WeWork 内観
2021.09.10

チャットツールのメリットとは?選び方や比較の際のポイントを解説

ナレッジ働き方改善

ビジネスチャットは、企業内でのコミュニケーションスピードを速めるだけでなく、セキュリティを強化できたり、確実な情報伝達ができたりするなど、さまざまなメリットがあります。
 
本記事では、企業の業務効率化に大きく貢献するビジネスチャットの選び方や比較のポイントについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
 
【目次】
・ビジネスチャットとは?
・ビジネスチャットを利用するメリットとは?
・ビジネスチャットの選び方とは?
・ビジネスチャットを比較する際のポイントとは?
・ビジネスチャットの導入事例
・まとめ

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、ビジネスの現場において従業員同士が円滑なコミュニケーションを図ることを目指して作られたチャットツールです。

これまでビジネス現場でのコミュニケーション手段といえば、メールが一般的でした。しかしメールでは、過去のやりとりが見つけにくかったり、形式に従うあまりスピーディーなやりとりができなかったり、仕事とは関係のないメール(広告やメルマガなど)でボックスがあふれてしまったりするという状況がありました。

ビジネスチャットはビジネスに特化したチャットツールであるため、スピーディーな情報交換ができることに加え、特定の相手との過去のやりとりを素早く確認したり、プロジェクトに応じてグループを作成し、そのメンバーだけで情報交換をしたりすることができます。また、業務以外の情報が入ってくることがなく、業務効率化を図る上で役に立つ多くの機能が含まれています。

これらのことから、多くの企業がビジネスチャットを導入しており、主要なコミュニケーション手段になりつつあります。

ビジネスチャットにはさまざまな種類がありますが、一般的に以下のような機能が含まれています。

・業務効率化を図る上で役立つ機能
・リプライ機能やスタンプ機能
・ほかの業務効率化ツールとの連携
・高度なセキュリティ管理
・過去履歴の検索や保存
・管理者によるアカウント管理

テレワークをはじめとした多様な働き方が企業の関心事になるにつれ、たとえ離れていても、スピーディーかつ気軽にコミュニケーションを図ることができるビジネスチャットの注目度は高まっています。

コミュニケーション イメージ
Unsplash

ビジネスチャットを利用するメリットとは?

ビジネスチャットには、業務効率化やコミュニケーションの円滑化、スピーディーなやりとり、情報の管理など、さまざまなメリットがあります。ビジネスチャットが持つ数々のメリットについて紹介します。
 

メリット① メールよりも迅速なコミュニケーションがとれる

 
チャットツールではメールを送る際に必要なビジネス定型文や挨拶文などが必要ないため、本当に必要な内容のみを厳選して送信することができます。そのため、メールよりも迅速なコミュニケーションが図れ、素早く仕事を進めることができます。
 

メリット② 親しみのあるメッセージ交換が可能

 
ビジネスチャットでは、テキストだけでは伝わりにくい感情面を共有するために、充実したスタンプ機能が搭載されています。テキストメッセージとともにスタンプをつけることで、自分がどのように考えているのかをわかりやすく相手に伝えることができます。

遠隔でのメールのやりとりは、相手の考えが分からずに悩みの種になることもよくあります。スタンプを利用することで、両者の感情を適切に共有でき、情報交換ややりとりがスムーズに進みます。
 

メリット③ ビジネスがスピーディーに展開できる

 
ビジネスチャットには、チャット機能のほかにも音声通話や動画通話機能が含まれています。また、スマホやタブレットなど、さまざまデバイスで利用できるため、外出中であっても即座に確認し、返信できます。これらの機能のおかげでビジネスがスピーディーに展開できます。
 

メリット④ チャットデータをもとに改善策を考案

 
利用者間のやりとりの記録をデータとして収集することができ、コミュニケーションが少ない部署やチャット頻度が減ってきている従業員を早期に見つけ出せます。また、業績の良い部署のチャットツール活用方法をもとに、企業にとってより良い活用法を見い出すこともできます。
 

メリット⑤ セキュリティ強化、情報漏洩防止

 
ビジネスに特化したチャットツールであるビジネスチャットは、セキュリティや情報漏洩に力を注いでおり、高精度のセキュリティシステムが取り入れられています。アカウント管理については企業や個人に委ねられるものの、ビジネスチャットへの外部からの侵入は起こりにくくなっています。

ビジネスチャットの選び方とは?

