フレキシブルオフィスとは？ 注目される理由やメリット・導入事例まで紹介

近年、「フレキシブルオフィス」というワードをよく耳にするようになりました。「フレキシブル」とは、「柔軟な」という意味を持ちます。フレキシブルオフィスとは、その名の通り、一般的な賃貸借契約とは違い、独自の利用規約に基づいて提供される、柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスの総称です。

フレキシブルオフィス = 柔軟な契約スタイルのオフィス

その種類はさまざまで、コワーキングスペース、サテライトオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィス、サービスオフィス等が、この「フレキシブルオフィス」にあたります。

提供される内容は、サービスによって異なりますが、フリーランスや起業家向けの小規模なものから、大人数での専有利用が可能な大企業向けのものまで、そのソリューションは多岐に渡ります。

特徴として挙げられるのは、一般的な賃貸借契約に比べ、契約スタイルが柔軟で、短期の契約や、契約規模の変更が容易であることです。また、基本的なオフィス機能が完備された状態のオフィスに入居することができるため、入居準備や解約にかかる工数と費用を最小限に抑えることが可能です。すなわち、入居後すぐに仕事に取りかかれる環境が整っています。

フレキシブルオフィスは、その柔軟な契約形態と、幅広いニーズに応える多様なソリューションから、過去10年の動きで見ても、増加傾向にあり、そのスピードは加速しています。

2020年1月に株式会社ザイマックス不動産総合研究所が行った調査によると、東京23区内のフレキシブルオフィス（2020年開業予定のものまでを含む）は合計569件で、これらの総面積は、オフィスストック（約1,296万坪）（*1）の約1.2%にあたるといわれています。

また、フレキシブルオフィスは、日本のみならず、世界中で需要が拡大しています。ニューヨークやロンドンなど欧米主要都市では、オフィスストックに対するフレキシブルオフィスの割合が3～5%程度といわれており、東京の市場規模は欧米市場と比べると、実はまだ小さいと言えます。

*1 2020年1月10日公表「オフィスピラミッド2020」参照。

フレキシブルオフィスの特徴① 契約の柔軟性

一般的なオフィスの賃貸借契約では、長期のリース契約が前提となります。それにより、従業員数や展開事業等において、不確定要素が多い中でも、先を見越した、長期のオフィスリースをせざるを得ませんでした。

しかし、先行き不透明なビジネス環境において、5年後、10年後の見通しを立てることは容易でしょうか？　おそらく、従来型のオフィスでは、ほとんどの場合、従業員数の拡大によるオフィスの増築を余儀なくされたり、逆に、働き方の変化によって、稼働率の低いスペースが生まれたりしているのではないでしょうか。

フレキシブルオフィスの1つ目の特徴は、契約の柔軟性にあります。サービスにもよりますが、その多くで、1名から利用でき、契約も月単位の短期契約が可能です。これにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。

・急激に変化するビジネス環境への柔軟な対応が可能
・ビジネス成長による、オフィスの拡大や移転が楽々
・余分なスペースを確保しておく必要がない
・稼働率に見合った最適なスペースの確保が可能

＊契約形態や条件は、サービスを提供する事業会社によって異なります。

フレキシブルオフィスの特徴② オフィス設備・機能を完備

一般的なオフィスでは、物件を確保した後、オフィスとして使える状態になるまでに、多くのアイテムを準備し、快適に執務できる環境に整える必要があります。デスクにチェア、プリンターなどのオフィス機器をはじめ、会議室の配置や広さの決定など、細部に至るまで、手配をしなければなりません。

フレキシブルオフィスの2つ目の特徴として、オフィスの内装はもちろん、執務に必要な周辺機器や設備が整っている点が挙げられます。一例ですが、下記のようなサービスが完備されているフレキシブルオフィスも多く、入居したその日から、ビジネスだけに集中できる環境が整っているのです。

・執務に必要なオフィス機器（デスクやチェア、Wi-Fi、プリンターなど）
・大小の会議室や、セミナーなどにも使える大部屋
・付帯サービス（常駐のスタッフ、清掃、ドリンクなど）

＊機器の有無や設備は、サービスを提供する事業会社によって異なります。

フレキシブルオフィスの特徴③ 契約や入居がスムーズ

一般的なオフィスでは、まず物件を探し、契約に至った後、内装工事やオフィス設備の準備が必要となります。つまり、先述の通り、契約後、実際にオフィスとして使えるようになるまでには、かなりの時間がかかるのです。さらに、オフィス環境を整えるには、電気工事やインターネットプロバイダー開通などの各種手続きも必要です。

また、既存オフィスからの引っ越しなどの場合、新しいオフィスの準備期間中に、既存オフィスを使用することになり、結局、二重で賃料が発生する、というケースも珍しくないでしょう。

フレキシブルオフィスの3つ目の特徴は、オフィス検討から入居までがスムーズ、という点です。多くの場合、従来のオフィスでは必要だった各種手続きや工事を必要としないため、契約から入居に至るまでの時間を圧倒的に短縮できます。フレキシブルオフィスであれば、急な人員や組織の変動に対しても、柔軟に対応できます。

