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2021.01.29

オンラインマネジメントとは?リモートで円滑に業務を進めるための4つのポイント

ナレッジ働き方改善

テレワークをはじめとしたリモートワークが主流になりつつある今日、オンライン上でさまざまな管理を行う「オンラインマネジメント」の重要性が高まっています。しかしながら、通常のマネジメントでさえ難しいと困っている管理職が多い中で、特別な方法を用いる必要のあるオンラインマネジメントを、どのように進めればいいのか分からない管理職やチームリーダーも多いことでしょう。

そこで本記事では、オンラインマネジメントを効率的に活用する方法やポイントについて紹介します。

オンラインマネジメントとは?

マネジメントはよく聞く言葉ですが、直訳すると「管理」「経営」などを意味します。企業におけるマネジメントとは、人、金、物、情報などの資源を管理し、組織全体の効率性や生産性を高めることを指します。

昨今注目を集めているオンラインマネジメントとは、対面ではなく、オンライン上にて従業員のマネジメントを行うことを指します。基本的には、オンラインマネジメントにおいても、マネジメントの定義は変わりません。管理職やチームリーダーが人材を活用しながら、企業の利益のためにさまざまな手だてを講じることをいいます。

しかしオンラインマネジメントにおいては、対面でのマネジメントとは異なる方法をとる必要があります。

オンラインマネジメントは、相手の姿や表情が見えない中でマネジメントをする必要があるため、複雑性が増します。例えば、Unipos株式会社が実施した「テレワーク長期化に伴う組織課題」に関する調査においては、テレワークによって部下の仕事ぶりが「わかりづらい」と回答した管理職は、全体の56.1%にも及びます。

また管理職は、テレワークが長期化したら深刻化すると思う課題について、第1位に「コミュニケーションのとりづらさ」、第2位に「社内連携のしづらさ」、第3位に「モチベーション管理」を挙げています。リモートでのマネジメントの難しさを実感している管理職が多いようです。

オンラインマネジメントを効果的に実施するためには、オンラインマネジメント特有の方法やポイントについて、しっかりと理解することが重要です。

テレワーク イメージ
Freepik

オンラインマネジメントの方法

オンラインマネジメントを効果的に実施するためには、いくつかの方法を押さえる必要があります。

方法① 活動の見える化

オンラインでは、従業員がどのように働いているかが非常に見えにくくなります。そのため、活動の見える化を最優先で行うことが大切です。

例えば、ビジネスツールやクラウドシステムを用いて、従業員が作業しているファイルの状況を常に確認できるようにすることで、従業員の仕事を常に確認できるようになります。

また、朝礼や夕礼など、特定の時間にオンラインで挨拶をする機会を設けることで、従業員の仕事開始や仕事終了のタイミングを把握できます。

管理職が従業員を常に監視することはおすすめできませんが、従業員の様子をいつでも確認できるように、活動の見える化を図ることが重要です。

方法② 業務指示の記録を残すとともに、重要な指示はタグ付けする

オンラインマネジメントでは、指示した内容が記録に残るチャットツールを積極的に利用することをおすすめします。チャットツールを利用すれば、リモートであっても即座にコミュニケーションが図れ、必要な情報を交換でき、かつ記録を残せます。

しかし情報量が多くなってくると、重要な情報を見過ごしてしまったり、以前の情報を探し出すのに時間がかかったりします。そのため、タグ付け機能を用いてピックアップしたり、重要事項は別のチャットルームを作成したりするなど、重要な情報を見過ごさないようにする方法も取り入れるようにしましょう。

方法③ 1対1による定期的なオンライン面談

従業員の中には、自分の困りごとを自分から伝えられない人もいます。そのため、1対1による定期的なオンライン面談を実施するようにしてください。

オンライン面談の実施を「困ったとき」「問題が生じたとき」に設ける企業も多いですが、このような不定期な開催だけだと、従業員の困りごとを見過ごすことになりかねません。不定期なオンライン面談も大切ですが、定期的なオンライン面談を積極的に設けるようにしましょう。

