WeWork 内観
2021.07.29

テレワークとは|導入の課題とメリット、在宅ワークとの違いについて

ナレッジオフィス分散採用強化働き方改善

新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革が求められる中で、テレワークを導入する企業が増加しています。しかし、具体的にどのようなメリットを得られるのか、導入時の課題など気になる方も多いのではないでしょうか。
 
今回の記事では、テレワーク全般に関する概要の説明に加え、これからテレワークを導入する企業向けに準備の仕方を紹介します。自治体や省庁で交付している補助金についても解説しているので、気になる方は本記事を参考にしてみてください。
 
【目次】
・テレワークとは?
・テレワークの種類
・テレワークのメリット
・テレワーク導入の目的
・テレワーク導入の効果
・テレワーク導入の方法とステップ
・テレワーク導入の課題
・テレワーク導入の課題の解決方法
・テレワーク導入のポイント
・テレワークの普及率
・テレワーク導入をサポートする助成金について
・まとめ

テレワークとは?

テレワークとは、「Tele:離れた」と「Work:働く」を組み合わせた造語で、場所や時間にとらわれない働き方です。デジタルデバイスやインターネットなどの情報通信技術の発展に伴い、オフィスだけでなく、さまざまな場所で業務に取り組めるようになりました。テレワークの導入によって、従業員の育児や介護による離職を防ぎやすくなるのに加え、会社全体の働き方改革につながる施策として期待されています。

テレワークの種類

テレワークは、在宅勤務・モバイルワーク・サードプレイスオフィス勤務の3つの働き方を総称する言葉です。3つの働き方の違いについて、押さえておきましょう。
 

・在宅勤務

 
在宅勤務とはその名前のとおり、自宅を就業場所とする働き方です。通勤時間の削減に加え、出退勤時のラッシュに巻き込まれることなく、身体的な疲労を軽減することができます。育児や介護、趣味などに時間を使いやすくなり、ワークライフバランス向上にもつながります。
 

・モバイルワーク

 
モバイルワークは、交通機関での移動中やカフェなどを就業場所とする働き方です。主に営業やコンサルタントといった、オフィスの出入りが多い職種に活用されており、時間を有効に使いながら仕事に取り組めます。
 

・サードプレイスオフィス勤務

 
サードプレイスオフィス勤務は、オフィスや自宅でもない場所で働く形態です。フレキシブルオフィスのような、所属する会社以外のオフィスを就業場所にする働き方が増えており、通勤時間やオフィス維持費用の削減を期待できます。

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テレワークのメリット

テレワークを導入することで、企業・従業員双方がさまざまなメリットを得ることができます。従来のオフィスでの業務と比較し、どのようなメリットが生まれるのかを確認してみましょう。

メリット① 業務の効率化
メリット② ワークライフバランスの向上
メリット③ 優秀な人材の確保

テレワークでは、従業員自身が集中できる環境で仕事に打ち込めるため、業務の効率化を期待できます。急な打ち合わせや会議、顧客の訪問などによる業務の中断が減り、集中を維持しながら取り組めるのがメリットです。また、時間を有効に使いやすくなる点から、ワークライフバランスの向上にもつながります。結果として、従業員のストレス軽減や会社へのエンゲージメントが高まり、離職率低下を抑え、優秀な人材を確保しやすくなります。

テレワーク導入の目的

テレワークを導入する際には、明確な目的を定めておくようにしましょう。総務省が平成30年に発表した「通信利用動向調査報告書」によると、以下の3つが上位に挙げられています。

目的① 業務の生産性向上
目的② 従業員の移動時間の短縮
目的③ 通勤困難者への対応

テレワークの導入目的として、業務の生産性向上が目的であると回答した企業は50%以上にも上りました。メリットでも解説した通り、従業員が集中しやすい環境で仕事を行うことを推進し、業務効率向上を狙う企業が増加しています。また、出退勤時間の短縮を目的とする企業や、育児や介護といった家庭の事情を抱える従業員でも働きやすい環境を整備するために、テレワークが導入されています。

テレワーク導入の効果

テレワーク導入は、企業・従業員にプラスの効果をもたらします。従業員にとっては、自由な環境で業務を行える点や、自分に使える時間が増加し、メリハリのある生活を送れるきっかけになります。一方、企業にとっても感染症対策に加え、従業員の生産性や愛着心を高め、企業価値向上につながります。

また、企業や従業員だけでなく、社会に対して良い効果を与えられるのがテレワークのポイントでもあります。例えば、家庭の事情を抱える従業員がテレワークを活用することで、労働人口の減少緩和を期待できます。また、都心一極集中が日本の課題となっている中で、地方への移住者を増やし、地域活性化や都市部における環境負荷の軽減も可能となります。

テレワーク リモートワーク イメージ
Freepik

テレワーク導入の方法とステップ

テレワークを導入する際には、正しい方法とステップを踏むことが大切です。しかし、導入目的の明確化やプロジェクトチームの結成、ICTツールの準備など、やるべきことが多く、進め方が分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで、テレワークを導入するまでに必要なステップを段階的に解説します。
 

