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2020.06.12

テレワーク導入の基礎知識!6つのメリット、デメリット

ナレッジオフィス分散採用強化働き方改善

今、多くの企業で導入が進む「テレワーク」。オフィス以外の場所から働くことができ、メリットが多い一方で、課題(デメリット)があるのも事実です。この記事では、テレワークのメリットとデメリットに触れながら、これからの時代に求められる、多様な働き方を実現するために、企業が取るべきアクションをご紹介します。

急増するテレワークの実態

ビジネス環境や社会情勢の変化に伴い、新しい働き方を導入する企業が増えています。特に、オフィス以外の離れた場所から仕事をする「テレワーク」や、在宅勤務をするビジネスパーソンが増え、テレワークのメリット、デメリットも多く浮き彫りとなりました。

2020年5月に「オフィスのミカタ」が実施したアンケートによると、従業員と経営者、それぞれの視点で多くの課題があることが分かっています。

まず、従業員がリモートワークに感じる課題としては、「仕事とプライベートの切り替えができない」「社内のコミュニケーションが難しい」「仕事環境が整っていない」といった声が多くあがりました。

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また、経営者がリモートワークに感じる課題として、「社内コミュニケーションが円滑にできない」「社員の勤怠、人事管理が難しい」「情報セキュリティが担保できない」といった声が多くあがっています。

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テレワークが抱える6つの課題(デメリット)

前述のアンケートの結果から、テレワークには、以下のような課題(デメリット)があることが分かりました。それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。
 

① 仕事とプライベートの切り替えができない、モチベーションが上がらない

 
通常の出勤では、朝決まった時間にオフィスに出社し、仕事を終えたら家に帰る、というスタイルが一般的です。この場合、自宅とオフィスの移動という、フィジカルな変化によって、自然と、仕事とプライベートの切り替えがされていたのではないでしょうか? しかし、テレワーク、特に在宅勤務の場合は、仕事場と生活空間が同一であり、移動がないことで、仕事とプライベートの切り替えがしづらくなっているようです。

仕事とプライベートの切り替えがうまくできないことにより、勤務時間が長引いてしまったり、作業効率が低下したりするケースが考えられます。そのような状態では、仕事に対するモチベーションが低下してしまうでしょう。

テレワークにおいては、タイムコントロールと気持ちの切り替えを、各自しっかり行うための工夫が必要といえます。
 
 

② 社内のコミュニケーションが難しい

 
オフィスというひとつの場所に、全従業員が集まって仕事をする勤務スタイルに慣れている場合、それぞれが別の離れた場所から仕事をすることに、不便さを感じることがあるかもしれません。

特に、ちょっとした確認にも時間を要したり、雑談が生まれにくかったりすることで、社内のコミュニケーションに課題を感じる人が多いようです。

テレワークを導入する場合、企業には、従業員同士が離れていても密にコミュニケーションを取りながら仕事を進められるコミュニケーションシステムの導入・構築が求められます。
 
 

③ 仕事環境が整っていない、必要な機器が揃っていない

 
例えば、営業で外出した先や移動の合間に、メール確認や返信をする程度であれば、そこまで仕事環境を求めることはないかもしれません。しかし、それが一日中、しかも、資料の出力や電話会議に対応できるスペースが必要な場合はどうでしょうか? 言うまでもなく、高速なインターネット環境や、多くのオフィス機器・設備が必要になるでしょう。

自宅やカフェなどでテレワークを行う場合、プリンターや会議室といった、快適に仕事をするための環境が十分に整っていないケースが多いと考えられます。オフィスであれば、デスクとチェア、その他の機器も申し分なく揃っていましたが、それらがない状況で仕事をすることに、難しさを感じている人が多いようです。

テレワークにおいては、仕事を快適に進めるための基本設備が整った場所を選ぶこと、また、集中できるスペースの確保が重要となってきます。

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④ 従業員の勤怠・人事管理が難しい

 
企業側からすれば、従業員の勤怠管理に課題を感じているケースが多いようです。既存の働き方であれば、出社時刻と退社時刻を管理するシステムの利用ないしはタイムカード打刻による管理などが主流だったかもしれません。しかし、テレワークになると、従業員の姿が見えないので、従来の勤怠管理では対応しきれず、難しさを実感していると考えられます。