ビジネスチャットの注目度が増すにつれて、さまざまなビジネスチャットがリリースされています。ビジネスチャットを選ぶ際には、以下のポイントを参考にしてみてください。
 

ポイント① 用途と機能

 
一概にビジネスチャットといっても、チャット機能に力を入れているものもあれば、コミュニケーションをより促進するためのスタンプに力を入れているものまでさまざまです。まずはビジネスチャットをどのような目的で利用したいのかを明確にし、その用途に合った機能を備えたビジネスチャットを選ぶことが重要です。
 

ポイント② セキュリティやサポート

 
セキュリティに力を入れているビジネスチャットが多い傾向にあるものの、その性能はツールによって異なります。重要な情報を取り扱う企業は、セキュリティに力を入れているビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。

また、自社にITの担当者がいない場合は、カスタマーサポートが充実しているビジネスチャットを選ぶのも1つの手です。
 

ポイント③ 価格

 
ビジネスチャットは無料のものから有料のものまであります。価格が高いからといって性能がよいというわけではなく、使わない機能が大量に含まれているツールも存在します。価格と利用できる機能をしっかりと見比べ、自社にぴったりのビジネスチャットを選ぶようにしてください。

コミュニケーション イメージ
Unsplash

ビジネスチャットを比較する際のポイントとは?

ビジネスチャットの候補を絞りきれない場合は、複数のビジネスチャットを比較することになります。ビジネスチャットを比較する際には、以下のポイントを確認するとよいでしょう。
 

ポイント① 市場シェア

 
多くの企業で利用されているビジネスチャットは、日本企業にも使いやすい機能が搭載されていると考えることができます。どちらのビジネスチャットを利用するかで迷った際には、より多くの市場シェアを獲得している、もしくは導入実績が豊富なビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。
 

ポイント② 無料トライアル or 無料プランがあるか

 
ビジネスチャットが効果的であるかどうかを調べるためには、実際に使ってみるのが一番です。多くのツールでは無料トライアルもしくは無料プランが用意されているため、まずはそれらの無料プランを利用し、「使いやすいか」「企業にとってプラスになるか」を確認するとよいでしょう。

ビジネスチャットの導入事例

ビジネスチャットの導入により、企業の作業効率を高めた事例が多く存在します。今回は、ビジネスチャット導入の成功例を2つ紹介します。
 

事例① 医療業界でスピーディーで確実なやりとりを実現

 
医療の現場では、確実な情報交換をスピーディーに行う必要があります。これまではメモやメールで対応していましたが、情報を1つ見落とすことが命にも関わる現場において、より優れた方法を模索していました。

このような背景のもと、情報交換のスピードアップや確実な情報伝達を目指してビジネスチャットを導入する医療現場が急増しました。ビジネスチャットでは迅速に情報を交換できるだけでなく、受け手が情報を確認したかどうかも確認できます。また、スマホを用いていつどこでも情報を確認したり、通話ができたりする便利さも高い評価を得ています。
 

事例② 高いセキュリティで顧客情報の保護に成功した販売業

 
販売業では顧客の個人情報を大量に取り扱うため、セキュリティの確保がとても大切です。ビジネスチャットはセキュリティに力を入れているものが多く、ビジネスチャット経由で情報のやりとりをすることでセキュリティ問題をクリアすることに成功しました。

また、販売業では多くの顧客とやりとりをするため、誰とどのやりとりをしたのかが複雑になりがちです。その点ビジネスチャットでは、顧客一人ひとりとチャットルームを作成できるため、過去のやりとりが簡単に確認でき、顧客への対応ミスが減るなど、大きな効果をもたらしています。

まとめ

本記事ではビジネスチャットの主な機能を説明するとともに、チャットツールを選ぶ際のポイントについて紹介しました。ビジネスチャットは昨今急速に普及しており、多くの企業がチャットツールを活用して作業効率を高めています。もしビジネスチャットの導入をお考えの場合は、ぜひ検討してみてください。

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参考:
https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-001.html
https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-001.html
https://aipo.com/blog/businesse-chat-industry/
https://www.itreview.jp/categories/business-chat#category-description
https://www.itreview.jp/categories/business-chat#category-description
https://aipo.com/blog/businesse-chat-industry/

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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