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2020.05.29

オフィスの縮小、見直しにおいて考えたい5つの項目

ナレッジオフィス分散働き方改善オフィス運用コスト削減

昨今の社会情勢の影響により、固定費の削減や新しい働き方への対応として、多くの企業で「オフィスの見直し」がなされています。特に、コストの削減を見込み、オフィスの縮小、解約を検討している企業は、非常に多いのではないでしょうか? しかし、早計なオフィスの縮小、解約は、実はかえって将来的な費用の無駄やリスクを伴います。

では、オフィスを見直すのにあたって、どのようなことを検討すべきなのでしょうか? 今回は、オフィスを見直す上で、必ず考えておくべき5つのポイントをお届けします。

今、急速に広がるオフィスの縮小、解約

昨今の社会情勢の影響により、経済の先行きが非常に不透明な状況になり、固定費の削減が多くの企業にとって喫緊の課題となっています。同時に、従業員の働き方は大きく変わり、原則オフィス出勤であった企業も、その多くがリモートワークを取り入れています。そうした中で、まず手をつけられるのが、多くの企業で大きな固定費を占め、働き方と密接に関わるオフィスの見直しかもしれません。

実際、オフィスのミカタが実施した、以下リサーチによると、約29%の企業が既にオフィスの見直しをしており、約32%の企業がこれからオフィスの見直しを検討をしています。

また、既存オフィスの最も大きな課題として、約44%の企業が「柔軟な働き方にあっていない」、約26%の企業が「不要なスペースが発生している」と答えています。

まさに、昨今の社会情勢において、新しい働き方が急速に浸透し、それに合わせたオフィスの見直しがなされている、と言えるのではないでしょうか。

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<オフィスのミカタ調べ(2020年5月実施)> (n=128)
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<オフィスのミカタ調べ(2020年5月実施)> (n=128)

「オフィスの見直し」に、思わぬリスクあり

しかし、早計な「オフィスの見直し」は、かえって将来的な費用の無駄やリスクがあります。
例えば、どのようなケースが考えられるでしょうか? 以下に、想定できるケースを2つご紹介します。

 

数十年間安定したビジネスを続ける、IT系中小企業A社。

 

昨今の社会情勢の影響で、業界の先行きが不透明な中、コスト削減の必要性に迫られていた。そこで、実際にリモートワークで稼働率の低くなったオフィスに目をつけた。短期間ではあったが、多くの従業員にとってリモートワークが機能していたので、思い切ってリモートワークの積極的な推奨を実施した。それに伴い、オフィスもそのほとんどを解約し、コストの削減に成功した。

しかし、実際にリモートワークを行ってみると、特に、高いセキュリティレベルが求められるエンジニアの部署の従業員から、「やはりセキュリティの観点から家では仕事ができない、結果部署全員が出勤している」「オフィスが狭く、快適に仕事ができない」「他部署がほとんどリモートワークで、コミュニケーションが取れない」という声があがってきた。「かつては強かった企業文化も感じられなくなった」という声も出てきた。

しばらくすると、該当するグループの従業員を中心に、満足度の低下が目に見えるようになり、離職率も向上するようになってしまった。

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Freepik

 

新規事業を創出し続ける、急成長スタートアップB社。

 

B社では、一部の従業員を中心にリモートワークが浸透していた。企業の成長に合わせて、都心のビルに大きなオフィスを構えたが、リモートワークがさらに進み、無駄なスペースが散見されるようになった。「これからの成長フェーズにおいては、コストの最適化も重要だ」と考えた経営層は、一気にオフィススペースを削減した。

その矢先、次にローンチを控えた新事業において、カスタマーサクセスチーム等を数十名含め、発足することに。職種の特性上、本社での勤務が必要であったため、すぐにオフィススペースが足りなくなった。仕方なく、近くの雑居ビルにスペースを借りたが、内装工事等、多額の初期費用がかかることとなった。2拠点間での社内コミュニケーションもやや難しくなり、社員のモチベーションも下がっているようだった。

これらの「オフィス見直し」想定ケースで共通する問題とは何でしょうか? それは、「現状把握と中長期的なビジョンの不足」です。ではいったい、賢くオフィスを見直すためにどのようなことを考えれば良いのでしょうか?

