WeWork 内観
2020.12.25

業務効率化を進めるには?アイデア10選に事例を交えてポイントを解説

ナレッジ働き方改善

業務効率化は、多くの企業で抱えている課題です。しかし、会社全体として業務効率化を進める中で、具体的にどのような施策を行うべきか、実践してもなかなか効果が出ずに悩まれている企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務効率化に適したアイデア10選に、企業の事例も交えて紹介します。業務効率化に成功するためのポイントを参考にしてみましょう。

 

【この記事は約6分でお読みいただけます】

業務効率化の重要性

業務の効率化が重要とされているのは、多くのメリットを享受できるためです。例えば、これまで複雑であった業務プロセスを見直すことで、従業員一人ひとりの負担軽減や残業時間の減少につながり、結果的にワークライフバランスの向上を達成できます。

また、企業にとっても、売上に関わるコアな仕事に従業員を充てられるほか、人件費の経費カットなども可能です。業務効率化は、業務に関連する無駄を省くことで、従業員・企業双方にとって有益となる施策です。

業務効率化のポイント

業務効率化を成功させるために、あらかじめポイントを押さえておきましょう。特に意味もなく業務の効率化を行っても、結果が出にくいだけでなく、従業員に対して「やらされている感」を与えてしまう可能性があります。また、達成状況を可視化することで、業務の効率化を目指すモチベーション向上にもつなげられます。

業務効率 イメージ
Freepik

業務効率のアイデア10選

従業員や企業全体として業務効率化を図るためには、さまざまなアイデアを取り入れることが求められます。例えば、マンパワーによる省力化を行うツール、アウトソーシングの導入、さらには人材配置も大切です。具体的にどのようなアイデアが業務効率化に適しているかを参考にし、ビジネスを優位に進められるように自社で活用しましょう。

アイデア① ツールの導入

ツールの導入は、業務効率化の有効的な手段です。例えば、在宅勤務やフレキシブルオフィスを利用したテレワークが進んでいる中で、オフィス環境同様に進捗状況の報告を行うには、チャットツールが必要です。また、複数人で会議を行う際に、Web会議システムを用意することで、従業員同士が同じ場所にいなくても、円滑なコミュニケーションを行えます。

GMOインターネット株式会社は、新型コロナウイルスの感染対策として、いち早くテレワークを導入した企業です。在宅勤務が続く中でも従業員同士が連絡できるツールとして、チャットツールを導入しました。業務ごとに従業員をグループ化したり、行うべき業務をタスク化したりすることで、オフィス環境と変わらずに生産性を維持できています。

アイデア② アウトソーシングの活用

2つ目の事例は、アウトソーシングの活用です。アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部に委託することで、従業員の業務負担を軽減することや、人件費の経費カットを目的として活用されています。

株式会社NTTデータ経営研究所では、高度なスキルを必要とする業務に対してアウトソーシングを行っています。自社が専門としていない業務に関して外部発注を行い、従業員の時間的な節約、人件費の経費カットに成功しました。アウトソーシングは、高いスキルを有する人材を雇用する必要がないほか、ワーカーにとってもスキルを活かせる機会であり、双方にとってメリットがあります。

アイデア③ 優先順位を明確にする

業務を行う際には、優先順位を明確にするようにしましょう。多くの業務を抱えている中で、業務効率を向上させるためには、やるべき仕事に対して優先度をつけることがポイントです。「業務の納期」や「業務にかかる負担の度合い」といった要素を踏まえて、どの仕事から手をつけるか考えましょう。

アイデア④ 業務マニュアルを作成する

業務効率化を図るためには、業務マニュアルの作成もポイントです。業務マニュアルを作成することで、新卒・中途の新人従業員を招き入れる際に、業務を理解するまでのプロセスを簡略できます。また、複雑な業務に関しても、誰もが同じ結果を生み出せることから、バランスの均一化が可能です。

業務マニュアルを作成する際には、読み手側を意識することが大切です。自分目線でのマニュアルを作成しても、別の従業員にとって理解できないことも少なくありません。そこで、マニュアル内に、スクリーンショットや矢印、図、表などを積極的に挿入し、初めて担当する従業員でも業務を行えるように準備をしましょう。

