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2021.09.10

テレワーク環境の重要性は生産性に影響する?必要な要素を解説

ナレッジ働き方改善

新型コロナウイルスの影響で急速に広まったテレワークですが、急いでテレワークに移行した企業の中には、テレワーク環境を整えられずに生産性を落とした例もあります。
 
そこで本記事では、テレワーク環境の重要性について説明していきます。テレワークに適した環境を整えて、生産性の向上に努めていきましょう。
 
【目次】
・テレワーク環境の重要性とは?
・テレワークにおけるセキュリティ対策の重要性
・テレワーク環境に必要なもの
・テレワーク環境整備に業務効率化ツールも有効活用しよう
・まとめ

テレワーク環境の重要性とは?

テレワークを行う際には、環境を整えることが重要です。例えば、職場とは異なる低クオリティのパソコンを利用しているのでは、作業効率が悪くなり、結果として生産性が下がるのは容易に想像がつくでしょう。

しかしながら、テレワーク環境は二の次に、とりあえずテレワークを実施しているという企業も多いようです。テレワークの導入に失敗しないためにも、なぜ環境を整えることが大切なのかについて詳しく説明していきます。
 

・生産性の維持・向上のためには適切な機材やツールが必要

 
テレワークを実施する際には、多くの企業が代替のパソコンを準備します。デスクトップパソコンは持ち運びが困難なことや、頻繁な持ち運びが生じると盗難や故障などが発生する可能性があるためです。

それでも予算がなく、個人用のパソコンを使ってテレワークを開始する企業も多くあります。そのような中、明らかに質の低いパソコンでは作業スピードが遅くなったり、システムが作動しなかったりなど、ムダな時間が長くなり、生産性が落ちてしまいます。

同様に、テレワークを行うにはネット環境や通話用機材なども必要です。これらが業務で使えるクオリティに達していない場合、会話が聞き取れずに何度も聞き返したり、聞き間違えにより大きな失敗を犯したりする可能性もあります。
 

・安心して働くためには適切な業務効率化ツールが必要

 
テレワークで生じる大きな問題の1つが、働いている従業員の姿が見えないことです。オフィスであれば誰がどの仕事をしているのかが一目で分かるものの、テレワークでは何をしているのかがお互いに見えなくなり、サボっているのではないかという疑念がわいてくることもあります。

全員が気持ちよくテレワークを行うためには、オフィスの当たり前をテレワークでも可能にする業務効率化ツールを導入する必要があります。従業員同士のやりとりを促進するためのチャットツールや、仕事内容の見える化を図るスケジュール管理・タスクツールなどの導入は必須ともいえます。
 

・モチベーション維持のためには適切なルールや規約が必要

 
テレワークにおいては通勤せずに自宅で働くことができるため、楽な働き方と考える人もいます。しかし、実際にはテレワークならではの課題も多く、成功体験の希薄化などにより従業員のモチベーション維持が難しいと感じる企業も少なくないようです。

テレワークでもモチベーションを維持しながら働くには、テレワーク従業員に対する適切なサポートや、テレワーク中でも参加できるイベント、仕事への意欲を高めるための上司からのメッセージなど、さまざまなことを意図して実施する必要があります。

テレワーク環境を適切に構築できない場合、生産性を下げるばかりか、従業員の信頼を失ったり、働く意欲を低下させたりする可能性もあります。テレワークを導入する際には、テレワークに適した環境をしっかりと整備することが重要です。

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テレワークにおけるセキュリティ対策の重要性

テレワークを実施する際には、セキュリティ対策に特に力を入れる必要があります。例えば、プライベートで利用しているパソコンにウイルスが侵入し、重要なデータがすべて消えてしまうといったことは十分に起こりえます。また、外出先でパソコンを利用する際に盗まれ、機密情報が漏れてしまうこともあります。

ここでは、テレワーク中に起こりうるセキュリティ関連の問題とその対策について紹介します。
 

・不正アクセス

 
テレワークで利用しているパソコンに何者かがアクセスする行為です。情報が抜き取られたり、データを改ざんされたりすることがあります。

対策
・パソコンに高性能のセキュリティソフトを導入する
・指定以外のネット環境を利用しない
・仮想デスクトップ機能など、テレワーク向けのセキュリティシステムを利用する

など
 

・パソコン紛失

 
テレワーク用のノートパソコンをどこかに置き忘れてしまったり、誰かに盗まれてしまったりした場合に、情報が漏れてしまう可能性があります。

対策
・ノートパソコンを利用できる場所(働く場所)のルールを設ける
・紛失時にデータ消去ができる遠隔管理ツールを導入する

など
 

・ウイルスの侵入

 
不正サイトなどを開いた際にそのサイトを通じてウイルスが侵入し、データが消去されたり、個人情報が盗まれたりします。

対策
・テレワーク中のパソコン利用のルールを厳格に定める
・テレワーク中にアクセスできるページを制限する
・個人のパソコンにデータを保管しないようにする

など

テレワーク環境に必要なもの

テレワークを実施する際には、以下の設備や機器、システムを揃えるとよいでしょう。
 

・インターネット環境とテレワークスペース

 
テレワークのほとんどはインターネットを介してやりとりをします。そのため、安定したインターネット回線が配備されているかどうかが重要です。また、会社のオフィスデスク代わりとなるテレワーク用の作業スペースもあると、さらに作業効率が良くなります。
 

