企業のメリットは？オフィスの移転・縮小の3つの検討ポイント

新型コロナウイルスの感染拡大によってリモートワークの導入が進んでいますが、それに伴い、オフィスの縮小を検討する企業が増えています。レンタルスペースの貸し借りサービスを運用する株式会社スペースマーケットは5月27日、同月中に実施した「働き方とオフィスのあり方に関するアンケート調査」の結果を発表しました。

調査では「オフィスの契約について、検討している・検討したいことは」という質問に対して、約4割の企業がオフィスの契約について何らかの検討をしている結果となりました。オフィス契約の検討内容に関してもっとも多かった回答は「家賃減額やフリーレント交渉」であり、2番目に多かったのは「オフィスを一部解約して縮小」でした。そのほか、多かった回答としては「人口密度を下げるためのオフィス増床」「解約してオフィス廃止（フルリモート化）」があります。

回答の中には、三密を防ぐためにオフィスを増床するという意見もみられましたが、オフィスの経費を削減するために家賃減額の交渉を行うことや、リモートワークに対応するためオフィスを縮小するという意見が優勢となりました。

また、従業員もリモートワークを望んでいることを示す調査結果があります。総合転職エージェントの株式会社ワークポートは2019年9月、「テレワーク」についてのアンケート調査を発表しました。

調査では「テレワークをしたいと思うか」という質問に対して、「思う」「どちらかといえば思う」と回答した人は73.6％に上ります。テレワークをしたい理由については、「通勤時間がなくなることで私生活が充実する」「働き方の自由度が広がる」「働きながら子育てや介護が可能になる」というものがありました。

上記の調査は緊急事態宣言の休業要請が始まる前に実施されたものですが、その時点からリモートワークを望む人が多かった様子がうかがえます。

オフィスを縮小する場合に検討しておきたいこととして、「原状回復工事」「契約日と解約日の確認」「従業員がどこで働くか」が挙げられます。

① 原状回復工事

オフィスの原状回復工事とは、オフィスを退去する場合に、入居したときと同じ状態に戻すことです。主な工事内容としては、オフィス全体のクリーニング、床に使用していたタイルカーペットを新しいものに張り替える作業、間仕切りを設置していた場合は撤去する作業などがあります。

オフィス退去時の原状回復工事費用は1坪当たりの単価で決まります。オフィスの内装工事を手掛ける株式会社エス・ビルドによると、1坪当たり平均で3万円程度ですが、大規模なオフィスの場合、1坪当たり10万円程度にもなります。原状回復にかかる期間は2週間から1か月程度となるので、原状回復工事にかかる費用と日数を事前に把握しておきましょう。

② 契約日と解約日の確認

オフィスを縮小するためには、これまで使用してきたオフィスを解約して、新たなオフィスを契約することになりますが、その際のおおまかな流れとしては以下の通りです。

・新オフィスの候補を事前に選んでおく
・旧オフィスを退去する6か月前*までに解約予告をする（*物件によって異なります）
・新オフィスを決め、契約する
・新オフィスのレイアウト作成、内装工事
・新オフィスへ引っ越し
・旧オフィスの原状回復工事
・旧オフィスの契約終了

新オフィスを契約するタイミングは、退去の半年ほど前が目安です。新オフィスのレイアウト作成や内装工事など、入居前に行っておく作業があるため、契約は早めに行っておきます。

また、旧オフィスを解約するタイミングは、原状回復がすべて終了した時点です。なお、先の項目で説明したとおり、原状回復工事は2週間から1か月程度かかるため、通常、旧オフィスを解約するのは引っ越ししてから1か月以上先になることが多いです。

そのため、新オフィスと旧オフィスの契約期間が重なることになりますが、その間は2か所のオフィスの賃料が発生します。賃料を抑えるためには、入居後の一定期間の賃料が無料となるフリーレントのオフィスを選ぶことも一つの方法です。

③ 従業員がどこで働くか

オフィスを縮小する場合、オフィスで働く従業員の人数は限られることになりますが、原則としてどこで業務を行うか、という規則を決めておく必要があります。例えば、業務の内容にもよりますが、原則としてオフィスでは業務を行わず、自宅やサテライトオフィスでのみ業務を行う、と決めてしまうこともできます。また、一定の人員はオフィスで業務を行い、その他の人員はサテライトオフィスで従事するといったように、出社に関するルールを設ける方法もあります。

これによって、オフィスの面積は最小限に抑えられます。なお、オフィスは最小限とするものの、定期的にミーティングを行いたい場合は、貸し会議室を利用してオフィスの家賃を抑える方法も考えられます。また、多様なサイズの会議室が併設されたフレキシブルオフィスであれば、専有スペースを最小限にしながらも、必要な時に必要なだけ会議室を活用するといったことが、一つのオフィスで実現できます。

オフィスを縮小することによって得られるメリットは、大きく分けると「費用の削減」と「多様な働き方の実現」です。

オフィスを縮小して費用を削減

オフィスの縮小によって削減される費用には、家賃、オフィスを運用するための維持費や従業員の交通費などがあります。多くの場合、オフィスは賃貸であることから、オフィスを借りることによって家賃が発生します。先の項目で株式会社スペースマーケットの調査結果を掲載しましたが、オフィス契約の検討内容に関する問いでもっとも多かった回答は「家賃減額やフリーレント交渉」でした。

リモートワークが広がることによってオフィスが広いほどその設備が過剰となりますが、そのような状態であれば家賃はできる限り抑えたいと考えるのが常でしょう。また、オフィスを運用するための維持費としては、電気代、電話代など固定費のほか、パソコンや複合機などのOA機器に関する費用があります。これらの費用はリモートワークを主体としてオフィスを縮小すれば、経費の削減につなげられます。

そのほか、リモートワークにすることで交通費の削減にもつながります。すべての社員がオフィスに通勤する場合は、定期代を会社が負担する必要がありますが、リモートワークを行う社員が増えるほど、定期代を抑えることが可能です。

このように、オフィスを縮小することで経費を大きく削減できることをご理解いただけたことと思います。

オフィスを縮小し、同時に働き方の多様性を実現

また、オフィスを縮小するのに併せて、リモートワークを推進することで、多様な働き方を実現できます。これまで通り、オフィスでの業務も可能ではありますが、在宅での勤務のほか、サテライトオフィスでの業務も可能となるため、時間にしばられることなく、従業員自身のペースで業務を進められます。

例えば、早めに業務を開始して早めに業務を切り上げる働き方も可能となるほか、子育てや介護をしている場合は、会社で勤務するよりも自宅で勤務する方が、融通が利きやすくなります。従業員にとって働きやすい環境をつくることができれば、従業員が長期間にわたって勤務しやすい状況となることから、会社側としても十分なメリットが期待できます。

新型コロナウイルスの感染拡大によって、社会情勢が大きく変化しています。リモートワークの普及に伴うオフィスの縮小はまさに時代の流れといえますが、見方を変えれば、効率的なオフィス運用へシフトする良い機会でもあるといえます。

リモートワークを望んでいる従業員が多い実情を踏まえれば、リモートワークの導入を積極的に検討しながら、合わせてオフィスの縮小も戦略的に考慮していくべきではないでしょうか。

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参考ソース：
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000148.000015560.html
https://www.workport.co.jp/corporate/news/detail/693.html
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000002.000058989.html
https://www.workport.co.jp/corporate/news/detail/693.html

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