アイデア⑤ 従業員の能力を活かせる人材配置

業務効率化のポイントとして、従業員の能力を活かせるような人材配置も大切です。人それぞれが持っている能力や性格は異なり、業務に関しても得意不得意があります。例えば、人と話すことが苦手な従業員を営業部門に配置することは、従業員の価値を無駄にしてしまうだけでなく、企業にとっても損失です。一人ひとりのスキルや能力を存分に活かせるような、適切な人材配置を行いましょう。

人材配置 イメージ
Freepik

アイデア⑥ 働き方の多様化

社会的な変化に合わせて働き方を多様化することは、業務効率化を成功するための重要なポイントです。2020年初頭から世界中で蔓延している新型コロナウイルスの感染対策として、多くの企業でテレワークが導入されました。また、仕事と休暇を同時に行えるワーケーションという働き方も話題となり、最近では大手企業も積極的に取り組んでいます。

日本航空株式会社では、多様な働き方を認めている企業の一つです。2016年から本格的にテレワークをスタートし、2018年度には年間約12,000人の従業員が利用しました。また、休暇中に業務を行うワーケーションも導入しており、休暇制度の多様化が進んでいます。

アイデア⑦ クラウドサービスの活用

業務効率化を成功するには、クラウドサービスを活用しましょう。クラウドサービスとは、会社として持っているデータをインターネット上に保存できるシステムです。これまで社内資料を確認したい場合、会社の棚から探さなければならず、営業が外出先から閲覧できないことや、テレワーク導入の障壁となっていました。

クラウドサービスを活用することで、会社にいなくても資料を閲覧できるようになるため、大幅な業務効率改善につなげられます。

アイデア⑧ 業務の自動化

業務効率化を図る場合、できるだけマンパワーを削減し、業務の自動化を行いましょう。例えば、営業部門でマーケティングオートメーションを導入することで、大幅な業務改善を期待できます。自動化ツールの導入によって、顧客の関心度に合わせて自動でメールを送れるようになるほか、データベースを構築し、会社全体での情報共有を行えます。

また、AIボットの導入も業務効率化に最適です。顧客からの問い合わせをパターン化し、それぞれの質問に対して適切な回答を送ることが可能です。人材不足が課題となる現代において、業務の自動化は必須ともいえます。

住友林業レジデンシャル株式会社では、顧客の管理方法を自動化することで、業務効率の改善を図りました。さらなる顧客の獲得を目指す中で、見込み顧客への見直しを進め、営業現場での負担軽減を図るために自動化ツールを導入しています。結果として、膨大な量の見込み案件を可視化し、それぞれの顧客に対する適切なアプローチを行えるようになりました。

アイデア⑨ 会議の縮小化

これまでの会議のやり方も見直しましょう。一日の労働時間が決まっている中で、会議の時間を長く取ってしまうことは、従業員の時間を奪うほか、生産性に悪影響を及ぼしかねません。会議を行う際には、「議題を決めておく」「簡潔に意見交換を行う」「会議資料を事前に読み込む」「会議の時間幅を設定する」といったことに注意しておくだけでも、効率化につなげられます。

アイデア⑩ 社内のコミュニケーションを活性化させる

最後に、社内におけるコミュニケーションを活性化することも、業務効率化にとって重要なアイデアです。従業員同士のコミュニケーションが活発になることで、お互いの業務について相談を行えるほか、新しいビジネスを生み出せる可能性があります。

また、上司とのコミュニケーションを日常的に行うことによって、トラブルが発生した際に相談しやすく、時間的無駄を省けることやリスク回避も可能です。

業務効率 イメージ
Freepik

まとめ

業務効率化を行う際には、従業員だけでなく、企業全体として重要性を意識しながら取り組みましょう。また、さまざまなアイデアや事例がある中で、どのように自社で活用していくかが、成功するための重要なポイントです。

特に、新型コロナウイルスの感染対策として、従業員同士の接触を避けるためにも、「業務の自動化」「ツールの導入」「コミュニケーションの維持」を重視しながら、業務効率化を進めることが大切です。


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参考:
https://go.chatwork.com/ja/case/gmo.html
https://crowdworks.jp/times/interview/4987
https://www.jal.com/ja/sustainability/human/work_style/
https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/case/sumirin.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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