企業として、本格的にテレワークを実施していく場合、まずは前提として、テレワークに即した新しいルールやレギュレーションを設けることが大切です。場合によっては、従業員の勤務時間や勤務場所を管理するためのシステムの導入を検討しても良いかもしれません。同時に、従業員が働く場所に関係なく成果を発揮できるようにするため、仕事の範囲や評価基準の指標を今まで以上に明確に設定するする必要があります。
 
 

⑤ 情報セキュリティが担保できない

 
これも主に企業側の課題としてあがってくるものですが、テレワークでは、企業の機密事項の管理や情報セキュリティが担保できないと言う声もあります。

具体的に考えられる理由は2つあります。まずは、従業員がテレワークを行うことで、PCをはじめとしたデバイス機器が社外に持ち出されることにあります。社外に持ち出されることで、当然、紛失や盗難のリスクも高まります。また、自宅やカフェなどで電話に出ることになった場合や会議に出席する場合は、音声や内容が外部に漏れる懸念もあるでしょう。

テレワーク時は、仕事内容に応じて、適切な場所を選ぶことが重要です。例えば、重要な会議への出席や、大事な資料を扱うような時には、プライバシーが管理できる会議室や個室ブースを利用することが賢明な選択といえます。そして、このルールやポリシーを明確に設定し、従業員のコミュニケーション、トレーニングすることが求められます。
 
 

⑥ 新しいアイデア、イノベーションが創出されにくい

 
新しい企画のアイデアや、イノベーションを創出するという観点において、リモートワークは、不向きであると言えるでしょう。

というのも、オフィスにいると、社内・社外関係なく、様々なリアルなコミュニケーションに触れることができます。隣の部署で行われるコミュニケーション、ふとした雑談からも新しい気づきが生まれることもあるでしょう。しかし、リモートワークではこうした機会がかなり限定的になります。

また、対面に比べ、オンラインでは、ブレインストーミング等の活発な議論が難しいことは、多くの方が感じられているのではないでしょうか。さらに、在宅勤務等で、外出機会が減ってしまうことで、通勤や移動で受けていた様々な刺激を受けることが少なくなり、新しいアイデアの創出が実は難しくなっているということが想定されます。

新しいアイデアの創出を目的とする場合は、敢えて対面で集まり議論する機会を設けることが、大切であると言えるでしょう。

企業がイノベーション創出に至るまでの事例について、詳しくは下記記事をご一読ください。

【事例①】「ビックカメラのシステム部が巻き起こす、WeWorkでの最速かつ破壊的なイノベーション」

【事例②】「入居後1年半でスピンオフ!モリサワ新規事業「ZeBrand」のWeWork活用事例とイノベーション創出のプロセス」

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テレワークにおける6つのメリット

これまで、テレワークにおける課題(デメリット)を紹介してきましたが、一方で、多くのメリットがあるのも、また事実です。以下に、テレワークを取り入れることによる6つのメリットをご紹介します。
 

① 従業員の利便性向上

 
テレワークの実施により、従業員は、各自の目的とニーズに応じて、働く場所を選べるようになります。それにより、通勤時間の短縮や営業先からの移動効率の向上が期待できるでしょう。各自、時間の有効活用ができるようになることで、結果的に、従業員の利便性が向上すると考えられます。
 
 

② 従業員の生産性向上

テレワークにおいては、自分でタイムコントロールをしながら、仕事に集中できる環境を作り出すことができます。周りの人の割り込みによって仕事が中断されることがなく、業務の種類によっては効率を高めることが可能です。業務の種類に応じて、テレワークをうまく取り入れることで、従業員の生産性は向上するでしょう。
 
 

