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2020.06.05

サテライトオフィス導入時の課題とは?自社の事業仕分けが設置への第一歩

ナレッジオフィス分散働き方改善オフィス運用コスト削減

新しい挑戦には困難がつきものです。サテライトオフィスを設置するにあたっては、解決しなければならないさまざまな課題がでてきます。この記事ではサテライトオフィス導入における課題解決のヒントをご紹介します。

「テレワークに適した仕事がない」サテライトオフィスのニーズ調査に驚き

総務省の地域力創造グループが三大都市圏(首都圏・中京圏・近畿圏)にある企業6万社に対して行った「『サテライトオフィス』設置に係る民間企業等のニーズ調査」によれば、企業がサテライトオフィスを設置導入する際の検討課題の第1位は、驚くことに「適した仕事が無い」ことです。また、同省が行った「平成29年通信利用動向調査」においても、テレワークを導入しない理由として、多くの企業が「テレワークに適した仕事が無いから」と回答しています。

つまり、サテライトオフィス導入時には、このテレワークに「適した仕事」を自社において明確に定義し、あぶり出す作業がまず必要になってきます。すでにサテライトオフィスで遂行する業務が決まっている場合でも、本当にその業務がサテライトオフィスに適しているのか、それ以外の業務はどうなのか、十分に調査検討するべきでしょう。

サテライトオフィスでのテレワークは業種別・職種別に行うのが基本

それではここで、サテライトオフィスでのテレワークに適した業種と職種について一般論を元に考えてみましょう。

既出のサテライトオフィスのニーズ調査では「サービス業」がサテライトオフィスを導入している企業の割合が最も高く、全体の11%でした。また、同業種で実に3社に1社(36%)がサテライトオフィスの導入検討に前向きな姿勢を見せています。サービス業の中でもとりわけ広告系や調査系、情報系のサービス業はサテライトオフィス導入済みが16%、サテライトオフィス導入検討に前向きな企業の割合が過半数を占めていました。

さらに、法律事務所や経営コンサルタント、民営職業紹介業、宣伝物制作サービス業などの専門サービス業も他の業種に比して高い割合でサテライトオフィスを導入、または積極的に検討していました。これら業種にあてはまる企業では、サテライトオフィスで処理可能な仕事を見つけやすいといえます。

それでは、これら以外の業種ではサテライトオフィス導入は難しいのでしょうか?実はそうともいえません。どんな業種の企業でも、職種別にサテライトオフィスの導入を検討する余地はあります。

以下では、いくつかのテレワーク実態調査から、職種毎のサテライトオフィスの導入のしやすさを考えてみます。なお、テレワークというと在宅勤務をイメージしがちですが、サテライトオフィスも一般的には本社機能を持たないことから、広義のテレワークに該当します。

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サテライトオフィスでの業務がしやすい職種とは

以下で紹介する職種はサテライトオフィスでの業務に支障が出にくい職種です。

営業職、とくにインサイドセールス

 
株式会社インターパークの「テレワーク実施状況と今後のテレワーク意向に関する実態調査」では、半数の営業職がテレワークを実施しているということがわかりました。しかしながら、フィールドセールス(外勤営業)とインサイドセールス(内勤営業)を比較すると、テレワークの実施率はインサイドセールスの方が高いという結果でした。電話やメール、オンラインなどで商談・顧客折衝するインサイドセールスは、サテライトオフィスでも比較的仕事をこなしやすいといえるでしょう。

ITエンジニア職

 
paiza株式会社が行った「テレワーク実施状況に関するアンケート調査」によると、ITエンジニアの実に約8割がテレワークを実施しているということがわかりました。この職種では出社しなければならない理由は「会社にしかない機材や開発環境」「常駐先の顧客の要望」などでした。機材や開発環境をサテライトオフィスでも用意することができれば、サテライトオフィスの導入は可能になります。ITエンジニア同様にデザイナーなどクリエイティブ系の職種、事務職など、ほとんどの業務をパソコンを使用することで完結できる職種は、サテライトオフィスでの仕事に向いています。

カスタマーサポート職

 
株式会社オウケイウェイヴが2020年4月に行った「サポート業務のリモート対応実態調査」では、サポート部門の85%が何らかの形でリモートワークをしている実態が明らかになりました。緊急事態宣言真っ只中の調査結果ではあるものの、サポート職はサテライトオフィスでも業務遂行可能な職種といえるでしょう。

以上でみてきた職種以外でも、一つ一つ業務内容を確認すれば、サテライトオフィスで実施できる業務は見つかります。自社ではどんな職種でサテライトオフィスの活用ができるのか、改めてチェックしてみましょう。

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コミュニケーション不足が起こる・労務管理がしづらいのではないか

