独立・起業時のオフィスはどうする？ フレキシブルオフィスのメリットや選び方

株式会社三菱UFJフィナンシャル・グループが行った調査によると、起業家たちが起業前に一番感じていた不安は「収入の減少、生活の不安定化」で、65.5％もの起業家たちが不安に感じていたと報告されています。

新たなビジネスがいかにお金を生み出せるかももちろん重要ですが、起業する上で必要な固定費、特にオフィス代を心配する声が多く、起業に踏み出せない人が多くいます。例えば、東京でオフィスをレンタルし、設備を整えようとすれば、初期費用として100万円を超えることも多々あります。

収入のめどが立たず、オフィス代でお金が毎月消えていくことは、起業家にとって大きな悩みです。オフィス費用をできる限り抑え、かつ効率的なオフィスづくりをする方法を、多くの起業家が模索しています。

そのような背景の中、起業家たちの注目を集めているのが「フレキシブルオフィス」です。「フレキシブル」は「柔軟な」という意味であり、フレキシブルオフィスは柔軟に活用できるオフィスを意味します。

フレキシブルオフィス = 柔軟な契約スタイルのオフィス

フレキシブルオフィスは通常のオフィスと比べ、契約スタイルが柔軟に設定されており、短期の契約や必要なサイズのみのオフィスレンタルなどが可能です。また、契約規模の変更にも、迅速かつ柔軟に対応してくれるケースが多いです。

フレキシブルオフィスの種類としては、コワーキングスペース、サテライトオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィス、サービスオフィスなどがあります。サービスの内容はそれぞれの種類によりますが、新規事業家が起業する上で、さまざまな恩恵を受けられるというメリットがあります。

昨今では、このフレキシブルオフィスに大きな注目が集まっており、多くの新規事業家がフレキシブルオフィスを活用して新たなスタートを切っています。フレキシブルオフィスについて、詳しくは以下の記事もご一読ください。

記事：『フレキシブルオフィスとは？これからの働き方にフィットする5つの理由』

フレキシブルオフィスの種類や、各オフィスの特徴を紹介します。

コワーキングスペースとは、ひとつの空間を複数のワーカーが共有するオフィスのことです。基本的に専用の個室や専用スペースは用意されておらず、オープンな環境で仕事に取り組みます。他業種や異なる背景を持つワーカーとの出会いも多く、オープンイノベーションの可能性も高まります。Wi-Fi環境やプリンターなどの設備も整っているため、仕事に専念しやすい環境です。フレキシブルオフィスのなかでも価格帯が安く、コストを最小限に抑えられるのがメリットです。

コワーキングスペースと同じく、ひとつの空間を他のワーカーと共有します。個室を設けているシェアオフィスもあり、集中して仕事に取り組める環境です。
コワーキングスペースとは異なり、利用者との交流機会が少なく、自分の仕事をするために作られています。他の利用者との出会いを通じて仕事の幅を広げてみたい場合はコワーキングスペース、仕事に集中したい場合にはシェアオフィスという選び方ができます。

コワーキングスペースやシェアオフィスと異なり、専用の部屋を持てるオフィスです。個室ごとに鍵をかけられる場合も多く、プライバシーやセキュリティが守れます。1名向けや複数名向けなどさまざまで、企業の利用も可能です。法人登記や住所利用が可能なレンタルオフィスもあるため、個人事業主も本格的なオフィスとして利用できます。オフィス家具やWi-Fi環境なども完備しているため、入居即日から快適に仕事ができます。

受付業務や秘書業務などの代行サービスを提供しています。来客時の対応も可能で、専用のミーティングルームを設置するサービスオフィスもあります。
他のオフィスタイプよりもコストが発生しますが、事務作業の効率化を図りたい個人事業主やスタートアップ企業におすすめです。入退室時のICカードや生体認証などセキュリティにも力を入れており、第三者による情報漏洩を防ぎやすい環境です。

バーチャルオフィスは「仮想空間」に存在するオフィスです。物理的なオフィスでなく、住所のみを貸しています。自宅で仕事をしている個人事業主やフリーランスのビジネスオーナーが、取引先に自宅住所を伝えたくない場合などにも便利です。法人登記に対応しているバーチャルオフィスも多く、今後の法人化に向けても利用できます。

オーナーが一部の内装を用意した上でテナントに貸し出すオフィスです。自社の要望を受け入れてもらえるため、機能性やデザインにこだわる企業に最適です。
大手設計事務所やプロのデザイナーによる内装が行われるため、ブランディング効果や従業員のモチベーションの向上が期待できます。電気や通信費用、引っ越し費用、什器の納入といった内装変更に伴う工事費用は貸主側が負担するため、初期費用を抑えられます。

フレキシブルオフィスには、どのようなメリットがあるのでしょうか？　ここでは、起業家がフレキシブルオフィスを利用することのメリットについて紹介します。

メリット① 初期費用を抑えることができる

フレキシブルオフィスでは、一般的にオフィスを借りるのに比べ、初期費用を抑えることができます。通常のオフィスをレンタルする場合、毎月のレンタル費用のほかに、敷金や数ヶ月分の前払い金が必要になることが多く、ある程度まとまったお金を準備する必要があります。