方法④ 新人に対する丁寧なサポート

従業員の中には、リモートでの仕事が得意な人もいれば、苦手な人もいます。得意な人は、何もいわなくても仕事を自ら作り出し、効率よく働きます。そのため、オンラインマネジメントをする際は、リモートでの仕事を苦手としている人や、新人に時間を割くように意識しましょう。

また、リモートでの仕事を苦手としている人の中には、自分で何とか問題を解決しようとし、簡単なことに多くの時間を割く人もいます。管理職やリーダーが頻繁なコミュニケーションを行うことで課題を早期に発見し、解決の糸口を示すこともできます。

オンラインマネジメント イメージ
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オンラインマネジメントを成功させるポイント

リモートワークをしている従業員をうまくマネジメントするためには、上記で紹介したような方法を実践することが重要です。しかし、オンラインマネジメントを成功させるには適切な方法を実施するのとは別に、気を付けるべきポイントもあります。最後にオンラインマネジメントを成功させるために押さえておきたいポイントについて紹介します。

ポイント① 従業員のモチベーションをあげることに専念

リモートワークで新たに生じている問題が、仕事に対するモチベーションの低下です。対面で話すことができないことに加え、オンライン会議では効率重視の観点から、仕事に関係した話題が中心になりがちです。

また、仕事の一部のみを担当するようになることで、自分の仕事が社内でどのように役に立ったのかが分かりづらくなります。達成感を味わうことも少なくなり、結果として従業員の仕事へのモチベーションが低下していきます。

そのため、オンラインマネジメントにおいては、従業員のやる気を引き出し、モチベーション管理をすることが非常に重要になります。仕事の内容以上に、従業員の気持ちをマネジメントすることが大切です。

ポイント② オフィスワークと同じことを求めない

オフィスワークからリモートワークに移行した際に、管理職はどうしてもオフィスワークと同じことを求めてしまいます。しかし、対面で仕事をするオフィスワークとまったく同じ仕事をすることは、リモートワークには不可能です。

その反面、リモートワークにはオフィスワークにはないメリットもあります。例えば、ほかの従業員に仕事を途中でさえぎられることがないため、集中して作業に取り組むことができます。

リモートワークにオフィスワークと同じ働き方を求めても、逆にストレスを感じるだけです。そのため、リモートワークの良さに焦点を当て、将来を見越したさらに効率的な働き方を模索することに力を割くようにしましょう。

ポイント③ プロセス重視から結果重視へと移行する

リモートワークにおいて、従業員の働く過程をすべてチェックしようとすると、大きなストレスになります。例えば、メールの反応がない場合、「仕事を怠けているのでは?」と疑ってしまいます。

そのため、従業員がある程度リモートワークに慣れてきたら、プロセス重視のマネジメントから結果重視のマネジメントへと移行するようにしましょう。管理職によるマネジメントが楽になるだけでなく、従業員も自分のペースで結果を出していけるようになります。

ポイント④ 空き時間の使い方を明確に伝える

リモートワークでは、仕事がなくなる空き時間が生じることがあります。この空き時間にどのように過ごせばよいか分からない従業員も多く、少し休憩してみたり、そのまま怠けてしまったりすることも想定されます。

そのため、空き時間の使い方を明確に伝えておくことをおすすめします。例えば、自分のスキルアップのために勉強をする、新しいプロジェクトの企画を考えるなど、具体的な指針を示しておくことで、多くの従業員は時間を有効に使うことができるでしょう。

賛同 イメージ
Freepik

まとめ

本記事では、昨今重要性が増しているオンラインマネジメントについて、また、リモートで円滑に業務を進めるためのポイントについて解説しました。

リモートワークは、今後ますます拡がり定着していくであろう働き方です。管理職によるオンラインマネジメントの重要性はさらに高まると考えられますので、今のうちにポイントを押さえておくことをおすすめします。


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参考:
https://www.recruit-ms.co.jp/issue/inquiry_report/0000000888/
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000033.000036775.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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