オフィスの無駄を削減したい！デッドスペースを有効活用する方法とは

デッド（dead）スペースとは、オフィスの中で機能していない、もしくは無駄なスペースのことを指します。例えば、従業員の机で囲まれてできた何もない空間や、誰も利用しない書類で山積みになった整理棚、配線のために通行禁止になっているスペースなどです。

コロナ禍において、オフィスで安心・安全に配慮して働くには、従業員同士が一定の間隔を空けて働くことが重要です。

しかし、オフィスの広さを広げるにはお金がかかります。また、テレワークの普及により、オフィスワークの人数が減りつつある今日、オフィスの縮小が積極的に議論されており、ソーシャルディスタンスを保つためのオフィス拡大は最善の方法ではありません。

しかし、デッドスペースをなくすことで、オフィスに新しいスペースを作り出し、各従業員の快適な作業空間を作り出すことは可能です。また、新しくできたスペースを、働き方の多様化に対応させたエリアとして利用することもできます。

デッドスペースの整理や活用は、大きなお金をかけることなく実施できるため、オフィスの整理をしたいと考える企業に、まずは取り組んでもらいたいポイントです。

オフィスにデッドスペースが発生する理由について、いくつか例を紹介します。

例えば、長年勤務している従業員が私物を持ち込み、あるエリアにそれらの物品を保管するようになると、そこは何も置けないデッドスペースになります。ベテラン従業員の私物がデッドスペースを作っているのは皆が分かっているけれども、誰も何もいえないというのはよくある話です。

また、従業員が順調に増え続け、ほかの従業員と同様のデスクを購入したところ、オフィスの形状に合わず、デスクとデスクの間に空間ができてしまうこともあります。従業員には同様のデスクを準備するべき、という日本企業古来の考え方も大きく関わっています。

そして、企業でイベントや親睦会が行われ、利用した道具をオフィスの隅に保管したが、再度使う可能性があるため捨てられないということもよくあります。

このように、デッドスペースはさまざまな理由で発生します。企業側が配慮していたとしても、時間が経つにつれ、また規模が拡大するにつれ、どうしても発生してしまうのがデッドスペースです。そのため、デッドスペースをできる限りつくらない工夫をするとともに、定期的な見直しが必要です。

デッドスペースは、時間の経過とともに増えがちです。そのため、定期的な見直しを行うとともに、オフィスレイアウトに関する最新の知見を取り入れ、有効活用することをおすすめします。ここでは、デッドスペースを有効活用するおすすめの方法について紹介します。

① フリーアドレス化

テレワークが増えるにつれて注目を集めているのが、オフィスのフリーアドレス化です。フリーアドレスとは、個々の従業員が決まったデスクを持たず、空いているデスクを自由に利用できる仕組みです。

日本のオフィスでは、個々の従業員が利用できるスペースが諸外国と比べ狭く、快適に利用することができません。しかし、フリーアドレスを用いることで、出社しない従業員の分のデスクを減らすことができ、オフィスを広々と活用することができます。

また、デスクが減れば、それだけオフィスの構成物が減ることになるため、デッドスペースができにくくなります。

オフィスワークがメインとなる日本従来の働き方では、自分の思い通りにカスタマイズできる固定席が人気でしたが、テレワークの普及によってオフィスでの勤務日が少なくなったことで、フリーアドレスに注目が集まるようになりました。

昨今では、データをクラウド上に置いておけるようになったことに加え、パソコンの性能向上により、多くの従業員が1つのパソコンを共有で利用しても問題ありません。

将来的には、オフィスで働く従業員の数は減少し、オフィスは単純作業の場ではなく、皆で話題を共有したり、新たな価値を創造したりするコミュニケーションの場になっていくと考えられています。そのため、フリーアドレスによってデスクの数を減らし、その分をコミュニケーションスペースにするのも1つの案です。

オフィスのフリーアドレス化について、詳しくは以下の記事もご一読ください。

【記事】「オフィスのフリーアドレス化とは？注目される背景やメリットなどを解説」

② オフィスレイアウトの見直し

基本的なことですが、オフィスレイアウトの見直しを行うことも重要です。デスクの形状や大きさを加味した上で配置案を考え、より機能的になるように、かつデッドスペースがなくなるようにしてください。

特に従業員のデスクは、オフィスの中でも大きなエリアを占める場所です。また、コロナ禍であれば、適切な間隔を空ける必要があります。

また、プリンターやシュレッダーなど、従業員が頻繁に利用する機器に関しては、アクセスのよい箇所に配置することも重要です。

しかし、オフィスを機能的に活用するためには、事前にレイアウト案を作っておく必要があります。管理職と従業員とでしっかりと話し合いを重ね、皆が納得し、気持ちよく利用できるレイアウト案を考え、実行してください。

③ 収納・文書管理の方法の見直し

オフィスでは、荷物の収納や過去の書類の保管場所が大きくなりがちです。これらのスペースを整理することで、新たなスペースを生み出すことができます。

まず、収納物をすべて取り出し、必要なものと必要ないもの、分からないものに分けてください。必要ないものは廃棄し、必要なものは分かりやすく整理してください。しかし、問題は大量に出てくる「分からないもの」です。

分からないものを再度保管してしまうと、収納物の整理が進みません。そのため、分からないものはダンボールに保管し、もし1年経っても利用されなかった場合は、思い切って廃棄するなど、対策を取りましょう。

書類に関しては、スキャナーなどで取り込み、電子データとして保管する方法がおすすめです。最近では、多くの書類を短時間でスキャニングできる機器も発売されています。また、整理して保管することで、通常の書類よりも探し出すのが簡単になるという利点もあります。

また、書類の量を減らすには、ペーパーレス化を進めることも重要です。ミーティングで利用する紙資料を事前にスキャンし、メールに添付して共有したり、共有フォルダに保管したりすることで、紙の印刷量自体を減らすことができます。

このように、文書の管理方法や収納方法を変えることで、デッドスペース化していたエリアを整理し、有効活用することができます。

しかし、企業によっては、書類で保管しなければならない場合もあると思います。企業の特徴や戦略と組み合わせながら実施するようにしてください。

ペーパーレス化について、詳しくは以下の記事もご一読ください。

【記事】「ペーパーレス化、そのメリットと必要なツールとは？」

本記事では、オフィスの無駄を削減するための方法として、デッドスペースを有効活用する方法について紹介しました。デッドスペースの有効活用は、今後オフィスを効果的に活用するために非常に重要です。

デッドスペースを有効活用することで、オフィスをより快適な空間にしていきましょう。

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