ、これからのオフィスのあり方を考え直す好機です。本記事で取り上げた、オフィスの果たすべき役割、求められる機能を参考にいただきながら、各企業で、オフィスを見直しを検討いただけると幸いです。

WeWork (ウィーワーク) では、社内はもちろん、業界業種、企業の壁を越えて、多様なコミュニケーションやコラボレーションを生み出すクリエーティブなワークスペースを提供しております。国内約30拠点から、1ヶ月単位、1名〜最大数百名まで、すぐにご契約、入居をいただけます。

本記事でも触れた、コミュニケーション豊かなオフィス環境を構築したい方、新しい働き方に合わせたサテライトオフィスを設置したい方は、是非 WeWork のご活用をご検討ください。



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