WeWork 内観
2021.07.30

バーチャルオフィスとは?メリット・デメリットや注意点を解説!

ナレッジオフィス運用コスト削減

インターネットを介したサービスが急速に進化するにつれ、オフィスを作業場として利用しない働き方が普及しつつあります。そのような中で注目を集めているのが、「バーチャルオフィス」です。バーチャルオフィスを効果的に活用することで、オフィスにかかる費用を大幅に削減することが可能になります。
 
本記事では、今後ますます注目度が増すと考えられているバーチャルオフィスについて紹介します。
 
【目次】
・バーチャルオフィスとは?
・バーチャルオフィスのサービスや機能
・バーチャルオフィスのメリット
・バーチャルオフィスのデメリット
・バーチャルオフィスの利用に関する誤認
・バーチャルオフィス利用前の確認点
・バーチャルオフィス利用が向いている人
・まとめ

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、バーチャル(仮想の)という言葉が使われていることからも分かる通り、「仮想のオフィス」のことを指します。実際には存在しない空間をオフィスと見立てることで、郵便物の受け取りや法人登記、電話番号の利用など、オフィスの一部の機能が利用できます。

昨今はリモートワークの増加により、オフィスではなく自宅やカフェで働く方が増えています。そのため、作業場としてのオフィスのあり方や利用目的が、今一度見直されている傾向があります。

しかし、オフィスがないと仕事上不便なことも多々あります。そこで作業場はないが、オフィスの機能だけを備えたバーチャルオフィスが人気を集めています。

バーチャルオフィスのサービスや機能

バーチャルオフィスは通常のオフィスやフレキシブルオフィスなどとは機能面で大きく異なっています。バーチャルオフィスのサービスや機能についてしっかりと理解するようにしましょう。
 

◆ 電話番号やFAX番号が利用可能

 
バーチャルオフィスを利用することで、固定電話やFAX番号を利用できます。また、かかってきた電話や届いた資料は多くの場合、バーチャルオフィスのスタッフが転送してくれます。サービス内容についてはバーチャルオフィスによって大きく異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。
 

◆ 会議室が利用可能

 
バーチャルオフィスには専用の作業場はありませんが、共用の会議室や談話室などが備えられています。有料での利用が一般的ですが、事前に予約しておくことでミーティングや接客などに利用できます。
 

◆ 宅配便の受け取りや急な来客対応をしてくれる

 
バーチャルオフィスには担当のスタッフが滞在しているため、バーチャルオフィス宛てに届いた宅配便の受け取りや急な来客対応については担当スタッフが行ってくれます。しかしながら、スタッフが代行してくれるのは一般的なやりとりに限定されます。
 

◆ デスクなどの作業場は準備されていない

 
バーチャルオフィスでは実際に作業することは想定されていないため、個別のデスクや作業スペースなどは準備されていません。バーチャルオフィスによっては臨時の個別ブースなどが備えられている場合もありますが、オフィスによって異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

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Unsplash

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの人気が高まっているのは、バーチャルオフィスにはさまざまなメリットが存在するからです。バーチャルオフィスを利用することのメリットについて紹介します。
 

メリット① コストを削減できる

 
バーチャルオフィスを利用することで大幅なコスト削減につながります。オフィスのレンタルは毎月支払う固定費の中でも大きな割合を占めます。バーチャルオフィスは個人や企業が専有するスペースがないため、利用料が非常に安くなるのが一般的です。バーチャルオフィスやサービス内容によって異なりますが、月額10,000円程度で利用できる場合が多いようです。
 

メリット② 自宅住所の登記を回避できる

 
個人事業主であれば自宅住所を登記することもできますが、セキュリティやブランド力の観点から自宅登記を避けたいと考える方も多いでしょう。バーチャルオフィスの住所は登記可能となっている場合が多く、自宅外の住所を使って登記できることもバーチャルオフィスの大きなメリットです。
 

メリット③ 担当スタッフのサポートが受けられる

 
外出が多かったり、ミーティングが頻繁にあったりする方であれば、宅配便の受け取りや電話対応などができない場合もあります。しかし、雑を依頼するのに追加で1名を雇う場合、大きな費用が必要になります。

バーチャルオフィスを契約することにより、担当スタッフのサポートが受けられるようになるため、雑務のために追加で人材を雇用する必要がなくなります。サービスによっては有料になる場合もありますが、担当スタッフに頼むことで総合的な経費を抑えることにもつながります。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスは少し独特な位置づけのオフィスになるため、デメリットも複数存在します。
 