ステップ① 導入検討・テレワーク導入目的の明確化

 
テレワークを自社で導入する最初のステップは、導入の検討や目的を明確にすることです。例えば、育児や介護などの事情がある従業員から、自宅からでも仕事ができるような環境にしてほしいという要望がある場合、テレワークは有効な手段となります。

一方で、単純に周りの会社でもテレワークを導入しているからという理由で安易にテレワークを導入しても、効果を得られない可能性があります。テレワークの導入自体が目的ではなく、自社が抱えている課題の解決策としてテレワークを導入するようにしましょう。
 

ステップ② プロジェクトチームの結成

 
次に、テレワーク導入のプロジェクトチームを立ち上げます。テレワークは企業全体に関わる重要な取り決めとなるため、チームで進めるようにしましょう。また、人事部に一任するのではなく、現場で働く従業員を中心にチームを作ることが重要です。
 

ステップ③ 現状の課題の把握

 
テレワークを導入する前に、現状どのような課題を抱えているのかを整理します。例えば、以下のような課題を想定し、トラブルが起きないようにしましょう。

・テレワーク導入の対象部署
・テレワーク向けの人事評価制度
・勤怠管理や就業規則の見直し
・デジタルデバイスや、インターネット環境の準備
・いつまでテレワークを取り入れるか

課題を放置したままテレワークを導入すると、従業員からの不満や業務に支障が出てしまう恐れがあります。特に人事評価制度や勤怠管理、就業規則に関しては、企業全体に関わるトラブルの原因にもなりえるため、テレワーク導入前に明確にしておく必要があります。
 

ステップ④ テレワーク導入に向けた準備

 
テレワークの導入が決まったあとは、準備を進めます。業務に必要なパソコンやモバイル端末に加え、ビジネス向けコミュニケーションツール、クラウド型労務管理システムなどを用意します。また、テレワークの対象となる従業員向けに、勤怠管理や人事評価制度の説明も必要です。
 

ステップ⑤ 試験導入

 
本格的にテレワークを始める前に、試験的に導入します。試験導入することで、新たな課題を見つけたり、強化するべきポイントを把握したりすることができるため、テレワーク環境の向上につなげられます。テレワークの目的を達成できるように、試験対象となる従業員の選定も十分に検討しましょう。
 

ステップ⑥ 効果測定と本格導入

 
試験導入後に、効果測定を実施します。対象となった参加者からフィードバックを行い、どのような課題が浮き彫りになったか、オフィスでの業務との違いなどを検証することが重要です。そして問題点を改善したあと、実際にテレワークを導入します。導入後も、従業員から定期的にフィードバックやコミュニケーションを行い、パフォーマンスを最大限に発揮できるような環境を整備しましょう。

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テレワーク導入の課題

テレワークは多くのメリットがある一方で、導入時には課題も存在します。起こりえる課題をまとめているので、テレワーク導入の際に一つひとつ確認することをおすすめします。
 

課題① セキュリティ

 
テレワーク導入時の課題に、セキュリティリスクが挙げられます。従来のオフィスワークでは、一部職種を除いてパソコンや、機密情報に関する書類を外部に持ち出すことなく、業務を行うことができていました。

しかしテレワークを導入すると、ICTデバイスに加え、重要な情報を持ち出す必要があり、第三者に漏洩してしまうリスクが生じます。また、自宅やサードプレイスオフィスでインターネットを接続する際には、ウイルス攻撃にも注意が必要です。
 

課題② コミュニケーション

 
同僚や上司とのコミュニケーションに問題が起きてしまうのも、テレワークの課題です。対面で会話する機会が減少してしまい、業務の相談や進捗状況を管理するのが難しくなります。

また、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れなくなるため、テレワークが続くとストレスを抱えてしまったり、孤独に感じてしまったりし、思うように業務を進められなくなるリスクがあります。
 

課題③ ICTツール

 
テレワーク導入時に大きな課題となるのが、ICTツールの準備です。オフィス同様に、従業員それぞれがパフォーマンスを発揮できるようにするためには、パソコンやタブレット、高速度のインターネット環境を整えなければなりません。

また、オフィス外からでも会社のサーバーに接続できるように、システム自体を変更する必要もあります。結果として、テレワーク導入に伴うコストも増し、企業にとって重い課題となってしまいます。

テレワーク導入の課題の解決方法

テレワーク導入時に起こりやすい課題については、適切な方法で解決を図りましょう。ここでは、どのようなアプローチで解決するかを紹介します。
 

・セキュリティソフト導入や規則の強化

 
セキュリティに対して不安を抱えている場合、セキュリティソフトの導入や規則を設けることが大切です。セキュリティソフトを取り込んでいない場合、ウイルスに感染するリスクが高まり、企業にとって思わぬ損害を被る可能性があります。

セキュリティソフトに頼るだけでなく、ICTツールや情報の取り扱いに関する規則を作りましょう。また、罰則を設けることで、従業員がよりセキュリティに対する意識を高めることが可能です。
 

