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公開日:2021.09.08 | 更新日:2021.09.10

シェアオフィスとは?用途やメリット、利用手順などを解説!

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リモートワークやテレワークが新しい働き方として注目を集める中で、オフィスのあり方が見直されています。そのような中、オフィスの固定費をできる限り抑え、かつ新規事業の立ち上げにも効果的な「シェアオフィス」に大きな注目が集まっています。
 
本記事では、シェアオフィスについて詳しく説明するとともに、メリットやデメリット、向いている企業などについて紹介します。
 
【目次】
・シェアオフィスとは?
・シェアオフィスの歴史
・シェアオフィスとコワーキングスペースの違い
・シェアオフィスとレンタルオフィスの違い
・シェアオフィスのメリット
・シェアオフィスの注意点
・シェアオフィスの選び方
・シェアオフィスの利用に向いている人とは?
・シェアオフィス利用の手順
・高まるシェアオフィスの需要・新しい働き方
・まとめ

シェアオフィスとは?

シェアオフィスとは、1つのオフィスを複数の企業や個人がシェアして使うことを指します。1つの大きな空間を異なる複数の企業が利用し、それぞれが別々に働くイメージです。英語では「Shared-Office」と呼びますが、日本ではシェアオフィスの名称が定着しています。

シェアオフィスの最大のメリットは、オフィスに関わる初期費用を大きく削減できることです。コロナ禍によってリモートワークを採用する企業も多く、オフィスのあり方自体が見直されています。オフィスの費用削減に大きく貢献するシェアオフィスは、新しい職場環境の1つとして大きな注目を集めています。

シェアオフィスの歴史

シェアオフィスが注目を集めるようになったのは最近のことですが、シェアオフィスの概念自体は古くから存在していました。

例えば、弁護士やデザイナーは貸しオフィスを利用することが一般的でした。1つの空間にそれぞれがオフィスを借り、同じ空間で働くことで、オフィスの費用を削減していました。

しかし、昨今ではカーシェアリングをはじめとした「シェアリング」が世界のトレンドとなり、シェアオフィスという言葉が好んで使われるようになっています。今後はより多くの企業がシェアオフィスを利用すると考えられています。

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シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

シェアオフィスとよく似た言葉として、「コワーキングスペース」があります。コワーキングスペースも職場をシェアするという意味では同じですが、コワーキングスペースはあくまでも「スペースの共有」で、空いているデスクを自由に使えるイメージです。

コワーキングスペースは自由に働ける空間を提供することが主で、企業や個人が自由に設計できるオフィススペースの提供はしていないことが一般的です。そのため、コワーキングペースの自由度はシェアオフィスよりも低くなる傾向にあります。

シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

レンタルオフィスは、シェアオフィスと非常に近い用語と捉えられています。違いを述べるのであれば、シェアオフィスは1つの空間に複数の企業がオフィスを構えているのに対し、レンタルオフィスは区切られた1つの空間や部屋が提供されます。

シェアオフィスは部屋の区切りがない分、必要に応じてオフィスのサイズを拡大縮小できます。その一方で、レンタルオフィスはすでに存在する部屋の規模をもとにオフィス設計をする必要があります。

シェアオフィスのメリット

大きな注目を集めるシェアオフィスですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。シェアオフィスのメリットについて紹介します。
 

メリット① 初期費用を抑えられる

 
シェアオフィスは通常のオフィスと比べ、初期投資の費用を抑えることができます。例えば、敷金や礼金に関してシェアオフィスでは安く設定されています。また、印刷機や調理場も共同のものが準備されているため、設備や備品を購入する必要がありません。デスクやチェアもすでに取り付けられている場合もあります。
 

メリット② 必要なスペースを利用することで月額費用を抑えられる

 
面積辺りの単価が高くなりがちなシェアオフィスですが、必要なスペースのみを契約することで無駄を省き、結果として月額費用を抑えられる可能性があります。また、会議室や談話室などの共用設備を効果的に利用することで、毎月の固定費を大きく削減できます。
 

メリット③ オフィスの拡大や縮小が容易

 
事業が大きくなった場合や規模を縮小する際には、オフィスサイズの変更が必要になります。シェアオフィスであれば、増員する人員に合わせてオフィスの広さを拡大できます。同様に、人員が減った場合にも、事前に伝えておけばオフィスサイズを縮小することが可能です。
 

メリット④ 法人登記や住所利用が可能

 
シェアオフィスでは法人登記が可能な場所もあります。企業のブランド力のために都市部の住所で登記をしたいと考える企業にとって、シェアオフィスの利用は大きなメリットになります。宅配便を受け取ったり、ビジネスの拠点として利用したりすることももちろん可能です。

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シェアオフィスの注意点

多くのメリットがあるシェアオフィスですが、当然ながら注意点もあります。注意点についてもしっかりと理解した上で検討するといいでしょう。
 

・セキュリティに注意が必要

 
シェアオフィスは複数の企業で1つのオフィスを利用するため、セキュリティが問題になることがあります。印刷物がほかの企業の資料に紛れたり、パソコン画面を見られたりするといったことが起こりえます。

これを防ぐためには、印刷時にパスワードを設定したり、パソコンを利用するデスクの配置に配慮したりすることが重要です。または、企業ごとに専用のオフィス空間を使用でき、セキュリティ面で安心できるフレキシブルオフィスを利用する企業も多いようです。

シェアオフィスの選び方

シェアオフィスの数が増加しているため、選択肢は増えつつあります。その一方でどのシェアオフィスを選べばいいかで悩む企業も多いでしょう。ここでは、シェアオフィスの選び方のポイントについて紹介します。
 

