WeWork 内観
2020.12.25

電子契約・電子署名とは?メリット・デメリットも交えて徹底解説!

ナレッジ働き方改善

テレワークが一般的となりつつあるビジネスシーンにおいて、「電子契約」が注目されています。ペーパーレスでの契約に代わるものの、具体的にどのような契約方式であるか分からない方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、電子契約の概要から、メリットとデメリットまでをご紹介します。これから電子契約の導入を検討している企業の担当者の方は、参考にしてみてください。

 

【この記事は約6分でお読みいただけます】

テレワークの昨今

2020年初頭から世界的に蔓延した新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークを導入する企業が増加しました。内閣府が2020年6月に発行した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」の調査によると、テレワークを経験したことがある割合は全体の34%にも上っています。

テレワークは、企業にとってはオフィス賃料の削減、従業員にとってはライフワークバランスの向上につながる新しい働き方です。

テレワークにおけるペーパーレス化の重要性

テレワークが進んでいる中で、業務におけるペーパーレス化の重要性が高まっています。オフィスへの出社頻度が減少し、書類の閲覧が難しくなったことや、見積書・契約書への署名ができないといった課題を抱えている企業も少なくありません。

テレワークでもオフィス同様の業務環境を実現するために、電子契約を含め、早急なペーパーレス化が求められています。

ペーパーレス化について、詳しくは以下の記事もご一読ください。

【記事】「ペーパーレス化、そのメリットと必要なツールとは?」

ビジネス イメージ
Freepik

そもそも「電子契約」とは?

電子契約とは、電子ファイルを用いてデバイス上で契約書に署名を行い、顧客や相手企業と契約を締結することです。これまで、紙媒体を用いて契約を行うのが一般的でしたが、代わりにPDFを用いて電子署名とタイムスタンプを捺印することで、従来の書面と同様の効果を持ちます。

電子契約が進んでいる背景には、国全体で取り組んでいることが理由として挙げられます。電子署名法や電子帳簿保存法といった法律の制定に加え、クラウドサービスの発達が進んでおり、以前と比較して電子契約を行いやすい環境が整備されました。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会が2019年に発行した「JIPDEC IT-Report 2019 Spring」によると、2017年の電子契約の導入率(取引先との電子契約利用)は18.4%であったものの、2019年には22.0%と徐々に増加しています。新型コロナウイルスの感染防止対策としてテレワークが進んでいる中で、電子契約の導入は欠かせません。

電子契約導入のメリット

電子契約を導入することによって、さまざまなメリットを享受できます。例えば、これまで契約書の作成に必要としていた紙を使用する必要がなく、全体的な経費削減が可能です。また、業務効率の向上だけでなく、セキュリティの強化を進めるきっかけにもなります。
 

メリット① 経費や保管スペースの削減につながる

 
電子契約導入のメリットは、自社での経費削減につながる点です。紙媒体の契約書は、紙はもちろんのこと、ボールペン、ハンコ、コピー機の電気代といった費用が発生します。また、契約書類は相手企業への送付だけでなく、自社でコピーとして管理をしておかなければなりません。膨大な量の契約書を発行することで、保存スペースの確保も考慮しておく必要があります。

一方で、電子契約の発行は、タブレットやパソコン上で一貫して行えます。そもそもの契約書のフォーム作成から、署名、相手企業への送付、自社での管理が可能であることから、無駄な出費を抑えられるのがメリットです。さらに、クラウドサービスを活用することで、物理的な保存スペースの用意が不要となり、オフィス環境の改善にもつながります。
 

メリット② 業務効率を向上させられる

 
電子契約導入によって、業務効率の向上にも役立ちます。紙媒体による契約書では、書類をプリントアウトし、上司に署名をもらい、再度PDF化をして取引先に送付する必要がありました。また、場合によっては、契約書を紙媒体のまま送付を行うために、郵便局やポストまで持っていかなければならず、業務が一時的に止まってしまいます。

電子契約は、取引先までの一連の業務をパソコンで行えます。上司の署名をもらう際にもプリントアウトする必要がなく、電子ファイルのままでの署名が可能です。電子書籍の送付もメールにデータを添付するだけで済み、業務全体にかかる時間を短縮できます。
 

メリット③ 紛失リスク軽減やセキュリティを強化できる

 
3つ目のメリットは、リスクの軽減や、自社セキュリティの強化を行える点です。紙媒体の欠点として、書類自体の紛失や、必要なときに探す手間がかかってしまうことが挙げられます。

電子契約では、パソコンやクラウドサービス上に書類を保管しておけることから、いつでも素早く取り出せるのがメリットです。ペーパーレスで扱えるため、紛失のリスクも軽減できます。さらに、会社の関係者のみしかアクセスできないように設定することで、第三者による持ち出しを防ぎ、自社セキュリティの強化も可能です。

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電子契約導入の注意点

電子契約の導入は、多くのメリットがあるものの、気をつけるべき注意点もあります依然として、紙媒体での締結が義務化されている契約もあり、すべての契約をペーパーレスで行えるというわけではありません。また、電子契約導入に伴い、自社社員への説明や教育、さらには取引先への対応も考慮する必要があります。
 

注意点① 書面での締結が義務となっている契約もある

 
「秘密保持契約」「人材雇用」「売買契約」など、幅広いビジネスシーンでペーパーレスによる電子契約が進んでいるものの、依然として書面での締結が義務化されている契約類型が存在します。例えば、「定期借地契約」「定期建物賃貸借契約」といった不動産に関わる契約に関しては、電子契約が認められておらず、書面での締結を行わなければなりません。電子契約を導入する際には、どこまでの契約がペーパーレスで認められているかをチェックする必要があります。
 

注意点② 自社従業員への説明や教育が必要

 
従来の紙媒体による契約方法から電子契約に切り替える際には、自社従業員への説明や教育を行う必要があります。これまでの書面契約から、電子契約に慣れるまでの時間がかかるほか、全社員のパソコンに専用ソフトウェアをインストールする手間を考慮しなければなりません。特に、電子デバイスの操作に自信がない従業員への教育も必須で、移行期間を用意しておくことも大切です。
 

注意点③ 取引先と相談を行う必要がある

 
電子契約を導入する際には、取引先ごとに対応方法を相談する必要があります。電子契約が全国的に注目されているものの、導入していない企業の方が多く存在します。そのため、取引先企業が電子契約書を受けつけていない点や、ハンコ以外の署名を契約書類として認めていない点に注意しなければなりません。
 

注意点④ サイバー攻撃によるリスク

 
電子契約は、発行から送付、保管まで一貫してパソコンやインターネット上で行えますが、サイバー攻撃によるリスクを考慮しなければなりません。サイバー攻撃に伴い、ソフトウェアやクラウドサービスが一時的に利用停止になるほか、最悪の場合、データが漏洩してしまう危険性があります。サイバー攻撃から重要なデータを守るためにも、評価の高い業者を選ぶことや、お金をかけて自社のセキュリティシステムを用意しましょう。

電子契約 イメージ
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まとめ

電子契約は、従来の紙媒体と比較し、業務効率の向上や、経費削減といった幅広いメリットを享受できます。また、ペーパーレスによるオフィスの縮小化にもつながり、テレワークの時代を迎えた現代に適した方法です。

しかし、紙での契約書が義務化されている契約類型が存在することや、電子契約に伴い取引先との協調も大切です。電子契約導入の際には、あらゆるシーンを想定し、メリットを最大限に活かせるように進めましょう。


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参考:
https://www5.cao.go.jp/keizai2/manzoku/pdf/shiryo2.pdf
https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005083

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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