生産性向上のためにデジタル化すべき業務とは？

デジタル化は、職場における仕事効率を大きく向上させ、その結果として企業の売上増につながります。例えば、経済産業省が2020年7月に発表した「中小企業のデジタル化にむけて」では、IT投資を実施している企業としていない企業では、売上高経常利益率に違いが見られることを報告しています。

また、新しいことを取り入れることは、企業の柔軟な対応を可能にします。昨今は変化の激しい時代です。テクノロジーが変化した際、アナログでは対応しきれませんが、デジタルであれば柔軟に対応できます。

さらに現在では、「持続可能な開発」に注目が集まっており、資源の節約にもつながるデジタル化の重要性が高まっています。SDGs（持続可能な開発目標）に取り組むことで、周りから高く評価されたり、補助金を得たりすることにもつながります。

職場のデジタル化にはさまざまなメリットがあるため、積極的に取り組みを進めることをおすすめします。

職場をデジタル化することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。デジタル化のメリットについて、具体的に説明します。

メリット① 業務の効率を大きく向上させる

デジタル化の大きなメリットは、業務の効率化です。例えば、対面式の会議であれば、参加者は時間を割いて会場まで移動する必要がありますが、オンラインでの会議では現在作業しているデスクからすぐに参加できます。これだけでも、より多くの時間を作り出すことにつながります。

また、ペーパー資料を使う際には資料を印刷したり、運んだりという手間がかかります。その一方で、デジタル資料として従業員に一斉送付すれば、資料の準備は一瞬で完了します。

このように、デジタル化は無駄を省くことで時間を生み出し、別の重要な仕事に時間を使えるようになるため、職場の効率を大きく向上させます。

メリット② 費用削減

デジタル化は、費用削減にも効果的です。デジタル化が進めば、紙やインク、ホチキスなど、資料作成にかかる費用を大きく削減できます。

同様に、会議をするためには従業員が集まるための会議室を準備したり、場合によってはタクシーで移動したりする必要があります。デジタルをうまく活用することで、費用の発生する機会そのものがなくなり、企業の費用削減につながります。

メリット③ 競争力、新しいことに挑戦

企業がデジタル化に取り組むことは、職場に新しいテクノロジーを取り入れることです。変化の激しい昨今の社会にあっては、新しいことを積極的に取り入れることが成功の秘訣ともいえます。

また、デジタルの導入をはじめ、企業と従業員が新しいことに対応できる力を身につけておくことは、企業の将来にとって大きな力となります。

メリット④ 危機回避ができる

新型コロナウイルスの事例からも分かるように、人がその場にいなければ進まないアナログ式には、緊急時に弱いという側面があります。将来、また感染症が流行したり、オフィスが災害で大きな被害を受けたりするなどの可能性は大いに考えられます。

デジタル化が進んでいる企業においては、コロナ禍においても比較的スムーズにテレワークに移行できました。危機回避の点からも、職場のデジタル化を図ることは大切です。

メリット⑤ 将来的にはAIが仕事を代行する時代に

AIの進歩により、人間が行っている仕事の大部分をAIが行う未来が予想されています。AIを導入することによって得られる恩恵は、作業の効率化、人件費の削減、質の向上などさまざまですが、アナログ式の職場でAIを導入するのは非常に困難です。

すぐそこに迫っている未来の働き方を予測し、今からでもデジタル化を進めることが重要です。

では、具体的にどのような業務をデジタル化すればよいのでしょうか。多くの企業がデジタル化に取り組み、大きな成果を上げている業務について一挙に紹介します。

◆ 文書の電子化

優先して進めたいのは、文書の電子化です。配布しているペーパー資料をデジタル化するだけでも、費用の大きな削減や作業効率化につながります。

最近では、PDFファイルの作成はパソコン上で簡単に作成できることに加え、メールへのファイル添付も比較的大きなサイズまで対応可能になっています。

また、紙ベースで保存されている資料に関しては、保管場所を準備する必要があったり、資料を探す手間がかかったりします。

最近では、ペーパー資料を効率よく読み取るスキャナーなども販売されているため、資料の電子化にもそれほど多くの時間はかかりません。文書の電子化に取り組んでいない企業は、まずはじめに取り組むべき課題です。