・コミュニケーションツールの導入

 
コミュニケーションの課題に対しては、ツールを導入してみましょう。社内連絡をメールからビジネス向けチャットツールに切り替えることで、気軽に同僚や上司に相談をしやすくなります。

対面によるコミュニケーションが少なくなる点については、ビデオ会議ツールの導入も検討してみてください。オフィスで会話をするような感覚でやりとりできるようになり、意思疎通によるトラブルを避けるのにも役立ちます。
 

・経費削減や助成金の活用

 
テレワークを導入する際には、ICTツールやソフトウェアの購入が必要となり、経費が膨らんでしまう可能性があります。そこでオフィスの縮小や、ファイルを紙ではなく電子化し、経費を削減することも必要です。

また、自治体や各省庁では、テレワーク導入時の助成金を交付しています。自社に当てはまる助成金を利用し、ICTツールの導入やインターネットの整備に活用することも検討しましょう。

テレワーク導入のポイント

テレワークを快適に行うためにも、労務管理やICTツールの選定などをしっかりと行いましょう。テレワーク前に準備しておきたいポイントを解説します。
 

ポイント① テレワーク向けの労務管理

 
まずは、テレワーク向けの労務管理を導入しましょう。従来の社内業務と異なり、出勤時間や退勤時間が不明瞭となるため、クラウド労務管理ツールなどを導入し、時間を管理できるような環境が必要です。
 

ポイント② ICTツールの選定

 
テレワークを導入する際には、業務で使用するICTツールの準備も必要です。チャットツールやビデオ会議ツールなどをスムーズに使うためのスペックを選定することや、業務を満足にこなせるようにソフトウェアを購入しましょう。
 

ポイント③ テレワーク環境の整備

 
ICTツールやソフトウェアの準備だけでなく、業務を行う環境を整備することも大切です。例えば在宅勤務の場合、オフィスに近い環境で仕事を行えるように、デスク、椅子、照明器具などを準備します。なるべく企業側でフォローし、従業員が快適に仕事に取り組める環境を用意しましょう。

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テレワークの普及率

新型コロナウイルスの感染拡大以前では、主に大企業でテレワークが導入されていました。しかし感染拡大が広がり、中小企業でもテレワークの普及率が高まっています。

東京商工会議所が2021年4月に発表した「緊急事態宣言下における中小企業のテレワーク実施状況に関する緊急調査」によると、2021年2月次点での都内23区における中小企業のテレワーク普及率は66.2%でした。2020年9月での約53%と比較し、10%以上上昇しており、企業の規模を問わずテレワークの導入が進んでいます。

テレワーク導入をサポートする助成金について

テレワーク導入時の課題でも解説したとおり、各自治体や省庁ではテレワーク導入をサポートする助成金が交付されています。さまざまな機関で助成金を交付しているため、自社での条件に適しているかどうか確認してみてください。
 

・IT導入補助金

 
IT導入補助金は、経済産業省のテレワーク向けの制度です。中小企業や小規模事業者向けに補助金を交付しており、パソコンやITツールの購入費用に活用できます。補助金の対象は、中小・小規模企業に限定していることが多く、大企業では適用されない点に注意が必要です。
 

・ワークスタイル変革コンサルティング

 
ワークスタイル変革コンサルティングは、東京都が実施しているサポートです。東京都内の中小企業向けに、ICTツールの専門家を最大5回まで無償派遣し、テレワーク導入の補助をします。直接補助金が交付されるわけではありませんが、テレワークに必要なツールや、テレワークでの業務効率などに関するアドバイスを聞くことができます。
 

・テレワークマスター企業支援奨励金

 
テレワークマスター企業支援奨励金も、東京都が支援するサービスです。新型コロナウイルス感染防止と経済活動の促進を目的とし、中小企業のテレワーク定着を支援しています。ICTツールの購入費、ソフトウェアやインターネットの準備などに最大80万円の奨励金が支給されます。
 

・とちぎテレワーク環境整備導入支援補助金

 
省庁や東京都だけでなく、地方でもテレワーク導入の補助金を交付しています。栃木県では、県内の中小企業向けに最大50万円の補助金を交付し、事業や人材育成等幅広い目的での利用が可能です。東京都や栃木県の事例のように、テレワークの費用が負担になりやすい中小企業向けのサポートが増加しています。

まとめ

テレワークを導入する際には、自社の目的やどのような課題を抱えているのかを把握することが大切です。また、テレワークの費用が負担となっている中小企業向けに、各自治体でテレワーク助成金も交付しているため、活用してみてください。本記事を通して、従業員・企業双方にとってメリットが出るように、テレワークの準備を進めましょう。

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参考
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/pdf/HR201800_002.pdf
https://telework.mhlw.go.jp/intro/prs/
https://www.soumu.go.jp/main_content/000748250.pdf
https://japan-telework.or.jp/subsidy/
https://www.it-hojo.jp/
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/workstyle/
https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/tele-trial.html
http://www.pref.tochigi.lg.jp/f06/r3tochigiteleworkhojokin.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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