テレワーク時代に強い組織を作る上で欠かせない情報共有とは？

テレワークを自社で導入するにあたっては、業務に関する情報共有を重視しなければなりません。新型コロナウイルスの感染対策として、在宅勤務やフレキシブルオフィスを利用することで、従業員同士の距離が遠くなりました。

従来ではオフィス内で気軽に相談や話せる機会があったものの、テレワークの導入によって、情報共有を行うだけで手間が発生します。とはいえ、それぞれの従業員が独立した環境で業務を進めている中でも、組織としての一体感を維持し、情報共有を徹底する必要があります。

社内で情報共有を行うことが重要である理由として、業務そのものに影響が発生してしまうことが挙げられます。例えば、チームとしてプロジェクトを進めている場合、自分の業務進捗だけでなく、パートナーの業務状況についても把握しなければなりません。上司への報告も継続的に行い、組織全体で可視化することによって、スムーズなやりとりが可能となります。

社内で情報共有を行わないことで、さまざまな弊害の発生が考えられます。まずは、従業員同士によるコミュニケーション機会の減少です。テレワークが導入される以前は、オフィスで顔を合わす頻度も多く、何気ない日常会話や業務に関する悩みを相談できる環境がありました。精神面におけるストレスの発散につながるだけでなく、お互いのビジネスを結びつける機会にもなっていたことから、それができないとなると、アイデアの創出機会が失われてしまいます。

情報共有しないことによる弊害は、人事評価にも及ぶ可能性があります。令和2年5月に総務省が発表した「通信利用動向調査 令和元年調査」によると、社員の評価が難しくなること（6.5%）がテレワークを導入しない理由として挙げられました。オフィスワークでは従業員の様子や業務プロセスを可視化しやすい環境であったものの、テレワーク時代では普段の業務態度を評価しにくく、必然的に成果主義による人事評価が強まる可能性があります。

組織として情報共有ができない場合、原因を探しましょう。そもそも情報共有を行うことの意義や目的を理解していないか、社内で情報の取り扱いに関する明確なルールが整っていないことも考えられます。

また、オフィス環境では情報共有を行っていたものの、テレワーク移行後にツールや人材が不足していることによって、情報共有が疎かになっている可能性も探ってみましょう。

原因① 意義・目的が社内に浸透していない

社内で情報共有ができない原因として、情報共有の意義や目的が社内で浸透していないことが挙げられます。チームとしてではなく、従業員単独での業務が多い職場だと、情報共有への意識が疎かになってしまう可能性があります。

しかし、組織としての業務効率を高めるためには、個人だけが知っていれば問題ない業務であっても、情報共有が大切です。特にテレワークでは、それぞれの従業員がどのような仕事に携わっているのかを知ること、従業員同士で新しいビジネスを創出していくためにも、情報共有の意義や目的を浸透させましょう。

原因② ルールが整備されていない

明確なルールが整備されていないことも、社内で情報共有できない原因であると考えられます。チームとして業務を行う以上、従業員が主体的となって情報共有を行う必要があります。しかし、組織としてのルールが定まっていないことから、情報共有の頻度、手段、どこまでの情報を共有するかの基準などが曖昧になっている可能性があります。

そのため、まずは社内やチーム内における情報共有のルール作りが必要です。従業員同士が同じルールに従うことによって、テレワークの環境でも情報共有を徹底して行えるようになります。

原因③ 環境が整っていない（人材がいない、ツールがない、ツールが合っていない）

最後に、情報共有を行う環境が整っていない点です。テレワーク移行後もオフィスワーク同様に情報共有を行うには、環境作りが必要です。例えば、組織として業務を進めることに意識を向けられる人材の育成であったり、チャットやWeb会議システムといった情報共有に適したツールの準備など、環境を整えることで情報共有しやすい雰囲気を作り出すことができます。

テレワーク移行後も情報共有を徹底して行うには、解決策を講じなければなりません。情報共有を行わないことによる弊害が多く、結果として自社への損害につながる可能性も十分に考えられます。

情報共有できない原因を探り、どのように改善をしていくべきかを組織として検討していみましょう。

解決策① 社内に浸透させる

社内で情報共有を徹底させるには、それぞれの従業員が情報共有に対する重要性を理解しなければなりません。情報共有していないことによる弊害、業務の生産性低下といったマイナス面を意識する必要があります。

普段から情報共有が浸透していない場合、テレワーク移行後も従業員に対して情報共有を徹底させるような環境作りも大切です。ルールとしてマニュアルを作ってみたり、一日の業務終了後に簡単な報告を義務づけたりすることで、徐々に情報共有の意識を高めることができます。

解決策② ツールの導入

次に、ツールを導入することによって、情報共有を行いやすい環境の構築が可能になります。オフィスワークでは、従業員同士や上司と顔を合わせる機会も多かったことから、業務に関する情報共有が容易でした。

しかし、テレワークに移行した後は、オフィスへの出社も限られてしまうため、オンライン上でも相談できるような機会を設ける必要があります。例えば、手軽に情報を送れるチャットツール、オンラインでも顔を合わせられるweb会議システムといったICTツールを導入しましょう。専用ツールを利用することで、テレワークでもオフィス環境同様に情報共有を行えるようになります。

在宅勤務やフレキシブルオフィス勤務といったテレワークが多くの企業で導入されている中で、強い組織を作るためには従業員同士の情報共有が欠かせません。テレワーク移行後に情報共有が疎かになってしまうことで、新しいビジネス創出の機会損失や、業務効率の低下といった弊害が発生する可能性があるためです。

ただし、オフィス環境同様にチーム内への仲間や上司への情報共有を行うには、社内で工夫をしなければなりません。従業員に対して情報共有の重要性を意識させること、チャットツールやWeb会議システムといったICTツールを導入し、コミュニケーション機会を創出することが求められます。

参考：
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/documents/10_01.pdf
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/pdf/HR201900_002.pdf

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