WeWork 内観
2021.01.20

テレワーク中の従業員は日報で業務を見える化!

ナレッジ働き方改善

テレワークが導入されている中で、業務の「見える化」が課題として挙げられます。従来のオフィスワークと異なり、テレワークでは従業員それぞれの業務の進捗状況を把握しにくいのが難点です。
 
そこで、業務の見える化を可能にする方法として、「日報」が注目されています。本記事では、テレワークにおける日報の役割や、どのようなメリット・効果があるのかを解説します。

テレワークの課題

新型コロナウイルスの感染対策として、在宅勤務やフレキシブルオフィスなどを活用したテレワークの導入が増加しました。テレワークは、従来のオフィスワークと異なり、自分のペースで業務を行えることから、ワークライフバランスの向上につながる働き方といえます。

一方、テレワークは業務の可視化が難しく、従業員の業務内容や進捗状況を確認しにくいことが課題として挙げられます。2020年5月に、株式会社カオナビが発表した「カオナビHRテクノロジー総研調査レポート」*によると、テレワークの不満点として、業務の進捗状況が分かりにくいと回答する割合が約30%に上りました。

テレワーク拡大の中、従業員の業務の見える化を図るために、日報が注目されています。

日報とは?

日報とは、従業員がその日に行った業務に関する報告を行うことです。チームのメンバーがどのような業務をしているかを上司やチーム全体が把握するために用いられることが多く、日々の進捗を追うことで目標達成にもつなげられます。

日報 イメージ
Freepik

テレワークにおける日報の役割

テレワークに日報を取り入れる際には、業務内容の連絡を行うだけでなく、日報が持つ役割を十分に理解しなければなりません。テレワークにおける業務の見える化を目的としており、従業員や上司がその活用方法を理解していることが重要です。「PDCAサイクルを意識した業務の展開」「チーム内での情報共有」「タスク漏れを防ぐ」といった役割を意識しましょう。
 

役割① PDCAサイクルを意識した業務展開

 
従業員個人による「PDCAサイクルを意識した業務展開」が、日報の役割として挙げられます。上司からの目が届かないテレワークの環境下では、従業員自身で1日のスケジュールを決定し、どのような業務を行うかを考えなければなりません。

従業員に対して日報を義務化をする際には、PDCAに基づいた内容を盛り込むことが大切です。「その日の目標を設定」「業務の内容の結果」「業務に対する課題と今後の目標」を日報の項目として記載し、従業員の業務パフォーマンスの向上を目指すことができます。
 

役割② チーム内での情報共有

 
チーム内における情報共有を徹底するためには、日報による見える化が重要です。テレワークの環境下では、同僚や上司との連絡が不便になってしまう場合もあるため、チーム全体での業務効率の低下を招く可能性があります。

Sansan株式会社が2020年3月に実施した「リモートワーク / テレワークに関する意識・実態調査」によると、テレワークの共通課題として、50%以上が「情報共有ができていない」と回答しました。

日報を日々のルールにすることで、チーム内での情報共有が可能です。プロジェクトの進捗状況のチェックはもちろん、新たなビジネスチャンスを獲得するためにも、日報の活用方法を考えなければなりません。
 

役割③ タスク漏れを防ぐ

 
従業員のタスク漏れを防ぐために、日報は重要な役割を果たします。テレワークが続く中で、従業員同士の業務に対する注意喚起を行う機会が減少し、「顧客先への連絡忘れ」「納期の遅延」「作業の未着手」といったタスク漏れが発生する可能性があります。

チーム内で日報を導入し、見える化することによって、お互いの業務を注視できます。従業員が行っていない業務に対して進捗状況を確認しやすくなり、業務全体でのタスク漏れを防ぐのに効果的です。

日報 イメージ
Freepik

日報を実施するメリット

見える化を実践することによって、従業員・企業双方に有益な効果がもたらされます。従業員それぞれが生産性を意識しながら業務を進められるため、将来的な成長につなげられるのがメリットです。また、見える化の目的でもある業務の記録を残せることや、チーム内のコミュニケーション活性化にも利用できます。
 

メリット① 従業員の成長につながる

 
従業員の成長につなげられるのが、日報を導入するメリットの1つでもあります。テレワークでは、業務へのモチベーション維持が難しく、目的を持たずに業務を進めてしまうことが課題でした。

日報のメリットは、従業員が自身の業務内容を把握し、目標までのステップを見える化しやすいことです。PDCAサイクルを意識しながらテレワークを続ける中で、上司からのアドバイスを受けなくても、従業員の考えで仕事を進められる力を養うことができます。
 

メリット② 業務記録を残せる

 
日報のメリットとして、業務記録を残せることも挙げられます。テレワークでは、同じチームのメンバーであってもお互いの作業の様子が見られないため、業務全体を可視化する見える化が課題です。

従業員に対して日報を義務化することによって、チームメンバー全員の業務記録を残せます。同僚や上司の業務状況を見える化できるため、情報共有も容易となり、成果を得やすくなるのがメリットです。
 

メリット③ コミュニケーションの活性化

 
日報を従業員で共有することによって、コミュニケーションの活性化が期待できます。テレワークはオフィスワークと異なり、チーム内での会話が減少してしまうことや、業務に関する意見交換を行いにくいことがあります。

KDDI株式会社が2020年6月に発表した「緊急事態宣言下でのテレワーク勤務の課題・工夫についての調査」によると、50%近くがコミュニケーションが取りづらいと感じており、同僚との何気ない会話がいかに大切であるかが分かります。

テレワークにおいてコミュニケーションを活発化するためには、会話の話題作りが必要です。日報の導入は、従業員同士におけるコミュニケーションの活性化にもつながり、業務のアドバイスや疑問点の解決といったメリットを享受できます。

コミュニケーション イメージ
Freepik

テレワークにおける日報の効果

テレワークにおける日報は、業務の見える化による従業員同士の信頼性を高めることに効果があります。在宅勤務やフレキシブルオフィスなどでの業務が続く中でも、従業員同士の状況を見える化することによって、業務上における課題や悩みの解決を可能とします。

日報はテレワークにおけるさまざまな課題の解決につながる手法として活用されており、今後もその効果が期待されています。

まとめ

日報を導入することによってテレワークでも、従業員が行っている業務の見える化が可能になります。日報は、チーム内での情報共有や、個々の従業員で業務効率の向上を目指す役割を持っており、テレワークの業務形態で抱えているさまざまな課題を克服できるものです。

日報のメリットや効果を最大限に享受するためには、従業員がどのように活用するかを意識することが大切です。日報を導入する際には、チーム内での日報に関するルールを決めた上で運用しましょう。

* 出典:カオナビHRテクノロジー総研


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参考:
https://ri.kaonavi.jp/20200610/
https://jp.sansan.com/news/report04/
https://news.kddi.com/kddi/business-topic/2020/06/4480.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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