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2021.03.31

オンライン会議におけるファシリテーターの役割や必要なスキルとは?

ナレッジ働き方改善

新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークが広まり、オンラインで会議を実施することが増えました。オンライン会議は、テレワークにおける社内コミュニケーション不足の解消に効果的ですが、一方で、「場の雰囲気をくみ取りにくい」「誰も発言しないまま時間だけが過ぎていく」などといった課題も存在します。
 
このようなオンライン会議におけるデメリットを解消し、より生産性の高い会議を成功させるためには、「ファシリテーター」が欠かせません。本記事では、オンライン会議におけるファシリテーターの役割と必要なスキルについて解説します。
 
【目次】
・ファシリテーターとは?
・ファシリテーターの役割
・ファシリテーターに求められるスキル
・オンライン会議におけるファシリテーションのポイント
・まとめ

ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは、会議における進行役や司会のことです。具体的には、会議を効率よく進め、参加者の意見をまとめて結論へと導く人物のことを指します。意見をまとめ、責任ある決断を求められるリーダーとは違い、参加者が意見を出しやすい雰囲気を作り、意見を引き出していくのが役割です。

ファシリテーターは、対面会議においても重要な役割を担っていますが、オンライン会議の利用が増えるにつれて、再びその重要性が認識され始めています。というのも、オンライン会議では、従業員の一体感が高まりにくいことから、意見を言い出しにくかったり、議論が盛り上がらなかったりするためです。オンライン会議を実のあるものにするためには、ファシリテーターの存在はなくてはならないものです。

ファシリテーターの役割

オンライン会議において、ファシリテーターは具体的にどのような役割を担っているのでしょうか。ここでは、会議前と会議中におけるファシリテーターの役割を紹介します。
 

・会議前におけるファシリテーターの役割

 
ファシリテーターは、前もって会議をスムーズに進めるための準備をしておく必要があります。会議のアジェンダと目的を定め、それに沿って適切な時間配分を決定します。これにより、「時間だけがかかってしまい、何も得られなかった…」という事態を未然に防ぐことができます。
 

・会議中におけるファシリテーターの役割

 
実際に会議が始まったら、ファシリテーターは事前に定めておいた会議の目的とアジェンダを参加者に共有します。会議をスムーズに進行することはもちろん、参加者から意見を引き出すこと、そして参加者から出た意見をまとめて結論を導き出すことも、ファシリテーターの重要な役割です。

また、会議が意味なく長引いてしまうことがないように、タイムキープも行う必要があります。議論を活性化させ、時間内に目的を達成することができて初めて、ファシリテーターは役割を果たすことに成功したといえるでしょう。

オンライン会議 イメージ
Freepik

ファシリテーターに求められるスキル

オンライン会議を成功させるために欠かせないファシリテーターですが、誰にでも簡単に務まる役割ではありません。また、ただ会議を進行すればいいという訳ではないため、注意が必要です。ここでは、オンライン会議でファシリテーターの役割を果たすために必要なスキルを3つ紹介します。
 

スキル① 参加者が意見を出しやすい雰囲気を作るスキル

 
ファシリテーターには、会議の参加者が気軽に意見を出せる雰囲気を作るスキルが必要です。例えば、議題に関する質問の仕方ひとつ取っても「何か意見がある人は発言してください」とただ伝えるよりも、「〇〇さんは、議題Aについてどう思いますか?」「どうしてそう考えましたか?」などと聞く方が、参加者は意見を伝えやすいと感じるでしょう。

そのほかにも、カメラ越しに伝わる表情や声のトーン、会議全体の雰囲気作りなど、参加者がどうしたら意見を出しやすいと感じるかを考えられる人物は、ファシリテーターに向いているといえます。
 

スキル② 中立の立場で会議を進行するスキル

 
ファシリテーターは、参加者一人ひとりのあらゆる意見に耳を傾ける必要があります。ほかの参加者の意見を聞かず、自分の意見ばかり通そうとするような人は、ファシリテーターには向いていません。

自分の意見ばかり発言しているようでは、ほかの参加者が発言する機会がなくなり、結果的に議論を活性化することはできません。ファシリテーションスキルを高めるためには、自己主張を控え、中立の立場からあらゆる意見に耳を傾ける姿勢を心がけましょう。
 

スキル③ 意見を整理してまとめるスキル

 
会議では、決められた時間内で参加者から出る意見を整理し、目的・ゴールに向けて進行する力が求められます。そのためには、参加者から出るあらゆる意見を受け止め、頭の中で整理してまとめるスキルが必要です。

参加者から出た意見をまとめることができないと、ただダラダラと意見出しを行うだけの会議に発展してしまいます。会議を実のあるものにするために、意見をまとめた上でさらに結論へと導いていける力が求められます。

オンライン会議 イメージ
Freepik

オンライン会議におけるファシリテーションのポイント

次に、オンライン会議におけるファシリテーションのポイントを3つ紹介します。
 

ポイント① 会議の目的・アジェンダを共有する

 
オンライン会議を行うにあたって、会議の目的とアジェンダは余裕を持って共有しておきましょう。実際に会議が始まってから目的やアジェンダを共有すると、アイデア出しに時間がかかってしまいます。参加者に議論について考える時間を与えることにより、会議をよりスムーズに進め、生産性の高い会議へと導くことができます。
 

ポイント② 参加者一人ひとりに気を配る

 
オンライン会議では、発言をする人物ばかりに目が行きがちで、参加者全員の様子や表情が読み取りにくい傾向があります。参加者自身が、ほかの参加者の様子にまで気を配ることは難しいため、ファシリテーターが代表して参加者一人ひとりの様子をチェックすることが重要です。

具体的には、発言したいのにも関わらずタイミングをつかめていない参加者や、発言をあまりできていない参加者などがいないかどうか確認し、積極的に声をかけるようにしましょう。
 

ポイント③ ホワイトボードやチャット機能を活用する

 
通常の対面会議では、ホワイトボードや資料などを活用することが多いため、会議中に参照することが可能です。しかし、オンライン会議では主に「言葉」だけのコミュニケーションになるため、会議中に議題や目的を見失ってしまう参加者が出てくることが懸念されます。

そこで、効果的にファシリテーションするために有効的なのが、ホワイトボードやチャット機能の活用です。あえて文字を使ってコミュニケーションを取り、議論内容を可視化することにより、議論が目的やゴールから逸脱することを防ぐことができます。

オンライン会議 イメージ
Freepik

まとめ

本記事では、オンライン会議において重要なファシリテーターの役割や、求められるスキルを紹介しました。オンライン会議では、通常の対面会議よりもさらに高度な観察力や、意見を出しやすい雰囲気を作り上げていくスキルが求められます。

オンライン会議を実施することが多い今、この記事で紹介したファシリテーターに必要なスキルを身につけ、生産性の高い会議ができるようにしていきましょう。

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