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2020.06.30

テレワークやリモートワークの導入に必要なマニュアルとは?

ナレッジ働き方改善

テレワークの導入企業の9割近くが、「運用面」での課題を抱えていると言われています。従業員の不安を取り除くためにも、特に、労務管理や情報セキュリティに関する社内ルールの作成は急務であると言えるでしょう。この記事では、テレワーク(リモートワーク)の導入マニュアルを作成する際のポイントを解説します。

テレワークには「運用面での課題を感じる」が大多数

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の流行をきっかけとして、テレワークやリモートワークの導入企業が増える一方で、多くの課題が噴出しています。

日本経済新聞社のアンケート調査によれば、テレワーク(リモートワーク)を導入した大企業の役員の91%、中小企業の役員の77%が「運用面での課題を感じる」と回答。[注1] リモートワークをスムーズに導入するうえで、導入プロセスをフォローする手引書やマニュアルの必要性が浮き彫りになっています。

本記事では、総務省の「テレワーク導入手順書」に基づき、テレワーク(リモートワーク)のマニュアルのポイントや具体例を解説します。

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テレワークやリモートワークが抱える2つの課題

在宅勤務がメインの「自宅利用型テレワーク」、サテライトオフィスやレンタルオフィスを活用する「施設利用型テレワーク」など、テレワーク(リモートワーク)には様々な類型があります。こうした働き方に共通する課題は次の2つです。
 

① 情報セキュリティ上のリスクがある

 
通常の勤務形態であれば、情報資産は会社の業務システムで管理され、外部に持ち出されることはありません。しかし、テレワーク(リモートワーク)では、会社の情報資産を従業員が事業所外に持ち出し、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどで利用します。そのため、従業員のノートPCへのウイルス・マルウェアの感染、Web会議システムの誤操作による情報漏えいなど、情報セキュリティインシデントが発生しやすい環境といえます。

日本ネットワークセキュリティ協会によると、個人情報漏えいの原因で多いのが、「紛失・置き忘れ(26.2%)」「誤操作(24.6%)」「不正アクセス(20.3%)」の3つ。[注2] こうしたインシデントは、在宅での勤務やサテライトオフィスの利用でも発生しやすく、テレワークやリモートワーク時は業務ルールによる対策が必要であると考えます。
 

② 勤怠管理や労務管理の難しさ

 
テレワークやリモートワークの課題の1つが、勤怠管理や労務管理の難しさです。テレワークでは、従業員一人ひとりの働きぶりや業務プロセスが見えません。オフィスでの業務と違い、業務時間中に在席しているか、離席しているかの確認さえ困難です。しかし、労働基準関係法令はテレワーク(リモートワーク)時にも適用されます。

特に、2019年4月1日の労働安全衛生法(労安衛法)改正により、雇用主は「労働時間の適正な把握」が義務付けられたため、企業はテレワーク実施者の労働時間を管理する仕組みづくりが必要です。対面で顔が見えない作業環境のなかで、新しい労務管理のあり方が求められています。

また、新型コロナウイルス感染症対策のため、急にテレワークやリモートワークに移行したことで、慣れない働き方に不安を感じる従業員も少なくありません。快適に働ける作業環境を整えるためにも、企業側がテレワーク(リモートワーク)時の社内ルールやマニュアルを整備しましょう。

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テレワークやリモートワークのマニュアルに必要な2つの要素

総務省の「テレワーク導入手順書」では、テレワーク(リモートワーク)のマニュアルに必要な要素として、次の2点を挙げています。
 

① 企業の情報資産を守る「情報セキュリティポリシー」の策定

 
まずは会社の情報資産のテレワーク時の取り扱いについて、情報セキュリティポリシーを作成する必要があります。策定時には「守るべき情報資産」の定義と「機密情報を扱う対象者の範囲」の2点について、可能な限り具体的に盛り込みましょう。[注3]

また、テレワーク(リモートワーク)に特有の作業環境を想定し、セキュリティルールを策定する必要があります。

在宅ワークを想定する場合は、業務用のパソコンの家族間共有の禁止や、ルーターのファームウェアの更新の義務付けWeb会議システムの設定内容の確認など、サテライトオフィスやコワーキングスペースの利用を想定する場合は、セキュリティ強度の弱い公衆Wi-Fiの利用を禁止しましょう。

セキュリティポリシーを形骸化させないため、適切に運用されているかを、定期的に見直すことも大切です。
 

② 従業員の労務管理についての「勤務規程」の策定

 
テレワーク中の労働時間の管理や長時間労働対策のため、労働基準法や労働安全衛生法を遵守しながら、勤務規程を作成する必要があります。テレワーク中の労務管理では、特に「始業・終業時刻の管理」「在席確認」の2つのルールづくりが大切です。

始業・終業時刻の管理方法として、総務省の「テレワーク導入手順書」は「Eメール」「電話」「勤怠管理ツール」「業務中に常時通信可能な状態にする」の4点を挙げています。[注3] 「業務中に常時通信可能な状態にする」とは、たとえばWebカメラを活用し、従業員の勤務状況を常時確認するような方法を意味します。

在籍確認のルールを作成すれば、「テレワーク中の離席はどうなるのか」「離席すると評価が下がるのではないか」といった従業員の不安を解消できます。「テレワーク導入手順書」では、「Eメール」「在籍確認ツール」「画面記録の取得」などを推奨しています。[注3] 「画面記録の取得」の例として、定期的にPCの画面をキャプチャし、業務内容を把握できるツールの活用が挙げられます。

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テレワーク(リモートワーク)の導入なら、まずはマニュアルの作成を

テレワークやリモートワークを導入する過程で、情報セキュリティ上のリスクや、労務管理の複雑さなど、様々な課題が出てきます。

慣れないテレワーク(リモートワーク)制度への従業員の不安を取り除くためにも、総務省の「テレワーク導入手順書」を参考にして、勤務規程と情報セキュリティポリシーの2点を含む業務マニュアルを作成しましょう。



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[注1] 日本経済新聞社:テレワーク 導入企業の9割「運用に課題」
[注2] 日本ネットワークセキュリティ協会:2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書
[注3] 総務省:情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書

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