テレワーク導入で生産性が下がった？その原因と生産性を向上するための3つのポイント

2020年初頭に発生した新型コロナウイルスによって、オフィスのような狭い空間での密集が避けられるようになりました。多くの企業では、感染対策を目的として、在宅勤務やフレキシブルオフィスの利用といった、テレワークによる働き方が進められています。

2020年9月に東京都が発表した「テレワーク導入実態調査結果」によると、2019年の調査では25.1%だった導入率が、2020年では57.8%にまで上昇しました。テレワークは、従業員のワークライフバランスの向上につながるほか、企業にとってもオフィスを借りる必要がなくなることから、コロナ禍を迎えた新しい働き方として注目されています。

いつでもどこでも業務を行えるテレワークですが、いくつかの課題もあるのが現状です。2020年6月、日本労働組合総連合会が発表した「テレワークに関する調査2020」の資料によると、「上司・同僚とのコミュニケーション不足」「仕事の進捗管理が難しい」「業務効率の低下」などがデメリットとして挙げられました。

新型コロナウイルスの感染や、従業員のワークライフバランス向上といった課題を解決できるものの、新たな問題点が表面化してしまうことは避けられません。そこで、テレワークを導入する前に、どのようなデメリットが発生する可能性があるか細かく把握しておきましょう。

① コミュニケーション不足

テレワーク導入によって、上司や同僚とのコミュニケーション機会が減少してしまう点が懸念されます。従来のオフィスワークであれば、相談やトラブル対応時も素早くコミュニケーションを取ることができるため、業務をスムーズに進めることが可能でした。しかし、テレワークでは従業員がそれぞれ異なる場所で業務を行うため、相談をするだけでも時間を必要とします。

また、従業員同士による情報共有にも影響を与えます。オフィスワークであれば、ちょっとした雑談の時間を活用し、現在取り組んでいる仕事の情報交換や、ビジネスアイデアの創出機会がありました。テレワーク導入に伴う従業員のコミュニケーションの減少は、企業全体の生産性低下につながりかねません。

② 仕事の進捗状況を把握できない

テレワーク導入の懸念として、業務の進捗状況を把握できない点も挙げられます。オフィスワークでは、同じ部門のメンバーが近くに座っていることから、チームとして行っている業務に関して、お互いの進捗状況の確認を行いやすいのがメリットです。

しかし、テレワーク移行後の業務では、同僚や部下が取り組んでいる仕事が可視化されにくく、結果として生産性の低下につながる可能性があります。

また、従業員と対面する機会が減少することで、従来のオフィスワークでは当たり前だった「報・連・相」が行えない場面にも注意しなければなりません。遠隔で仕事を行う際も、定期的に従業員とコンタクトを取ったり、業務状況を報告したりするといった対策を講じる必要があります。

③ 労働環境の把握が難しい

オフィスワークと異なり、従業員の様子を直接見ることができないのが難点です。上司の目が届かなくなることで、勤務時間が守られなくなってしまうことや、業務に対して手を抜く従業員が出ることで、生産性の低下につながる原因となる可能性があります。

また、仕事とプライベートを切り離しにくく、長時間労働を招いてしまうのもテレワークのデメリットです。従業員のサボりだけでなく、労働時間の管理やワークライフバランスにも注意しなければなりません。

リモートワーク特有の働き方でも、オフィスワーク同様に生産性を向上させるためには、企業全体としてさまざまな方法を取り入れる必要があります。特に、コミュニケーション機会を創出することは、離れた場所でもチームワークを維持するために欠かせません。

さらに、テレワークに適した勤怠管理システム・人事評価の採用、専用ツールの導入も検討する必要があります。テレワークが抱える課題に対して、どのようなアプローチを取るべきかを事前にチェックしましょう。

① 適度なコミュニケーション機会を作る

テレワークを導入する際には、適度なコミュニケーション機会を設けるようにしましょう。テレワークへの移行によって、従業員同士や上司との会話が減り、業務内容の報告やビジネス情報の共有が難しくなってしまうのが、生産性低下の原因です。

2020年9月にアドビ株式会社が発表した「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査」によると、コミュニケーションが取りにくくなったと感じた割合が50%を超えています。チャットツールやWeb会議ツールなどを活用し、テレワークでも従業員同士が気軽に情報交換できるような機会を作ることが大切です。

② 適切な勤怠管理と評価制度

生産性を向上させるために、テレワークに適した勤怠管理と人事評価を取り入れましょう。勤務態度が可視化されないテレワークは、自己管理がうまくできない従業員や、評価制度に不満を感じる従業員が出てしまう恐れがあります。

従業員の行動や満足度を維持するには、企業全体での工夫が必要です。従業員の様子をチェックできない状況でも、業務内容の報告を義務化したり、人事評価を細分化したりすることで、生産性の向上につなげられます。

③ ツールの導入

テレワーク環境での生産性向上には、ツールの導入が欠かせません。従来のオフィスワークでは、同僚や上司がすぐ近くにいたことから、いつでもコミュニケーションを取ることが可能でした。テレワークに移行する場合は、離れた場所でも素早く連絡を取れるようなツールを用意しましょう。

例えばチャットツールは、メールよりも簡単にやりとりを行えます。会議資料や報告といった文書ファイルの転送にも対応しているため、業務効率の向上に最適です。さらに、Web会議ツールを導入することによって、オフィス環境同様に対面での話し合いを実現することができます。

テレワーク導入に伴う生産性の低下に対し、まずは原因を探り、解決に向けて工夫を行う必要があります。特に、本記事で取り上げた「コミュニケーション機会の損失」「業務進捗の管理」「従業員の勤怠」は、企業全体への悪影響となることから、早急に対応しなければなりません。

また、原因解決に際し、現場で働く従業員の意見をしっかりと取り入れることも大切です。テレワーク環境でも個々のパフォーマンスを最大限に発揮できるように、社内ルールにも柔軟性を持たせ、業務全体の生産性向上を目指しましょう。

テレワークの増加に伴い、従来のオフィスや在宅勤務に加えて、フレキシブルオフィスなどを活用したオフィス運用が注目を集めています。オフィスでも自宅でもない、第3の場所を構えることで、従業員それぞれがより生産性の高い働き方を実現することができます。

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* 2020年12月時点

参考：
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/documents/10_01.pdf
https://www.jtuc-rengo.or.jp/info/chousa/data/20200630.pdf?32
https://blogs.adobe.com/japan/dx-global_survey_on_productivity_under_covid19/

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。