◆ 立地で選ぶ

 
1つ目は「立地」です。営業職が多く、頻繁に企業訪問をする必要があれば、立地を重視して選ぶことをおすすめします。ただし好立地のシェアオフィスは需要も高く、費用が高くなる傾向があります。
 

◆ 設備・機能・サービスで選ぶ

 
2つ目は「設備・機能・サービス」です。一概にシェアオフィスといっても、利用できる設備や機能、サービスは施設によって大きく異なります。シェアオフィスは自社の裁量で変更できることが少ないため、必要な環境やサービスがすでに整っているシェアオフィスを選ぶ必要があります。
 

◆ 価格で選ぶ

 
3つ目は「価格」です。シェアオフィスによって月額費用や入居時の初期費用、退去費用はさまざまです。オフィスにかかる費用は企業の固定費の中でも大きな部分を占めるため、シェアオフィスの費用が高すぎる場合、事業を継続することが難しくなります。シェアオフィスごとの費用を比較し、許容できる価格のシェアオフィスを選ぶようにしてください。
 

◆ 規模で選ぶ

 
4つ目は「規模」です。シェアオフィスはできる限り専有スペースを少なくすることで総合的な費用を抑えられることが特徴です。そのため、基本的には狭めのオフィスになることが一般的です。しかし、狭いスペースで多くの従業員が働く場合、作業効率の低下につながりかねません。利用するシェアオフィスの規模が自社に適しているかどうかも検討する必要があります。

シェアオフィスの利用に向いている人とは?

シェアオフィスの利用に向いているのは、個人事業主やスタートアップ企業、新規事業をスタートさせる企業などです。

個人事業主であれば自宅をオフィスとすることもできますが、顧客からの信頼性の点から自宅外にオフィスを構えたいと考える人も多いでしょう。シェアオフィスであれば、1名~の利用に対応していることも多いため、少ない予算でオフィス環境を手に入れることができます。

また、初期投資の費用をできる限り抑えたいと考えているスタートアップ企業にもおすすめです。通常のオフィスを借りるためには、一般的に礼金や敷金などで6か月~1年分程度の費用を支払う必要があります。シェアオフィスであれば、初期費用を抑えることができることに加え、毎月の固定費が計算しやすいため、事業がスタートしたばかりのスタートアップ企業には特におすすめです。

さらに、新規事業をスタートさせたいと考えている企業やベンチャー企業のオフィスとしても利用可能です。事業がうまくいかずに撤退する場合や規模を変更する際、シェアオフィスであれば柔軟に対応してくれます。

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シェアオフィス利用の手順

シェアオフィスを利用するためには、一般的には以下の手順を経る必要があります。ただし、利用するシェアオフィスによって違いがあるため、Webサイトを確認したり、問い合わせ時に確認したりすることをおすすめします。
 

1.ネットで調査する

 
シェアオフィスは明確な情報や料金プランを打ち出しているところが多いため、シェアオフィスのWebサイトを閲覧することで大まかな情報が得られます。複数のシェアオフィス情報を集め、候補を絞ります。
 

2.内覧する

 
候補が決まったら実際に内覧します。写真で見るのと実際の状況は異なる場合があるため、しっかりと内覧をしてください。また、気になることがあればスタッフに質問するとよいでしょう。
 

3.スペースの利用可能状況を確認する

 
必要なスペースが利用できるかどうか、またどの配置になるのかなどを確認してください。また、将来的にオフィス拡大の可能性がある方は、それが可能かどうかについても確認しておくことをおすすめします。
 

4.契約書を確認し、必要書類を集める

 
シェアオフィスから提供される契約書をしっかりと確認してください。もし問題がなければ審査を受けるための必要書類を集めます。
 

5.入居審査を受け合格する

 
必要書類をもとに、シェアオフィスが入居の可否を審査します。申請したとしても必ずしも使えるわけではないため注意が必要です。
 

6.契約書類を提出する

 
入居が許可されれば、最終的な契約書類を集め、提出します。契約書類が受理されればシェアオフィスの利用が可能になります。この際に前納金が必要になることもあるため、準備しておくようにしてください。
 

7.入居する

 
実際に入居します。事業に必要な備品や書類などを移動させ、準備ができ次第シェアオフィスの利用を開始します。

高まるシェアオフィスの需要・新しい働き方

新型コロナウイルスの影響によりテレワークが普及し、従業員がオフィス外で働くことが増えました。それによりオフィスのあり方自体が問われています。

テレワークでも作業効率が落ちないのであれば、固定費が高くつくオフィスの縮小を企業が検討することは当然といえます。また、オフィスを縮小できるのであれば、より好立地に狭いオフィスを置き、新事業の中心拠点としても活用したいと考える企業もあるでしょう。

今後はこれまでのような企業ごとのオフィスではなく、よりフレキシブルなシェアオフィスなどを効果的に活用できる企業が成功を収めていくと考えられます。柔軟な契約形態や拡張性が特徴のフレキシブルオフィスなども視野に入れながら、今のうちに自社にふさわしいオフィス探しを開始するとよいでしょう。

まとめ

本記事では、今後ますます需要が高まるであろうシェアオフィスについて詳しく説明しました。初期費用が抑えられ、また新たな活動拠点として利用価値の高いシェアオフィスを利用したいと考える企業は増えてくると考えられます。シェアオフィスの利用を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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参考:
https://mf.workstyling.jp/flex/facility/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=aw000_05&gclid=CjwKCAiAp4KCBhB6EiwAxRxbpCKCm_IbpOMfmPBqNi2WxbPZRRcw-lE2N02WJzOO73_aHXYeHR5C-RoC8dEQAvD_BwE

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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