デメリット① 特定の許認可が取れない

 
バーチャルオフィスでは、特定の許認可が取れない場合があります。例えば、職業紹介業を開業する場合、厚生労働省の許認可を得るためには面談を行う個室を準備することが求められます。このように、いくつかの業種においてはバーチャルオフィスでは許認可が取れない可能性があるため、注意が必要です。
 

デメリット② 顧客が混乱する可能性あり

 
顧客が住所を頼りに訪問した際、従業員がそこにはおらず、混乱する場合があります。そのため、事前にバーチャルオフィスであることを知らせておくか、事前にアポイントを取るように依頼するなどして、顧客が混乱するのを避けるようにする必要があります。

バーチャルオフィスの利用に関する誤認

バーチャルオフィスは実際のオフィスがないということで「社会保険に加入できない」「銀行の法人口座は開設できない」などといわれることがあります。しかし、基本的には通常のオフィスと同様に銀行の口座を開設でき、社会保険にも加入できます。
 

誤認① 社会保険に加入できない

 
バーチャルオフィスでは社会保険に加入できないという声を聞きます。しかし、実際には多くの会社がバーチャルオフィスを利用して社会保険に加入しています。社会保険への加入は義務であるため、バーチャルオフィスを利用したことで社会保険に加入できないということはありません。

ただし、バーチャルオフィスを利用することにより、社会保険加入の手続きが多少複雑化することはありえます。例えば、社会保険に加入する際には書類の保管場所を準備する必要があり、実務スペースのないバーチャルオフィスでは条件をクリアできない場合があります。しかし、バーチャルオフィスに協力を仰ぐことで解決できる場合がほとんどです。
 

誤認② 銀行の法人口座は開設できない

 
事業をスタートさせるためには銀行の法人口座が必要です。その際に住所が必要になりますが、バーチャルオフィスの住所では銀行が認めてくれず、口座が開設できない事例が複数発生しました。

しかしながら、バーチャルオフィスの住所で銀行口座が開設できるかどうかは、依頼する銀行とバーチャルオフィスによって異なります。実際には、バーチャルオフィスの住所で銀行口座が開設できた事例は多くあり、またバーチャルオフィスだから口座が開設できないと回答している銀行はごく少数です。

しかし、利用開始した後に口座開設ができないことが明らかになると、事業開始に支障をきたします。利用しようと考えている銀行とバーチャルオフィスに、銀行口座が開設できるかどうかを事前に確認しておくとよいでしょう。

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Unsplash

バーチャルオフィス利用前の確認点

バーチャルオフィスの利用を積極的に考えている方は、以下に紹介する確認点についてもチェックしておきましょう。
 

確認点① マイナスイメージがないか

 
バーチャルオフィスの住所がマイナスイメージを与えるものになっていないかに注意してください。例えば、地域の方からはあまり好まれていないエリアにバーチャルオフィスを設けた場合、それだけで印象が悪くなる場合もあります。

同様に、過去に犯罪や事故があった建物の場合も印象が悪くなります。バーチャルオフィスを利用する前に、ネットで情報を集めたり、地域の住民に聞いてみたりすることをおすすめします。
 

確認点② アクセスが良好か

 
バーチャルオフィスは実際の実務を伴わないため、アクセス面に関しては軽視されがちです。しかし、バーチャルオフィスの会議室を利用したり、宅配便を受け取りに行ったりなど、立地が重要になる場合もあります。自身にとって使いやすい立地であるか、アクセスが良好かなどについても検討するとよいでしょう。

バーチャルオフィス利用が向いている人

バーチャルオフィスは、以下のような方に特におすすめです。

・オフィスにかかる費用を少しでも安くしたい
・自宅やカフェで作業するため、作業場としてのオフィスは必要ない
・マンションなどの自宅が規約上法人登記できない
・商品やサービスのブランド力を高めるためにも都市部の住所で登記したい
・自宅登記はプライバシー確保の観点から避けたい
・簡単な雑務を依頼できるスタッフを確保したい
・個人事業主や小規模ビジネス

もしこれらに当てはまる場合は、バーチャルオフィスの利用を検討してみるとよいでしょう。一方で、オフィスで作業をしたい方や頻繁に来客者がある場合は、バーチャルオフィスの利用はあまり向いていません。自身のワーキングスタイルに合わせて適切なオフィスを選択するとよいでしょう。

まとめ

本記事ではバーチャルオフィスの全体像を説明するとともに、バーチャルオフィスを利用する前にすべきことについて紹介しました。バーチャルオフィスはテレワークとも非常に相性の良いサービスで、今後利用者がますます増えていくと考えられます。もし現状のオフィス費用を削減したいとお考えでしたら、バーチャルオフィスの利用を考えてみるとよいでしょう。

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