・パソコン

 
テレワークのほとんどはパソコンを利用して作業することになります。そのため、利用するシステムやツールが問題なく機能するクオリティのパソコンが必要です。必要となるパソコン性能は仕事内容によって異なります。テレワークを開始する前に、業務内容とスペックの確認は実施しておくとよいでしょう。
 

・ヘッドセットやWebカメラ

 
テレワーク中にオンライン通話などを行う際には、マイクやイヤホンといったヘッドセットを準備するのがベストです。クオリティを重視しないのであれば、パソコンに内蔵されているマイクやスピーカーでも問題ありません。ただし、重要な会議や商談で利用する場合は、ノイズ除去機能がついた高性能ヘッドセットの利用をおすすめします。同様にWebカメラも用意しておくと完璧です。
 

・労働規約の整理

 
テレワークを新たに導入する企業は、社内の労働規約について一度確認する必要があります。従来の労働規約はオフィスでの労働を前提に作られているため、テレワークでは当てはまらないことも多々あります。テレワーク向けのルールを作り、従業員に示すことで、認識をすり合わせ、未然にトラブルが起きるのを回避することができます。
 

・必要に応じた業務効率化ツール

 
実際にテレワークをしていくと、オフィス勤務と比べ、不便な点も出てきます。それらの不便さを解決するためには、適切な業務効率化ツールを導入することが重要です。

ただし、昨今では多くのビジネス向けツールが提供されており、どのツールを利用すればよいのかの判断が難しい場合もあります。この時に忘れてはいけないのが、「自社の目的や課題が何であるか」です。業務効率化ツールはあくまでも目的に合わせて適切に導入することで、はじめて成果を期待できます。そのため、課題や目的に合わせて適切な業務効率化ツールを導入するようにしてください。

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テレワーク環境整備に業務効率化ツールも有効活用しよう

テレワークをより快適に、かつ生産性を維持・向上させるためには、適切な業務効率化ツールを導入する必要があります。ここからは、代表的な業務効率化ツールの種類を紹介します。目的や課題に合わせて活用してみてください。
 

◆ Web会議ツール・オンライン商談ツール

 
Web会議ツールは、テレワーク中でもほかの従業員とオンライン会議ができる、テレワークに必須の業務効率化ツールです。企業内での連絡や会議用に、最低でも1つは社内共通のWeb会議ツールを導入しておくとよいでしょう。

また、営業が多い企業には、営業に関する各種便利機能が揃ったオンライン商談ツールもおすすめです。
 

◆ スケジュール管理ツール・タスク管理ツール

 
ほかの従業員の働いている様子が見えずに困っている企業には、「スケジュール管理ツール」の導入をおすすめします。スケジュール管理ツールを導入することで、各従業員がどのような仕事を抱えているのかを確認できるようになります。また、チームで仕事を共有することが多い場合には、仕事の進捗状況を確認できる「タスク管理ツール」の利用がおすすめです。
 

◆ チャットツール・コミュニケーションツール

 
ほかの従業員が近くにいないテレワークでは、オンライン上でコミュニケーションをとる必要があります。そこでおすすめなのが、「チャットツール」です。メールよりも気軽に利用できることに加え、スタンプ機能も搭載されていることから、普段の会話により近い形で利用できます。

テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションを推進したい場合は、相手を賞賛したり経験を共有したりできる「コミュニケーション促進ツール」を利用するのも1つの手です。
 

◆ RPAツール

 
「RPA」とは、Robotic Process Automationの略語で、ロボットによる業務の自動化を指します。ロボットはAIとは違い、複雑な判断を伴う作業は得意ではないものの、ルール通りの単純作業であれば大きな力を発揮します。単純作業はロボットに任せ、重要な作業を人間が行うことで作業効率を上げることができます。
 

◆ ペーパーレス化ツール・デジタル印鑑ツール

 
テレワークでは書類の受け渡しなどが困難です。しかし「ペーパーレス化ツール」を導入すれば、ほとんどの資料はオンラインで共有できます。また、重要な書類にサインすることが多い場合には、「デジタル印鑑ツール」を利用することで、自宅にいながらでも重要書類にサインができるようになります。

まとめ

本記事では、テレワークを行う際の環境の重要性について紹介するとともに、テレワーク時に整備したいテレワーク環境について紹介しました。パソコンとインターネットがあればすぐに開始できると考えられがちなテレワークですが、適切なテレワーク環境が整っていなければ、生産性を大きく下げることになってしまいます。

テレワーク時の仕事内容を確認しつつ、適切なテレワーク環境を整えられるように工夫してみてください。

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参考:
https://www.otsuka-shokai.co.jp/solution/keyword/hatarakikata/telework/telework-environment/
https://www.mhlw.go.jp/content/000759469.pdf
https://eset-info.canon-its.jp/malware_info/special/detail/210413.html
https://www.otsuka-shokai.co.jp/solution/keyword/hatarakikata/telework/telework-preparation/
https://www.mhlw.go.jp/content/000759469.pdf
https://www.justsystems.com/jp/lab/efficiency/efficiency-tool.html

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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