さて、サテライトオフィスを導入することで「コミュニケーションが足りなくなったり、労務管理が大変になったりするのではないか」とお思いの方もいらっしゃるでしょう。そうした悩みは、ICTツールに頼ることで解決の糸口が見えてきます。

総務省が2018年に行った「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」では、サテライトオフィスなどでのテレワーク実施の課題で、回答者の割合が多かったのは「会社のルールが整備されていない(49.6%)」「テレワークの環境が社会的に整備されていない(46.1%)」ことでした。一方で「他の従業員から孤立している感じがする」は15.5%にとどまり、コミュニケーション不足の問題はさほど顕在化していませんでした。

また、同省実施の「ICTによるイノベーションと新たなエコノミー形成に関する調査研究」によると、テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策として、ビデオ会議システムやチャット、パソコン稼働状況とリンクした勤怠管理システムを導入している企業が多く見られました。労務管理については、こうしたパソコンの稼働状況を初めとした成果のみからの判断になるため、場合によっては従来よりもしやすくなることも考えられます。

以上の調査結果より、サテライトオフィス設置にあたっては、これらシステムの導入を行い環境を整備することはもちろん、システムの使い方を社内規則やマニュアルで定め、運用方法を従業員に教育する必要があるといえるでしょう。

また、従業員自身が、コミュニケーション不足を認識することがあまりないか、あるいは認識できていない可能性も十分にあり得ます。ICTシステムを活用し、従業員同士、経営者から従業員、そして従業員から経営者へと、それぞれのコミュニケーションを円滑化する工夫自体は、各社で調整しながら進めていく必要があるかもしれません。

サテライトオフィスには、設置費用が多く掛かる?

サテライトオフィスの設置には、多大な費用が掛かるのではないかという不安もあるかもしれません。一般的なオフィスの賃貸借契約においては、敷金(保証金)や内装工事、什器などの初期費用が掛かってきますが、サテライトオフィスとしての利用に向いているフレキシブルオフィスの場合、初期費用が発生しない物件も多く、あったとしてもその金額は大きく抑えられるケースが多いです。

また、毎月の賃料についても考えてみましょう。オフィス賃貸仲介の株式会社ビルディング企画が行った2020年3月度オフィスビル市況調査を見ると、エリアによって賃料に顕著に差があることがわかります。

例えば、東京都・千代田区と東京都・豊島区の坪単価を比較してみると、豊島区の方が25%も安いのです。

例えば、丸の内に本社を構えるA社があったとします。A社が、池袋駅の最寄りにサテライトオフィスを設置し、丸の内の本社オフィスを縮小・移転させれば、トータルコストを大幅に削減できる可能性があります。さらに、もしこのケースで埼玉県から通っている従業員が多ければ、企業にとっては交通費削減に、従業員にとっては通勤時間の短縮につながり、従業員のモチベーションや幸福感のアップにもつながるでしょう。

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サテライトオフィスのインフラ整備の仕方は?

サテライトオフィスの立地が決まった後に問題になってくるのが、オフィスのインフラ整備です。一般的な賃貸オフィスを借りてサテライトオフィスを設置する場合であれば、オフィス機器や自販機などの備品のリース代、清掃費などが賃料に追加で掛かってきます。

一方で、レンタルオフィス・シェアオフィスをはじめとするフレキシブルオフィスを契約するのであれば、これらを自前で用意する必要がないため、追加費用を考えずにサテライトオフィスを設置することができます。もちろんこれらの費用は、月々の契約費用に含まれている形にはなりますが、それでもオフィスを賃借してゼロからオフィスを立ち上げるよりは、大幅な費用の削減が可能です。

また、コミュニケーション不足回避や労務管理を行うためにビデオ会議システムやチャット、勤怠管理システムの導入をすれば、当然費用が発生しますが、こういったシステムはひと月ごとに数千円程度の支払いで済むことが多いため、その利便性を考慮すれば、経営を圧迫するほどの費用が掛かるとは言いがたいでしょう。その上、そうしたサービスを利用することで、自前でシステムを構築するよりも、情報漏えいやセキュリティのリスクも減らすことができます。自社開発のシステムは情報漏洩やセキュリティの検証をする手間が多くなるからです。

サテライトオフィスで直面する課題は、すでに誰かが解決している

サテライトオフィス立ち上げにあたって直面する課題は見えてきたでしょうか。いずれもサテライトオフィスを導入済みの企業がこれまで直面してきた課題ばかりです。そして、これらの課題はすでに解決策がある場合がほとんどです。

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参考ソース:
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000048.html
https://www.soumu.go.jp/main_content/000484657.pdf
http://www.building.co.jp/wp-content/uploads/2020/02/MarketConditions_Zenkoku202003.pdf
http://www.building.co.jp/wp-content/uploads/2020/02/MarketConditions_Zenkoku202003.pdf
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000060.000012063.html
https://okwave.co.jp/spt/column/column-50/

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