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公開日:2021.04.30 | 更新日:2021.05.01

オフィスの拡大や移転時に活用できるスイングスペースとは?

ナレッジオフィス運用コスト削減企業交流

テレワークで働く従業員の増加を受け、オフィスの縮小や移転、改築などを検討している企業も多いと思います。そこで問題となるのが、「オフィスの移転作業中にどのように業務を継続するか」です。
 
本記事では、オフィスの改築や移転の際に利用でき、働く環境がすでに整っていることからすぐに業務を開始できる空間「スイングスペース」について紹介します。
 
【目次】
・スイングスペースとは?
・スイングスペースを活用する7つのメリット
・利用できる主な機能・サービス
・まとめ

スイングスペースとは?

フレキシブルオフィスやコワーキングスペースという言葉はよく聞くようになりましたが、スイングスペースという言葉には馴染みがない人も多いのではないでしょうか。

スイングスペースとは、オフィスの移転時や拡大時に使える一時的な仮オフィス環境を指します。日本ではレンタルオフィスや仮オフィスと呼ばれることが多いですが、欧米では変化に対応しやすいオフィスであることを強調するためにスイングスペースと呼ばれることもあり、都市部を中心に人気を集めています。

スイングスペースには、オフィスで一般的に準備されているプリンターやインターネット環境、備品、アメニティなどが備え付けられていることに加え、ワーキングデスクや会議室なども準備されているため、業務をすぐに開始することができます。

また、賃貸契約に関しても多様なプランを準備しているスイングスペースが多く、短期間の利用や広さを限定しての利用も可能です。そのため、代替オフィスを準備するための手間や費用を大きく削減することができます。

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スイングスペースを活用する7つのメリット

スイングスペースには、企業が経営を戦略的に進める上で役に立つ数々のメリットがあります。
 

メリット① オフィス改装・移転時に仮オフィスとして利用できる

 
スイングスペースを利用する主な機会は、オフィスの改装時や移転時です。通常、オフィスの改装や移転には時間がかかり、その間の作業も滞ります。スイングスペースを使うことで、元のオフィスが使えない期間にも従業員が働くことができます。

また、オフィスを借りる手続きに関しても簡略化しているところが多く、通常のオフィスレンタルと比べると、契約に関する手間や時間を省くこともできます。
 

メリット② 業務に必要な機能や備品が揃っている

 
スイングスペースには、業務で必要となる機能がすでに揃っています。例えば、ITインフラやプリンター、ワーキングデスク、ビジネスチェアなど、従業員がすぐに業務を開始するために必要な機能や備品がそろっています。
 

メリット③ オフィス開設の費用を抑えることができる

 
一般的なオフィスの賃貸借契約においては、前納金として半年~1年分の賃料が必要になることがほとんどです。しかしスイングオフィスは短期間や一時的な利用を基本に設計されたオフィスのため、高額の前納金を支払う必要がありません。

また、オフィス利用料は毎月の支払金額がベースになるため、事前に利用する期間を決めておけば、スイングスペースの利用に関する費用を容易に見積もることができる点も大きなメリットです。
 

メリット④ 機材のメンテナンスや受付業務を依頼できる

 
新しいオフィスを利用する場合、これまでとは異なる機材の使い方に戸惑ったり、機材が故障した際に作業が滞ったりするなどの問題が起こりえます。しかしスイングスペースでは、機材の管理はオフィス管理者の責任となることが多いため、何かあった際にすぐに対応してもらうことが可能です。

また、場所によっては、受付や顧客対応などを代行してくれる場合があります。簡単な雑務や荷物の配送などを依頼することができるため、もしこのようなサービスが使える場合には利用してみるのもいいかもしれません。

異なるオフィスでも作業効率を落とさずに業務を続けたいと考える企業にとって、スイングスペースが実施している各種サポートは大きなメリットになりえます。
 

メリット⑤ ITセキュリティが強固なところが多い

 
スイングスペースは、さまざまな企業が入れ替わり立ち替わりで利用するのが一般的です。そのため、どのような企業でも作業できるようにITセキュリティに力を入れている場合がほとんどです。

新しいオフィスを使う場合、企業によってはITセキュリティの導入が重要ですが、スイングスペースでは強固なITセキュリティがあらかじめ確保されているためすぐに作業を開始できます。
 

メリット⑥ 利用する空間を調整できる

 
すでに作業スペースや備品が整備されているスイングスペースですが、企業の用途に合わせてレイアウトの変更ができることもメリットの1つです。

さまざまな企業の要望に応えることが重要なスイングスペースでは、個々の企業の要望に迅速かつ柔軟に対応できる基盤ができあがっているため、企業が使いやすい形に空間を調整できます。
 

メリット⑦ 他社の企業と情報交換ができる

 
他社の企業との情報交換を比較的容易に行うことができます。昨今は、複数の企業が協力しながら新しい事業を生み出すことが増えてきました。

スイングスペースで出会った企業の従業員と積極的にコミュニケーションを図り、新しいアイデアを得たり、場合によっては共同で活動を実施したりできることも大きなメリットです。

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利用できる主な機能・サービス

スイングスペースによって利用できる機能やサービスは異なりますが、主に以下のような機能やサービスが利用可能です。
 

・ワークスペース

 
企業の要望に合わせた広さのワークスペースが利用できます。ワークスペースは他企業と共同で利用する場合と、自社のみで部屋を利用する場合があります。また、カフェ型のワークスペースや個人作業特化型のワークスペースなど、多様な働き方に合わせてさまざまなタイプの部屋を準備しているスイングスペースもあります。

ワークスペースにはワーキングデスクやビジネスチェアが備え付けられていることが一般的で、用途に合わせて配置変更も可能です。
 

・会議室や談話室

 
ミーティングの際に必要になる会議室や、休憩やコミュニケーションに利用できる談話室なども備え付けられています。多くの場合は、ワークスペースとは別に予約制で利用できるようになっており、利用した時間に合わせて費用を支払う仕組みになっています。

ほかにも、簡単な調理ができる簡易キッチンやオンラインミーティングに適した個室、来客用の応接室などが準備されているスイングスペースもあります。
 

・備品・アメニティ

 
スイングスペースには、企業が業務を進める上で必要になる各種備品やアメニティが備え付けられています。

例えば、オンラインで仕事を進める上で重要なインターネット接続や強固なセキュリティ、プリンター、資料整理に役立つ本棚やロッカーなどが準備されています。スイングスペースによっては、パソコンやスキャナーなどが備え付けられているところもあります。

また、日常生活で頻繁に利用するアルコール消毒や石けん、ティッシュなどのアメニティが準備されていることも多く、業務に集中して取り組むことができる環境が整えられています。

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まとめ

オフィスの改装時や移転時に仮オフィスとして利用できるスイングスペースについて紹介しました。スイングスペースでは、オフィスを新たに準備するために発生する大量の手続きを省くことができるほか、すでに備わっている環境を利用し、業務をすぐに開始することができます。

今後、オフィスの移転や縮小を検討する企業が増えてくると考えられますが、スムーズにオフィス移転ができず、業務が滞ってしまう企業も出てくるかと思います。オフィスの改装や移転を検討する際には、スイングスペースの利用を検討してみることをおすすめします。

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