WeWork 内観
2020.12.11

作業効率が向上!社内での情報共有に最適なツール5選

ナレッジ働き方改善イノベーション創出

働き方改革の推進やテレワークの拡大に伴い、業務効率化の必要性が高まっています。そんな業務の効率化を図る方法のひとつに、情報共有があります。具体的には、チャットツールやファイル共有ツールなどを使って、社内の情報共有を活性化させることが施策として有効です。

とはいえ、「情報共有ツールってどれを利用したらいいのか分からない…」という方は多いでしょう。そこで本記事では、社内でのスムーズな情報共有に役立つ、おすすめのツールを5つ紹介します。

 

【この記事は約6分でお読みいただけます】

情報共有とは?

情報共有とは、従業員一人ひとりが持つ情報をチーム内で共有し、業務の効率化や個人のスキルアップに役立てることを意味します。情報共有がうまく行えていない社内では、業務効率が低下してしまうため、常日頃から情報共有を盛んに行うことが欠かせません。

社内における情報共有の重要性

業務の効率化を図り、お互いに信頼できるチームを築くためには、こまめな情報共有が重要です。情報共有がスムーズにできていれば、仕事の抜け漏れや従業員同士の認識の差が出にくくなるため、業務効率が格段に上がります。

また、情報共有を盛んに行うことにより、コミュニケーションが活性化するため、社内の人間関係が良好になるといったメリットも期待できます。

情報共有 イメージ
Freepik

情報共有をスムーズに進めるために必要なツールの活用

社内で情報共有を円滑に進めるためには、どんな施策が必要なのでしょうか? 情報共有をスムーズにするためには、Webツールの活用が重要です。従来では、朝礼や会議を通して情報を社内で共有することもありましたが、テレワークなどの多様な働き方が定着している現代では、インターネット上での情報共有が欠かせません。

ほかの従業員とリアルタイムでメッセージのやり取りができるチャットツールや、ドキュメントの共有・編集が可能なファイル共有ツールといったツールを活用すれば、社内に散乱する情報をツール上で集約、管理することができます。

ツールを選ぶ上でのポイント

ここまでで、社内の情報共有をスムーズに進めるためにはツールの導入が効果的だというお話をしました。では、ツールを選ぶ際に企業が気をつけるべきポイントとは何なのでしょうか。

自社に合った情報共有ツールを選ぶ際のポイントとして、主に以下3つがあげられます。

ポイント① 必要な機能が備わっているか
ポイント② 従業員のITスキルで「使いやすい」と感じるツールか
ポイント③ 月額料金が予算内か

まず、一口に情報共有ツールといっても、ツールごとに備わっている機能は大きく異なります。チャット機能や検索機能など、業務の内容に合わせて優先度の高い機能が多く揃ったツールを選ぶといいでしょう。

また、既に『Microsoft Team』や『Chatwork』などのチャットツールを導入している場合は、連携機能のあるツールを選ぶと使いやすさが一段とアップします。

次に、ほとんどのツールは使い勝手がよく、シンプルに設計されていますが、ツールによっては高度なITスキルを要するものもあります。実際に導入してから、「難しくてうまく活用できない…」といったことにならないように、従業員のITスキルに合わせてツールを選ぶと失敗が少ないでしょう。

情報共有 イメージ
Freepik

おすすめツール5選

続いて、社内での情報共有におすすめのツールを5つ紹介します。「どの情報共有ツールを利用したらいいの?」と疑問に思っている方はぜひ参考にしてください。

① Kibela

『Kibela(キベラ)』は、誰にでも使えるシンプルな使用感が特徴の社内向け情報共有ツールです。従業員のITリテラシーが高くないという企業でも、使いこなすことができるでしょう。

また、Kibelaは、5人までであれば無料で利用することができるため、「初期費用を抑えて情報共有ツールをテスト導入したい」という企業におすすめです。有料プランにアップグレードすることで、ユーザー・グループ数を無制限で利用することができるようになります。