その一方で、フレキシブルオフィスは、初期費用が少ないことで知られています。月額費＋αを支払うことで気軽に利用をスタートできる場合が多いため、通常のオフィスと比べて圧倒的に少ない初期費用で事業をスタートさせることが可能です。

メリット② 快適なワークスペースが整っている

通常のオフィスレンタルでは、机や椅子、コピー機やネット環境など、すべて各自がゼロから準備する必要があります。しかし、フレキシブルオフィスでは、ワーキングスペースがすでに設けられていることに加え、ネット環境やプリンターなどがすでに備え付けられています。

また、清掃スタッフが常に衛生環境を整備してくれたり、ドリンクサービスが備え付けられたりしていることもあります。フレキシブルオフィスでは、仕事に集中できる環境が最初から整っているため、入居後すぐに事業に集中して取り組むことができます。

メリット③ 会議室や作業スペースを確保できる

フレキシブルオフィスでは、通常でレンタルするスペースのほかに、状況に応じてレンタルできる会議室や作業スペースが備え付けられています。大人数での会議を組みたいときや、取引先との打ち合わせをしたいときなど、必要に応じて利用できます。

オフィスによっては別料金が必要になる場合もありますが、状況に応じた利用ができるため、通常のオフィスのように、業務内容に応じて最適なスペースを確保することができます。

メリット④ 異業種間のコミュニケーション

フレキシブルオフィスは、さまざまな事業を手掛ける企業のメンバーが利用しているケースが多いです。別の会社や利用者とコミュニケーションを取ることで、新しい価値に気づいたり、共同で新しいプロジェクトを立ち上げたり、困ったときに助け合ったりすることができます。

特に、起業したばかりの方であれば、同じように新規事業を立ち上げた人たちと切磋琢磨しながら働いたり、先輩からアドバイスを受けたりすることもできます。新規事業の不安を軽減させることにもつながる社外のメンバーとの交流は、フレキシブルオフィスの大きなメリットです。

メリット⑤ 会社の住所として法人登記できる

多くのフレキシブルオフィスでは、会社の住所として法人登記できるようになっています。別途費用がかかったり、許可を得る必要があったりもしますが、会社の正式住所として利用することができます。

フレキシブルオフィスの数が増えていることもあり、どのフレキシブルオフィスを利用するかで悩むこともあるでしょう。最後に、フレキシブルオフィスを選定する上でのポイントを紹介します。

ポイント① 事業に適した立地かどうか

オフィスの立地を柔軟に選ぶことができるフレキシブルオフィスだからこそ、立地にはとことんこだわることをおすすめします。

もし新規事業において、対面での営業が必要な場合、取引先へのアクセスに優れた立地を選ぶことをおすすめします。また、従業員の働き方に焦点を当てたい場合は、通勤の快適さなども考慮する必要があります。

その一方で、オンラインやテレワークが中心の事業であれば、自然豊かな地方のフレキシブルオフィスを利用することも選択肢の1つになります。

事業の形態や重視するポイントをしっかりと考えた上で、適切な立地にあるフレキシブルオフィスを選ぶことが大切です。

ポイント② 必要な設備が整っているかどうか

基本的な設備は揃っていることの多いフレキシブルオフィスですが、オフィスによって置かれている設備が異なります。新規事業に必要な設備が揃っているかどうかについては、事前にしっかりと確認する必要があります。

また、設備や機材は整っていても、利用するには別途料金を支払う必要のあるフレキシブルオフィスもあります。頻繁に利用する設備や置かれている機材が有料だった場合、予想していた以外にも出費が発生することもあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

ポイント③ 予算内の費用かどうか

フレキシブルオフィスは、立地や設備、レンタルスペースの広さ、サービス内容によって、さまざまな料金プランが準備されています。通常のオフィスと比べると、初期費用が節約できるフレキシブルオフィスですが、その一方で、毎月のレンタル代については、少し高めに設定されていることもあるようです。

オフィス代は、事業の固定費の中でも大きな割合を占める支出項目となるため、予算内の費用に収まっているかを確認することが重要です。

ポイント④ 法人登記可能か

フレキシブルオフィスの住所を法人登記に利用したい場合、法人登記が可能かどうかを事前に確認しておくことが大切です。法人登記が自由にできるオフィスもあれば、別料料金が必要なところや法人登記不可のところもあります。

利用予定のフレキシブルオフィスの利用規程について、調べて確認するといいでしょう。

新型コロナウイルスをきっかけに会社依存の考え方が変わりつつある今日、新規事業の立ち上げに適したフレキシブルオフィスは、大きな注目を集めています。しかし、フレキシブルオフィスの数が増加するにつれ、どのようなオフィスを選べばよいのか、どのように活用すればよいのかでお困りの方もいるでしょう。

従業員の多様な働き方を支援しながら、初期費用を抑えたオフィス運用が叶うフレキシブルオフィス。

WeWork（ウィーワーク）は、フレキシブルオフィスを運営しています。月単位契約可能、1名〜最大数百名まで契約可能、オフィスに必要な機能はオールインクルーシブで最短数日で契約から入居が可能、という新しいオフィスの価値提案を幅広い業界・規模の企業に提供しています。

フレキシブルオフィスをご検討中の方は、是非 WeWork へお問い合わせください！

参考：
https://www.meti.go.jp/meti_lib/report/H28FY/000225.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。