◆ 名刺管理・顧客データ管理

顧客情報が豊富に掲載されている名刺に関しても、電子化して保存することで、より多くの従業員が簡単に連絡先を確認できるようになります。顧客データを従業員それぞれが保管している場合、急ぎで連絡先を知りたい際などに、タイムロスが生じます。

名刺や営業などで得られた顧客データを整理することは、仕事のやりとりをスムーズにします。比較的簡単にできるデジタル化であるため、優先して取り組むといいでしょう。

◆ 稟議書の電子化

近年大きな注目を集めているのが「稟議書の電子化」です。日本固有のビジネス文化であるハンコは、世界から一定の評価を受けつつも、日本がデジタル化の波に出遅れるきっかけとなった原因でもあります。

稟議書の電子化は、多くの企業が積極的に進めたいと考えていますが、企業文化や慣習などが関係し、なかなか進まないという現状もあります。

今、稟議書の電子化を進めることができれば、ほかの企業と大きな差をつけられるため、積極的に取り組むことをおすすめします。

◆ クラウドによる電子データ共有

昨今、多くの企業が導入しているのがクラウドサービスです。クラウドサービスは、ネット上にデータを保存できるため、ネット環境さえ整っていれば、必要な際にいつでもデータを取り出すことができます。また、大量のデータを保存・管理するためのインフラ整備の必要がなく、資材購入の費用削減につながります。

今後さらに需要が高まるであろうテレワークの導入やオフィス分散の取り組みを進める際には、クラウドサービスの効果的な利用が重要です。将来を見越した上で、クラウドサービスの導入を図りましょう。

これまで当たり前であったことが大きく変わるため、企業のデジタル化を進めることは簡単ではありません。デジタル化に取り組む際には、以下のポイントについても事前に理解した上で進めるようにしてください。

ポイント① デジタル化の推進に確固たる決意をもつ

デジタル化を進めようとすると、社内から否定的な意見が寄せられることが多々あります。特に、アナログ式に慣れている人からは、デジタル化は「むしろ企業の生産性を下げる」という声も上がるかもしれません。

確かにデジタル化を導入した直後は、覚えるべきことが増え、慣れない作業を行う必要があるため、一時的に効率が落ちる傾向にあります。しかし将来的に見れば、デジタル化は数々のメリットを生み出すため、避けては通れない道です。

そのため、一部の従業員からデジタル化に対して否定的な意見が出ても、確固たる決意のもとでデジタル化を推し進めていく必要があります。

ポイント② 長期的な視点に立ってデジタル化を進める

デジタル化において大切なことは、長期的な視点に立って成果を検討することです。例えば、デジタル機材を導入した年は、機材の導入に大きな費用がかかるため、費用対効果は低くなるかもしれません。

しかしながら、デジタル化をうまく進めている企業では、デジタル化の恩恵を受け、数年後の業績が大きく向上してきます。

デジタル化を急ピッチに進めることは重要ですが、評価については長期的な視点に立って行うことが重要です。

ポイント③ 成功した企業の事例を勉強する

デジタル化は、無計画に進めたのではうまくいきません。自分の企業に合ったデジタル化を、できる限り安価に、効率よく取り入れる必要があります。

そのため、デジタル化を進める際には、自社に似た企業の成功事例をしっかりと研究するといいでしょう。もしくは、業務のデジタル化に詳しい専門家にアドバイスを依頼するのも効果的です。

職場をデジタル化することでのメリットや、デジタル化すべき業務について紹介しました。近年、多くの企業がデジタル化に取り組み、大きな恩恵を受けています。

将来を考えれば、アナログ式の企業では生き残りが難しくなることは容易に想像できます。もしまだ職場のデジタル化に取り組んでいないのでしたら、すぐにでも取り組むことをおすすめします。

参考：
https://www.fsa.go.jp/singi/shomen_oin/shiryou/20200731/01.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。