【主な機能】
・記事投稿機能
・テンプレート投稿機能
・ユーザー権限設定
・条件検索機能
・プレゼンテーション機能

【価格】
・コミュニティ:無料(5ユーザーまで)
・スタンダード:550円(月額・1ユーザー)
・エンタープライズ:1,650円(月額・1ユーザー)

② NotePM

『NotePM(ノートPM)』は、「社内版ウィキペディア」という通称で知られているナレッジ共通ツールです。その名前の通り、ウィキペディアのように、欲しい社内情報を手軽にまとめて入手できるのが特徴です。

ナレッジ共有はもちろんのこと、タイムラインやチャット機能も充実しているため、コミュニケーションツールとしても活用することができます。

【主な機能】
・高機能エディタ・テンプレート
・検索機能
・アクセス制限
・タイムライン・コメント機能
・Microsoft Teams、Slack、Chatworkとの連携機能

【価格】
・スターター:1,000円(月額・3ユーザー)
・ベーシック:3,600円(月額・8ユーザー)
・スタンダード:5,700円(月額・15ユーザー)
・プラス:9,500円(月額・25ユーザー)
・プロ:17,500円(月額・50ユーザー)
・プレミアム:30,000円(月額・100ユーザー)
※30日間無料でお試しが可能

③ flouu

『flouu(フロー)』は、社内の情報・文書を集約し、チームの生産性を向上することができるリアルタイム情報共有ツールです。ファイルの共有・検索に優れているため、社内ドキュメントの共有場所としての活用がおすすめです。

他の情報共有ツールにない機能としては、ドキュメントを複数人で同時に開いて、リアルタイムチャットをしながら編集できることがあげられます。会議をしながら、メンバー全員で同じドキュメントを編集することができるため、作業効率を向上することができます。

【主な機能】
・全文検索機能
・ドキュメント同時編集機能
・リアルタイムチャット機能

【価格】
・スタンダード:500円
・エンタープライズ:お問い合わせ(月額・1ユーザー)
※登録から14日間は無料で利用が可能

仕事 イメージ
Freepik

④ Qiita Team

『Qiita Team(キータチーム)』は、シンプルなフィードで情報を共有することで、社内の暗黙知をなくせる情報共有ツールです。その簡単な使い心地から、5,000社以上の導入実績を誇っています。

シンプルさや使いやすさを重視して情報共有ツールを選びたいという企業におすすめです。

【主な機能】
・テキスト投稿
・テンプレート投稿機能(日報、議事録など)
・IPアドレスによるアクセス制限
・Microsoft Teams、Slackとの機能連携

【価格】
・マイクロ:1,520円(月額・3ユーザー)
・スモール:4,900(月額・7ユーザー)
・ミディアム:7,050(月額・10ユーザー)
・ラージ:15,300(月額・17ユーザー)
・エクストラ:720円(月額・1ユーザー)※18人目以降

⑤ Qast

『Qast(キャスト)』は、社内でのナレッジ共有を簡単にする情報共有ツールです。『Yahoo!知恵袋』のような使用感を特徴としており、社内でよくある質問をQ&A形式で集約することができます。

実際に『Qast』は、株式会社NTTドコモや株式会社ココナラなどの大手企業をはじめとする2,000社以上で導入されており、知名度の高い情報共有ツールといえます。

【主な機能】
・匿名で質問
・テンプレート投稿機能
・既読人数確認
・ファイルの文字列検索
・閲覧権限設定
・Slack、Microsoft Teamsとの機能連携

【価格】
・フリー:無料
・スタンダード:600円(月額・1ユーザー)
・エンタープライズ:900円(月額・1ユーザー

まとめ

本記事では、社内での情報共有に最適な5つのツールを紹介しました。一口に情報共有ツールといっても、それぞれ特徴や特化している機能が異なることがお分かりいただけたかと思います。「社内の情報共有を活性化させたい!」という経営者は、自社に合った情報共有ツールを導入して、業務の効率化を目指しましょう。


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参考:
https://kibe.la/
https://notepm.jp/
https://flouu.work/
https://teams.qiita.com/#features
https://qast.jp/

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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