オフィスの縮小、見直しにおいて必ず考えたい5つのこと

これから具体的に、オフィスの縮小や解約をする前に考えておきたい、5つのポイントを挙げます。将来的な無駄やリスクを最小限にするため、またオフィスの見直しを成功させ、さらなる事業の発展を実現するため、是非ご参考ください。

ポイント① 現在の働き方を把握する

まず、重要なのは、現状把握です。特に、オフィスと密接に関係する働き方についての現状を知ることが重要です。企業のサイズにもよりますが、職種、部署、ポジションごとにヒアリングやアンケートを実施することが望ましいでしょう。以下で、働き方についてどのような要素を把握すべきか、その一例を挙げてみます。

・現在、どの程度通常出勤しているか?
・どの程度リモートワークを取り入れているか?
・リモートワークをいつ(曜日、時間帯)実施しているか?
・リモートワークでは実現できない業務はどのようなものがあるか?
・リモートワークで感じる課題にどのようなものがあるか?

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Freepik

ポイント② 従業員の意思を聞く

次に、従業員がこれからどのような働き方をしたいか?働き方をすることを考えているか?を知ることも合わせて重要です。
同じ業務を実施する従業員が2人いたとしても、そのパーソナルな背景、例えば家族構成、子供の有無、居住エリア、家での仕事環境、仕事への価値観によって、どの程度リモートワークをしたいかは大きく変わってきます。
例えば、職場から離れたエリアに住む従業員にとってはリモートワークをさらに取り入れることによって生産性を上げるかもしれません。
また、プライベートと仕事をできるだけ明確に分けたい人にとっては、通常勤務の方が、依然としてパフォーマンスを維持できる可能性もあります。

 

ポイント③ 生産性についての評価をする

①、②で、現状の働き方、今後の働き方についての希望を把握できたとして、そのまま実行することがゴールではありません。実際、働き方を変え、オフィスを変えたことによる効果を測ることができなければ、その改善もあり得ません。
まず、オフィスや働き方を変える施策を実行する前に、従業員のパフォーマンスについての現状把握もしておくべきです。様々は測定の方法が考えられますが、最も簡単な方法として、従業員にそのままヒアリングすることも選択肢としてありえます。
仕事に対するモチベーション、ミッションへの共感、経営戦略への理解、チームワーク、そして仕事の生産性、等を匿名でアンケートをとってみましょう。常に現状を把握しながら、従業員が抱える問題点を発見し、改善を繰り返していきましょう。

 

ポイント④ 将来の事業計画、採用計画を把握する

忘れてはいけないのが、今後の採用計画です。特に、今まさに成長しているスタートアップにとっては、この点が重要になります。先述のB社のケースにもあったように、採用計画に合わせたオフィスのプランニングが非常に重要になります。これから1年、3年、5年以内に、どのような採用計画を描いているか、そしてその大元となるどのような事業計画を持っているかを把握することは特に重要です。とりわけ、多くの人数が必要となる新規事業展開等の可能性がある場合は、オフィスのプランニングは慎重に実施しましょう。

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Freepik

ポイント⑤ 他にベストなプランがないか検討する

最後に、オフィスを見直す際、まず既存オフィスの縮小や解約を考えられることが多いかもしれませんが、それ以外の最適な選択肢がないかも併せて検討しましょう。
特に、リモートワークの全面的な取り入れ等、柔軟な働き方を取り入れる場合、オフィスを一極集中させる「集約型オフィス」が、最適な形ではないかもしれません。近年、働き方が多様化したことにより、フレキシブルオフィスを活用し、サテライトオフィスを複数拠点設置するというオフィスの在り方も増えています。
オフィスを見直す際、特に働き方も併せて見直している場合は、コワーキングスペース等のフレキシブルオフィスの活用も、一つの選択肢に入れておくことをおすすめします。具体的に、どう検討すべきかについては、「新時代のオフィス運営、重要なのは『オフィス分散』」をご参考ください。

最後に

いかがでしたでしょうか?「オフィスの見直し」、特にオフィスの縮小や解約には、スピードが求められることも多いかとは思いますが、現状把握と中長期的な視点なしでは、最適解は見つけられません。

是非、本記事で挙げたポイントをご参考いただき、賢い「オフィスの見直し」を実現ください。

尚、「オフィスの見直し」において、フレキシブルオフィスをご検討の際は、WeWork (ウィーワーク) が実施する「オフィス分散・コスト最適化シミュレーションWeb面談」をご活用ください。WeWork は、1ヶ月単位、1名から最大数百名までのご契約が可能なため、スタートアップから大企業まであらゆるニーズにお応えします。是非、ご検討ください。



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