公開日:2021.10.21 | 更新日:2021.10.26

フリーアドレスとは?メリット・デメリットや導入方法を解説!

ナレッジ働き方改善

固定の座席を設けず、どの席でも自由に作業ができる「フリーアドレス」は、クリエイティブな業務に向いており、テレワークとの相性も良いことから多くの企業が導入し始めています。本記事では、フリーアドレスのメリット・デメリットや向いている職種の条件などについて紹介します。

【目次】

  • フリーアドレスとは
  • フリーアドレスのメリット
  • フリーアドレスのデメリット
  • フリーアドレスの成功例と失敗例
  • フリーアドレスに向いている職種と向いていない職種とは?
  • フリーアドレス制を導入する際の注意点
  • まとめ

フリーアドレスとは

「フリーアドレス」は、従業員が決められたデスクを持たず、毎回違う席を選択して働くことをいいます。フリーは自由、アドレスは住所や働く場所を指すことから、働く場所を自由に決められるオフィススタイルです。通常のオフィスでは、個人が専用のオフィスデスクを所有しており、毎回決められた場所を利用して働きます。この決められた席という枠組みを取り壊し、仕事内容や気分に合わせて自由な席で働くことができるスタイルがフリーアドレスの特徴です。

フリーアドレスを最初に提案したのは日本企業だったといわれています。1987年にある企業の技術研究所で試験的に導入されました。しかし、注目されるようになったのはつい最近のことです。フリーアドレスが注目を集めるようになった背景としては、クリエイティブな仕事が重要視されるようになったことが挙げられます。以前の日本における仕事では、決められた内容を適切にこなすことに重点が置かれる傾向にありました。しかしながら変化の激しい時代に突入したことで、新しい価値を備えた商品やサービスを生み出すことに主眼が置かれるようになりました。そして、フリーアドレスは新しいアイデアを生み出すオフィススタイルとして成果を上げ始めました。

フリーアドレスは、気分によって席を変えることで思考に変化を持たせることができることに加え、毎回違うメンバーと顔を合わせることで新しい気づきが生まれ、アイデアを生み出すことに優れています。そのため、ITやクリエイティブ系の企業において積極的に取り入れられるようになっています。また、大企業においては一部の部署にフリーアドレスを取り入れたり、誰もが自由に使えるフリーアドレススペースを設けたりするなど、多くの企業が積極的な導入を図っています。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスの導入が進んでいる理由は、フリーアドレスには多くのメリットがあるからです。ここでは、フリーアドレスのメリットについて紹介します。

①さまざまな同僚と会話することで新しいアイデアや気づきが生まれる
フリーアドレスは席が固定されていないため、毎回異なるメンバーの近くで仕事をすることになります。メンバーが替われば異なる専門性を持つメンバーから新たな着想が得られるようになるため、これまで考えつかなかったアイデアや気づきが生まれ、よりよい仕事につながります。

②毎回気分をリフレッシュして働ける
デスクを変えることで、気分を切り替えながら働けるようになります。たとえば、考え事をする際にはリラックスできるソファー席を利用したり、集中したいときにはボックス席を利用したりするなど、仕事内容や気分に合わせて席を変えることでリフレッシュしながら働くことができ、生産性の向上につながります。

③オフィスの縮小につながる
フリーアドレスは、昨今増えつつあるテレワークと相性の良いオフィススタイルだと考えられています。従業員がテレワークで働いている場合、オフィスにあるデスクは不必要なものになります。しかしフリーアドレスであれば、オフィスで働く人数分の席のみを準備すればよいため、広いオフィスを確保する必要がなくなり、オフィスの縮小に取り組めます。

④企業のチーム力が高まる
フリーアドレスは個人個人が集中して働くというよりも、お互いがアイデアを出し合い、創造的な視点のもとで働くことに重点を置いています。フリーアドレスでは自然とコミュニケーションが促進されるため、取り入れた部署のチーム力が高まります。

⑤オフィスの美化につながる
自分のデスクを所持している場合、私物を置いたり、後片付けが後回しになったりすることで、オフィスが徐々に乱れてきます。フリーアドレスは全員のスペースを全員で共有するというスタイルのため、使い終わったらすぐに整理し場所を明け渡す必要があります。常に掃除や整理整頓を行うことで、きれいなオフィスを維持できます。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスには多くのメリットがあるものの、いくつかのデメリットも存在します。デメリットの面についても十分に理解し、フリーアドレスの導入を検討してみるとよいでしょう。

①変化をストレスに感じる従業員もいる
毎回異なるメンバーと働くことになるフリーアドレスは、変化を嫌う人にとってはストレスになる可能性もあります。人間関係が原因となり、仕事に集中できないなどの問題も起こることもあるので慎重な検討が必要です。

