テレワーク導入前に知っておきたい！雇用契約書や労働条件通知書とは？

雇用契約書とは、雇用主である企業と雇用される従業員の間で結ぶ契約のことです。内容としては、従業員が企業に対して労働を提供すると同時に、労働の対価として雇用主から賃金を受け取ることを約束します。また、雇用契約書を用いて契約する際には、双方同意の証明として雇用主と従業員の署名を行います。

雇用契約書の発行は、法的には義務付けられていません。とはいえ、契約後のトラブルを回避するために、雇用主と従業員の間で、雇用条件や労働条件を盛り込んだ雇用契約書を結ぶことが一般的とされています。

労働条件通知書は、雇用契約書とは違い、労働基準法で書面での交付が義務付けられています。口頭での約束や電子媒体による労働条件通知は原則として認められておらず、正社員だけでなくアルバイトやパートといった非正規雇用者に対しても書面での交付が必須です。

労働条件通知書は「雇用主と従業員の契約期間」「従業員への支払う賃金や計算方法」「安全衛生に関する項目」「休職に関する項目」など、記載しなければならない事項があります。厚生労働省のテレワークの労務管理に関するQ&Aによると、新たに企業で在宅勤務を導入する際には、テレワークによる労働条件を明記し、雇用主と従業員との間で合意が必要とされています。

＜2019年に法改正実施＞

労働条件通知書は2019年の労働基準法改正により、労働条件の交付内容に変更点があります。2019年までは原則として、書面での交付か義務付けられていましたが、法改正によって「労働者が希望する場合」には、ファクシミリや電子メールといった書面以外での交付も可能となりました。ただし、書面以外の交付の際にも、労働条件通知書の必須項目を記載しなければならない点に注意しましょう。

企業で新たにテレワークを導入する際には、労働条件通知書の記載内容を一部変更する必要があります。従来のオフィス環境と、在宅勤務やフレキシブルオフィスにおける環境は、「労働時間の複雑さ」「情報の取り扱い」「賃金に関する規定」など、さまざまな点に違いがあるためです。テレワーク導入後に、雇用主である企業と従業員の間でトラブルが起きないように、テレワーク向けの労働条件通知書を作成しましょう。

・賃金の支払いに関する事項

まずは、賃金の支払いに関する項目です。テレワーク導入によって、賃金体系や計算方法に変更が生じる場合には、あらかじめ労働条件通知書に記載し、雇用主と従業員の間で合意する必要があります。

例えば、企業によっては、テレワーク勤務者向けに交通費の支給を行わず、在宅勤務手当のような手当を支給するケースもあります。また、固定残業代制度を導入している企業では、テレワークによって従業員の残業時間が減少するため、固定残業代の減額や賃金制度自体を改定する必要も考慮しなければなりません。賃金システムは、特にトラブルにもなりやすいことから、テレワーク導入時には企業側と従業員がしっかりと話し合い、労働条件通知書にて同意をしましょう。

・労働環境に関する事項

テレワーク導入に伴い、労働環境に変化が生じます。テレワークでは、在宅勤務やフレキシブルオフィスでの業務による労働環境の変化に対応するために、労働条件通知書の新たな書面化が必要となる場合があります。

例えば、期間や就業場所に関する記載です。テレワーク対象者に対して、「テレワークを実施する期間」「テレワークを実施する場所」「テレワークの労働時間」に変更がある際には、労働条件通知書に記載し、トラブルを防ぐためにも双方で同意をしましょう。

労働条件通知書を作成する際には、トラブルが発生しないように注意しましょう。労働条件通知書は、雇用主である企業側と労働者である従業員が、記載内容に対して納得し、双方了解のもとで同意する必要があります。また、労働条件通知書の記載内容から逸脱することは、労働基準法違反にあたる可能性もあるため、企業側で判断できない項目に関しては専門機関に相談することも大切です。

注意点① 記載内容に関して企業と従業員が話し合う

労働条件通知書を作成するにあたり、企業と従業員との認識のズレがないように話し合いを行いましょう。労働条件通知書は、企業との契約中に従業員が遵守するべき内容であり、賃金や就業時間、労働形態など細かな点が記載されています。しかし実際に労働を開始した後に、記載されている内容との違いが多くあり、トラブルに発展するケースも少なくありません。

企業と従業員との間のトラブルを回避するためにも、可能な限り不明点がないように話し合いを行うことが求められます。また、テレワークを導入する際にも、従業員がパフォーマンスを最大限に発揮できるように、従業員の要望や、ワークライフバランスに配慮した労働条件を取り入れましょう。

注意点② 不明点は専門機関に相談する

労働条件通知書を原因とするトラブルを防ぐために、企業と従業員の話し合いだけでなく、専門機関への相談を行うことをおすすめします。テレワーク導入に伴い、場合によっては労働条件通知書の記載内容を変更しなければなりません。しかし、記載内容が適切でないことから、労働基準法に抵触する可能性がある点に注意が必要です。

労働条件通知書の記載内容を変更する際に不明点がある場合には、専門機関への相談を行うようにしましょう。厚生労働省が管轄するテレワーク相談センターや、専門の弁護士に相談し、テレワークへの移行をスムーズに行うことが大切です。

企業で新たにテレワークを導入する場合、就業規則の変更も必要です。例えば、テレワーク移行によって、就業時間、賃金、就業場所などが変わるため、就業規則として明確なルールを設けておきましょう。

また、テレワーク向けの就業規則を作成する際には、一般的に全体の就業規則とは別規定として取り扱います。就業規則本体に追加あるいは変更を加えると、テレワークを廃止した際に改定する必要があるほか、オフィスワークとテレワークでの就業規則が混同する可能性があります。

テレワーク導入に伴い、雇用契約書と労働条件通知書との違いや、それぞれの効力についてチェックしておきましょう。従来のオフィスワークから、在宅勤務、フレキシブルオフィスなどへの労働形態を新たに取り入れる際に、場合によってはテレワーク向けの労働条件通知書を作成する必要があります。

また、従業員がスムーズに業務を行えるようにするためにも、テレワーク用の就業規則を設けましょう。雇用者である企業と従業員とのトラブルを防ぐことを意識し、しっかりとした話し合いの機会を設けることや、専門機関への相談も大切です。

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* 2020年12月時点

参考：
https://telework.mhlw.go.jp/qa/qa1-1/
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/150312-1.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。