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公開日:2021.03.16 | 更新日:2021.03.16

テレワークでの文書管理に使える!クラウドストレージを徹底比較

ナレッジ働き方改善

テレワークが主要な働き方の1つとなりつつある今日、ネットを介して書類やデータをどこからでも取り出すことのできる「クラウドストレージ」に大きな注目が集まっています。本記事では、クラウドストレージの概要を紹介するとともに、ビジネスにおすすめのクラウドストレージを紹介します。
 
【目次】
・クラウドストレージとは?
・テレワークにおける文書管理の重要性
・クラウドストレージを利用するメリット
・おすすめのクラウドストレージサービス
・まとめ

クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、インターネットを介してドキュメントやファイル、動画や写真などを保存できるサービスのことをいいます。

クラウドという言葉が少しわかりにくいかもしれませんが、インターネットを通して提供するサービスのことを総じて「クラウド」と呼ぶため、クラウドストレージという名前がつけられています。インターネット上に非常に大きな容量のストレージが準備されており、利用者はこのストレージにデータを保存したり、必要に応じてデータを取り出したりできます。インターネットにさえ接続していれば、場所を選ばずに利用できる利便性の高さが特徴です。クラウドストレージのサービス自体は真新しいものではありませんが、昨今のテクノロジーの進歩により、大容量のクラウドストレージを高速で使えるようになり、利用する機会が増大しています。

クラウドストレージと対比されるのが、パソコン内にデータを保存するローカルストレージです。ローカルストレージは、より速く、より安全にデータを保存できる優れた方法ですが、パソコンのクオリティによって容量が決まっていることや、同じパソコンでしかデータが利用できないなどの課題もあります。

昨今、テレワークによる仕事が増えるにつれてオンライン上で仕事をする人が増えており、利便性の面から、多くの企業がクラウドストレージを活用しています。もし今後、職場でテレワークを増やしていきたいのであれば、クラウドストレージを効果的に活用することがポイントです。

クラウドストレージ イメージ
Freepik

テレワークにおける文書管理の重要性

2020年に日本で新型コロナウイルスが広がり、一部の地域に緊急事態宣言が出されたことで、多くの企業が急遽テレワークを実施せざるをえなくなりました。

そこで生じたのが、文書の管理に関する問題です。自宅で必要な文書を作成しようとしたところ、データが会社のパソコンの中にしか入っておらず、作成できないとの声が続出しました。誰かにデータの送信を依頼したくても、全員がテレワークのため対応できる人がおらず、文書データを手に入れるためだけに会社に出向いた人もいたようです。

その一方で、いち早くクラウドストレージを効果的に利用していた企業は、必要になるだろう文書データをクラウドストレージ内に保管し、いつでもどこからでもデータを取り出せるようにしていました。

データのセキュリティに関してはもちろん配慮が必要ですが、テレワークをしている従業員が必要に応じてデータを取り出せるクラウドストレージは、やはり利便性が高いといえます。

テレワークは今後ますます需要が高まると考えられる働き方のため、将来を見越し、積極的にクラウドストレージの活用を進めるといいでしょう。

文書管理 イメージ
Freepik

クラウドストレージを利用するメリット

クラウドストレージには、ローカルストレージにはない多くのメリットがあります。代表的なものについて紹介します。
 

メリット① 導入が比較的簡単

 
社内で外部アクセスできるサーバーを構築するには、高い費用と手間がかかりますが、クラウドストレージはすでに構築されているものを利用するため、導入が非常に簡単です。
 

メリット② 場所を選ばずにアクセスできる

 
クラウドストレージの大きなメリットは、どこからでもアクセスできることです。オフィスや自宅からはもちろん、カフェや屋外からも、インターネットにつながってさえいれば簡単にデータにアクセスできます。

また、最近ではスマホを利用してファイルが開けるようになってきたため、移動中にスマホを利用してデータを変更したり、資料を閲覧したりすることもできます。
 

メリット③ パソコンの性能による影響が少ない

 
ローカルストレージを利用する場合は、パソコンの性能によって保存できるデータ容量が決まっているため、高画質の写真やビデオを大量に保存するためには、ストレージ容量の大きなパソコンや外付けハードウェアを準備する必要があります。