＊契約形態や設備は、サービスを提供する事業会社によって異なります。

フレキシブルオフィスの特徴④ オフィス運用費用の削減

フレキシブルオフィスの4つ目の特徴、それは、場合によってオフィス運用費用を抑制できることです。特に、ビジネス環境が不安定で、人員や組織の変動が大きくなる場合、そのメリットが顕著に現れます。契約の柔軟性により、その時々で必要とする分だけ、ワークスペースを契約できるため、無駄なコストが発生しません。そして、オフィス機能が完備されていることで、月々の運用費用を抑えることができます。さらに、迅速なオフィス移転により、その準備期間にかかる賃料等の費用も、抑えることが可能です。

状況によっては、フレキシブルオフィスの費用削減メリットは大きくなりますので、常に一つの選択肢として検討しておくことをおすすめします。

オフィス運用費用の削減については、是非こちらの記事「今、オフィスのコスト削減で、フレキシブルオフィスが注目される3つの理由」をご参照ください。

フレキシブルオフィスの特徴⑤ 大人数での利用も可能

フレキシブルオフィスの5つ目の特徴は、小規模から大規模まで、幅広いニーズに応えるソリューションがある点です。

フレキシブルオフィスというと、主に起業家やスタートアップが利用するイメージを持たれる方も多いかもしれません。しかし、昨今では、一言でフレキシブルオフィスといっても、そのソリューションは様々です。特に、大人数での利用が可能な、大規模なフレキシブルオフィスも増えてきています。

サービスによっては、1名で気軽に利用できるプランから、数百人規模での契約・利用が可能なプランまで、ニーズに合わせてプランを選択することができます。ワンフロア専有で利用可能なプランを用意しているサービスもあるので、ご希望の規模に応じた最適なフレキシブルオフィスを見つけるために、事前に入念なリサーチをしましょう。

メリットの多いフレキシブルオフィスは、企業での導入が進んでいます。ここでは、フレキシブルオフィスのメリットや特徴を踏まえて、企業における導入事例を3つ紹介します。

A社：オフィスの賃料削減

A社では、オフィスの賃料を削減する目的でフレキシブルオフィスを導入しています。導入以前は、本社に在籍する従業員は全員在宅勤務を行っており、クライアントが本社を訪問する時にだけオフィスを利用していました。

そこで、オフィスの賃料を削減するために、フレキシブルオフィスへの移行を決定しました。A社の本社登記自体もフレキシブルオフィスに移し、経費の削減に成功した事例です。

B社：地方の新規顧客開拓

B社では、フレキシブルオフィスを活用し、地方の新規顧客の獲得に成功しています。。地方でのビジネス展開を考えたとき、フレキシブルオフィスを拠点にすることで、移動時間の削減や業務効率の向上を見込めます。

一般的なオフィスを借りて、一から内装や設備を整えると、それなりにコストがかかってしまう可能性があります。フレキシブルオフィスでは、基本的なオフィスツールや会議室などを備えているため、賃料自体の削減にも期待できます。

C社：日本全国の優秀な人材獲得

都市部だけに拠点を構えていると、地方に住んでいる優秀な人材を確保できない恐れがあります。少子化に伴う人材不足が課題となるなかで、都市部だけでなく、地方での企業展開も重要となりました。

C社は、地方の人材にも目を向け、フレキシブルオフィスの導入を進めています。雇用の幅が広がり、企業で活躍できる人材の獲得にも有利となります。

今後、日本でも、さらに働き方の多様化が進むと見られています。同時に、ビジネスパーソンにとって、働きやすい環境であるかどうかが、会社選びの重要な要素になるともいわれています。また、企業は、あらゆる社会情勢の変化にも、柔軟な対応を求められることでしょう。これらを総合的に見た場合、今までのオフィス運用のままで十分と言えるのでしょうか？

今後、オフィスの見直しをする際、その一つの選択肢として、フレキシブルオフィスの活用を考えてみてはいかがでしょうか？　迅速に複数のサテライトオフィスを設置したり、既存のオフィスサイズを縮小してオフィスを分散させる、といった新たなオフィス運用が可能になります。

従業員が働く場所を柔軟に選択できるようになる、営業先からの移動時間を効率化できる、といったメリットが生まれ、従業員の生産性やパフォーマンスの向上が見込めるでしょう。さらに、従業員の仕事への満足度が上がれば、離職率の低下や、採用強化も期待できるかもしれません。

つまり、従業員が働きやすい環境を提供することは、企業にとっても、大きなメリットとなるのです。

働き方の多様化により、今、企業が検討すべき対策については、是非こちらの記事「今、多様化する働き方＆企業が検討すべき対策」をご参照ください。

いかがでしたでしょうか？

フレキシブルオフィスの特徴やメリットがお分かりいただけたかと思います。フレキシブルオフィスは、これからの多様な働き方にフィットする、まさに新しいオフィス運用を可能にします。

従業員の多様な働き方を支援するソリューションとして、また、オフィス運用費用削減を叶えるソリューションとして、フレキシブルオフィスの活用を検討してみませんか？

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