代表者事項証明書とは？ 必要なタイミングと取得方法について

会社の登記記録を証明したものを「登記事項証明書」といいます。「登記簿」と呼ばれる帳簿で管理されていましたが、現在はほとんどがデータ化され、「登記記録」と呼ばれています。

登記事項証明書は4種類あり、代表者事項証明書はそのうちの1つです。登記事項証明書は、それぞれに記載内容が違い、利用シーンも異なります。登記事項証明書は、以下の4種類です。

• 現在事項証明書
• 履歴事項証明書
• 閉鎖事項証明書
• 代表者事項証明書

現在事項証明書とは、現在効力のある登記事項が記載された証明書です。記載できる登記事項をすべて記載した「現在事項全部証明書」と、必要とする一部の情報だけを記載した「現在事項一部証明書」があります。

主な記載内容は、以下の通りです。

• 商号や本店所在地など、現在効力のある基本的な登記事項
• 会社成立年月日
• 取締役や監査役など役員についての情報
• 商号と本店所在地についてのみ、1つ前の情報も記載

履歴事項証明書とは、現在事項証明書に記載された内容のほかに、3年前の1月1日から請求日までに抹消された事項も記載された証明書です。履歴事項証明書は、記載できるすべての登記事項を記載した「履歴事項全部証明書」と、一部だけを記載した「履歴事項一部証明書」があります。

現在は登記簿がコンピューター化されたことにより、登記簿謄本は「履歴事項全部証明書」と呼ばれるようになりました。しかし一般的には、登記簿謄本と呼ばれることが多いため、登記簿謄本を求められた際には、履歴事項全部証明書を提出すれば問題ありません。

閉鎖事項証明書とは、履歴事項証明書に記載されない、閉鎖された登記事項を記載した証明書です。現在事項証明書や履歴事項証明書と同じように、「閉鎖事項全部証明書」と「閉鎖事項一部証明書」があります。

履歴事項証明書に記載されない登記事項とは、3年前の1月1日以前の登記事項や、合併などにより解散・消滅した登記事項などがあります。ほかにも、本店移転により管轄法務局が変更になった場合も、もとの管轄法務局で登記を閉鎖して新たな管轄法務局で登記することとなるため、閉鎖事項証明書がつくられます。

閉鎖事項証明書は、会社の履歴を証明する場合に利用されることが多い書類です。

代表者事項証明書とは、会社の代表者について取得日時点での情報のみを記載した証明書です。記載される内容は、以下の4項目です。

• 会社法人等番号
• 商号
• 本店の所在地
• 代表者の肩書き・氏名・住所

代表者事項証明書は、以上が記載されている簡素な内容の証明書で、会社の代表権を証明するための書類です。代表者事項証明書には、他の証明書にあるような全部や一部はありません。

電子化されたことでどこの法務局でも取得が可能となりました。直接法務局へ赴けばその場ですぐに証明書が発行されるため、急に必要になった場合に便利です。

《窓口での取得の流れ》

1. 近くの法務局へ行く
2. 交付申請書に記入し提出する
3. 手数料を納める
4. 証明書を受け取る

《手数料》

登記事項証明書は、1通につき600円。

*履歴事項全部証明書など1通の枚数が50枚を超える場合は、50枚ごとに100円加算されます。

《受付時間》

平日8：30～17：15

*土日および祝祭日、年末年始は休業のため取得することができません。

申請書と切手を貼った返信用封筒を同封して、管轄の登記所へ郵送します。手数料は、申請書に手数料分の収入印紙を貼ることで納付できます。

インターネットでの交付請求は、手数料が安く、受付時間も窓口より長いため、忙しい方や手数料を節約したい方におすすめです。インターネット上で交付請求を行う場合は「登記・供託オンライン申請システム」が便利です。請求した書類は、指定した法務局や登記所で受け取るか、自宅や会社に郵送してもらうかのどちらかを選択できます。

《申請から取得まで》

1. 登記・供託オンライン申請システムにて申請者情報を登録（初回のみ）
2. 案内に沿って必要事項を入力し、請求書を作成・送信
3. インターネットバンキングやモバイルバンキング、または「Pay-easy」の表示があるATMから手数料を電子納付
4. 指定した法務局や登記所などで受け取る、または郵送の場合、自宅や会社など指定した住所に後日届く

《手数料》

郵送で受け取る場合、1通につき500円

窓口で受け取る場合、1通につき480円

*1通の枚数が50枚を超える場合は、50枚ごとに100円加算されます。

《受付時間》

平日8：30～21：00

17：15以降の請求は翌業務日に受け付けられます。そのため、17：15以降に請求した場合は、翌日の受け付け後から電子納付が可能となり、手数料納付後に証明書の受け取りができます。

4種類の登記事項証明書は、以下のシーンで利用されることが多いです。

• 銀行融資
• 決算申告
• 補助金申請
• 重要な契約時
• 相手方の情報確認

ほかにも、訴訟を起こす際の資格証明書や、他社の情報収集として利用することがあります。

登記事項を証明する書類を求められた際、書類に指定がなければ一番情報量の多い履歴事項全部証明書を提出するのが無難です。また、登記事項証明書に使用期限はありませんが、提出先で「3か月以内のものを用意」など指定があることが一般的です。登記事項証明書を提出する際は、最新のものを提出するようにしましょう。

代表者事項証明書は、記載されている情報量が少ないため、利用シーンが他の書類に比べ多くありませんが、会社の代表者を証明したい場合には最適な証明書です。各登記事項証明書の記載内容や取得方法は、ビジネスを行う上での基礎知識として知っておきましょう。

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