しかしクラウドストレージでは、ストレージ容量のプランを変更するだけで大量のデータが保存できるため、手間や費用面において大きなメリットがあります。

また、パソコン内のデータ容量圧迫の心配がなくなるため、1つのパソコンを従業員複数人でシェアしたり、パソコンの利用者を特定しないフリーアドレスを適用したりするなど、働き方に関する幅が大きく広がります。
 

メリット④ 更新が自動でアップデートされる

 
クラウドストレージを利用する場合、データが自動で更新される機能がついているものがあります。途中でパソコンの電源が切れてしまっても、作成したデータはクラウド上に保存されているため、屋外であっても安心して利用できます。

クラウドストレージ イメージ
Freepik

おすすめのクラウドストレージサービス

インターネットやクラウドテクノロジーの性能が高まるにつれ、ストレスなく利用できる高性能のクラウドストレージサービスが多く出現しています。それぞれの特徴をよく比較したのち、自社に適したクラウドストレージサービスを選択してください。
 

◆ Google Drive

 
『Google Drive』は、Google LLCが提供しているクラウドストレージサービスで、個人での利用やビジネス利用に対応しています。Gmailのアカウントを保持していれば誰でも利用でき、15GBまでは無料です。

Google Drive内に自由にフォルダを作ることができるため、文書などを整理して保存しておくことができます。また、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、ビジネスにも便利な各種ツールとも連携しており、使い勝手がよいのも特徴の1つです。

スマホに関連アプリを入れることで、ネット環境さえあればどこでもファイルを開くことができるため、テレワークはもちろん、ビジネス出張の際にも便利です。クラウドストレージをまずは使ってみたいという人におすすめのサービスです。
 

◆ Dropbox

 
クラウドストレージサービスとして長期の実績を誇るのが、Dropbox, Incが提供している『Dropbox』です。世界初のスマートワークスペースと呼ばれ、ビジネスパーソンのさまざまな課題を解決してきました。

無料で利用できるストレージは2GBと低く設定されていますが、個人やビジネス向けにさまざまな容量のプランが準備されています。

Dropboxは、複数人で1つのファイルにアクセスし、みなで1つの資料を作り上げていく『Dropbox Paper』も提供しており、テレワークに便利な機能が多く実装されているのも魅力です。信頼性の高いクラウドストレージサービスを導入したい企業は利用してみるといいでしょう。
 

◆ OneDrive

 
『OneDrive』は、Microsoft Corporationが提供するクラウドストレージサービスです。Windows10に標準搭載されているため、Microsoftアカウントにログインすればすぐに利用できるのが特徴です。無料では5GBまでですが、定額プランを利用することでさらに大きなストレージ容量やOfficeツールが利用できます。

OneDriveは、WordやExcelなどのマイクロソフト社製のツールと連携しやすくなっているため、職場でこれらのツールを頻繁に利用する際には便利です。
 

◆ Box

 
『Box』は、Box, Incが提供するクラウドストレージサービスです。クラウドサービスはセキュリティ面が問題になりやすいため、Boxでは高度なセキュリティ制御を導入するとともに、ウイルスなどの脅威に対する対策に力を入れています。

また、ストレージ容量の上限がないプランを複数準備するなど、ほかのクラウドストレージサービスとは異なるプランが魅力です。セキュリティ面で信頼できる、もしくは大容量に対応したクラウドストレージサービスを探している人におすすめです。

まとめ

文書管理やデータ共有に役立つクラウドストレージサービスについて紹介しました。クラウドストレージサービスは、インターネットにさえつながっていれば、どこにいても利用できるため、テレワークやビジネス出張の際に非常に役立つサービスです。

もし、文書の共有や管理に関して悩みを抱えている方は、ぜひクラウドストレージサービスの利用を検討してみてください。


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参考:
https://www.google.com/drive/
https://www.dropbox.com/ja/
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
https://www.box.com/ja-jp/home

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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