③ 従業員のワークライフバランス、満足度が向上

従業員によっては、朝晩の通勤時間がなくなること、家族との時間が取りやすくなること、そして、もし自宅であればランチが自炊できることなどにより、ワークライフバランスは高まると感じる人もいるでしょう。様々なライフスタイル、価値観を持った従業員がいることを想定し、テレワークという働き方の選択肢を提供することは、従業員の仕事への満足度を高めることに繋がるでしょう。

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④ 離職率の低下

テレワークなどの柔軟な働き方を導入している企業では、従業員は働き方の自由度が増します。もちろん、各企業における従業員のニーズによりますが、これからの時代は、多くの企業で、一人ひとりが多様な働き方を実現できる選択肢を提供することが求められるでしょう。裏を返すと、こうした働き方の選択肢が提供できれば、エンゲージメントの向上、離職率の低下が期待できます。
 
 

⑤優秀な人材の確保

昨今の社会においては、人々は多様な働き方を求めています。自身のワークライフバランス向上のため、いかに柔軟な働き方ができるかどうかを、会社選びの軸にしているビジネスパーソンも多いでしょう。これからの時代、柔軟な働き方の制度が整っている企業は優秀な人材を採用できる可能性がますます高まるといえるでしょう。
 
 

⑥ 事業継続性の向上

従業員がオフィス以外の場所から働ける状況を整えておくことで、急なビジネス環境の変化や社会情勢の変化が起きた際にも、安定して事業を続けることができます。これからの時代、テレワークをはじめとした柔軟な働き方の導入は、事業継続性向上にとって重要な要素の一つであるといえます。

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フォーカスすべきは、従業員が柔軟に働ける環境の整備

これまで述べてきたように、テレワークには課題(デメリット)もありながら、メリットも多くあります。どちらか一方の側面だけを見るのではなく、メリットもデメリットも考慮した上で、各企業が最適な働き方を導入していくことが大切です。

特に、これからの時代、従業員自らが生産性を高められる場所を見つけながら、働く場所を選択していくようになるでしょう。それに伴い、企業は、自社にはどんな働き方が求められているのかを把握し、従業員がより柔軟な働き方を実現できる制度を整える役目を担っていると考えます。

新しい働き方の制度を導入するにあたっては、今一度、オフィスには何が求められていて、どんな役割を果たすべきかを再認識する必要もあります。

これからのオフィスに求められる4つの役割について、詳しくは「これからのオフィスのあり方とは? 新たな4つの役割」をご一読ください。

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注目は「第3のオフィス」。テレワーク制度の導入にはフレキシブルオフィスの活用を

テレワークの課題(デメリット)を解決しながら、メリットを最大限活かせる場所として注目されているのが、第3の働く場所の設置です。これからの多様な働き方の実現に必要とされるのは、オフィスだけでも自宅だけでもなく、サードプレイスオフィスです。

最近では、新しいオフィスのスタンダードとして、フレキシブルオフィスが注目されています。フレキシブルオフィス活用のメリットについて、詳しくは「フレキシブルオフィスとは?これからの働き方にフィットする5つの理由」をご一読ください。

WeWork (ウィーワーク) は、国内約30拠点でフレキシブルオフィスを運営しています。月単位契約可能、1名〜最大数百名まで契約可能、オフィスに必要な機能はオールインクルーシブで最短数日で契約から入居が可能、という新しいオフィスの価値提案を幅広い業界・規模の企業に提供しています。

また、高速インターネット、会議室、セミナールーム、電話ブース、ドリンクサービスなど、快適にテレワークを行うために必要な設備を、全て完備しています。

さらに、大規模なスペースをお探しの企業様や、プライバシーが確保されたオフィスをご検討の企業様のニーズにもお応えできる、ワンフロア専有タイプのオフィスもご用意しています。

また、新プラン「We Passport」も登場しました。We Passport をご利用いただくと、選択したホーム拠点の専有プライベートオフィスに加え、国内最大6都市30拠点以上ある WeWork の共用エリアをご利用いただけます。We Passport について、詳しくはこちらをご確認ください。

テレワーク制度の導入をご検討中の方、また、フレキシブルオフィスを活用したサテライトオフィスの開設をご検討中の方は、是非 WeWork へお問い合わせください!



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