②働く場所が固定化しやすい
本来さまざまな同僚と働くことが期待されるフリーアドレスですが、取り組むうちに席が固定化され、固定デスクとほとんど変わらないようになってしまったという例もあります。従業員が働きやすい環境を求めた結果、働く場所やメンバーが固定され、フリーアドレス導入前とさほど変化がなくなってしまうことも考えられます。

③業務内容によって合う合わないがある
フリーアドレスは、パソコンとネット環境があれば働けるエンジニアやクリエイターなどの業種には適している一方で、多くの書類を取り扱ったり、頻繁な電話対応が必要だったりする業種には向いていません。業務内容をよく考えた上で、フリーアドレスが適切かどうかを検討する必要があります。

フリーアドレス成功例と失敗例

フリーアドレスの導入を検討している企業は、すでにフリーアドレスを導入した企業の事例を参考にするとよいでしょう。ここでは、フリーアドレス導入の成功例と失敗例を紹介します。

成功例
デザインの仕事を中心に実施しているB社は、テレワーク勤務者の増加に合わせてフリーアドレスを導入しました。オフィスデスクの数を50%削減するとともに、デスクを個人利用から誰でも利用できる作業場に変更。空いたスペースを利用し、カフェスペース、個室ブース、雑談スペースを設けました。テレワークによりオフィスを利用する人数が減ったことから、オフィスを広々と利用できるようになり、コミュニケーションが自然と増加しました。また、自由に会話ができる場所、集中して取り組める場所、自宅の自由に使えるデスクなど、さまざまな利用方法が可能になり、従業員の満足度が大きく高まったといいます。

失敗例
企業Aは、社内のコミュニケーションを促進すること、創造的なアイデアが生まれやすくすることを目指し、フリーアドレスを導入しました。オフィスにあった個人デスクを整理し、場所を選ばずに働けるようにしました。最初は目新しさにより、肯定的な意見が多かったものの、「周りから話しかけられて仕事に集中できない」「個人の仕事道具が置けないことで作業効率が下がる」「強制的にコミュニケーションを図らなければならないのはストレスがたまる」などの否定的な声も聞かれるようになりました。働き方改革の1つとして取り組んだフリースタイルは、わずか数か月後にはこれまでのオフィススタイルに戻さざるを得なくなったといいます。

フリーアドレスは導入すればうまくいくというものではなく、企業の狙いに応じて適切に導入することで初めて成果が得られます。成功例と失敗例を参考にしながら、自社に合ったフリーアドレスの形をとるとよいでしょう。

フリーアドレスに向いている職種と向いていない職種とは…?

前述のように、フリーアドレスにはデメリットやうまくいかなかった先行事例も存在しています。フリーアドレスを導入する際にはさまざまな要素を検討する必要があり、中でも重要なのが職種です。それでは、フリーアドレスに向いている職種と向いていない職種について紹介します。

フリーアドレスに向いているのは、パソコンとネット環境があればほとんどの仕事をこなせて、かつ個人作業よりも他者との話し合いや相談の価値が高い職種です。たとえば、エンジニアやデザイナー、クリエイターなどが該当します。また、個人デスクを使うことがほとんどないような、外回りの営業が多い企業にも向いています。

一方でフリーアドレスに向いていないのは、資料を大量に扱ったり、頻繁な電話対応が必要だったり、各人が他者では代行できないような専門性が高い仕事を扱ったりするような職種です。これらの職種でフリーアドレスを導入してしまうと、作業効率が大幅に落ちる可能性があります。

フリーアドレス制を導入する際の注意点

最後に、フリーアドレス制を導入する際の注意点についていくつか紹介します。

従業員の意見を聞きながら進める
オフィスのスタイルは経営陣が決めるものですが、実際にそこで働く従業員の声を無視してフリーアドレス化を進めてしまうとうまくいかない可能性が高まります。従業員の作業効率や心理的な不安などにも耳を傾け、皆が納得できる形で導入するとよいでしょう。

作業場と雑談スペースはしっかりと分ける
自由に使えるデスクを置いただけのフリーアドレス制は、集中して作業できる場所がないため、うまくいかなかったなどの事例が増えています。周りの従業員とコミュニケーションをとるのは重要なことですが、集中して作業することももちろん大切です。集中して作業できる作業場は、周りからの介入を防ぐという意味においても非常に重要です。

運用ルールの決定
フリーアドレスはどの席でも自由に使えるため、一部の人が自分勝手に利用してしまうとほかの従業員が気持ちよく働けません。デスクを使った後の後片付けや雑談スペースでの制限時間、各スペースでの作業の仕方などを事前にしっかりと決めておくことで、全従業員が気持ちよく働くことができます。

まとめ

本記事では、フリーアドレスについて詳しく説明するとともに、導入を考えている企業に向けたポイントについて紹介しました。フリーアドレスは企業の働き方を大きく変える可能性がある一方で、無理に導入してしまうと、効率が下がることもあります。企業の実態に合わせて適切に導入するようにしてください。

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