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公開日:2022.07.22 | 更新日:2022.07.22

オフィス改善アイデア15選!WeWork で実現した事例もご紹介

ナレッジオフィス分散採用強化働き方改善オフィス運用コスト削減

オフィス環境は業務効率や生産性、モチベーション、離職率など会社の業績に直結するため、従業員が快適に業務に取り組める環境づくりが求められます。

本記事では、オフィス改善の必要性やアイデア、コツなど実例を交えて紹介していきます。

 

【目次】

  • なぜ、より良いオフィス環境が必要なのか
  • オフィス改善が必要かわかるチェックリスト
  • オフィスの改善アイデア10選【環境編】
  • オフィスの改善アイデア5選【業務編】
  • オフィス改善のコツ
  • WeWork で実現したオフィス改善の事例
  • より良いオフィスならWeWork

なぜ、より良いオフィス環境が必要なのか

より良いオフィス環境は、何のために必要なのでしょうか?

1 業務効率向上のため

室温や湿度、スペース、物音などが業務に適していない、またはこれらがよく管理されていないために業務に集中できないようなオフィス環境では、従業員は本来発揮できるパフォーマンスができずストレスを感じている可能性があります。ストレスは業務効率の低下、心身の不調による休職や退職などを引き起こす恐れがあります。

Photo by Alex Kotliarskyi on Unsplash

2 従業員のモチベーション向上のため

従業員同士のコミュニケーションがとりやすいオフィスであれば、新しいアイデアが生まれやすくなります。また、開放感があり清潔なオフィスであれば、仕事へのやる気が向上します。

3 企業イメージ向上のため

オフィスの雰囲気が良い職場は、来客者や取引先、求職者にとってもイメージが良いものです。

オフィス改善が必要かわかるチェックリスト

以下のチェックリストで、自社のオフィス環境に改善の必要があるかどうかをチェックしてみましょう。

《オフィス改善チェックリスト》

  • 狭い
  • 駅から遠い
  • 休憩室がない
  • 日当たりが悪い、全体的に暗い
  • レイアウトが業務に適していない
  • ミーティングルームがない、または足りない
  • ケーブル類がむき出しでごちゃごちゃしている
  • 書類の整理整頓がしづらい
  • オフィスが暑すぎる/寒すぎる
  • 騒音対策ができていない
  • 静かすぎる
  • デスクや椅子が使いづらく、疲れやすい
  • デザインが自社のイメージに適していない
  • 休憩室、オフィス、トイレ、給湯室など共有スペースが汚い

オフィスの改善アイデア10選【環境編】

オフィス環境の改善アイデア10選を紹介します。

1 配線の整理

配線をコードクリップやバンドでまとめる、デスクやマットの下に隠すなど、それほどの手間をかけずに実行可能です。見た目の改善だけでなく業務効率が向上します。

2 書類の整理

ファイルごとに色分けをする、保管期限を決めるなど、だれもが整理整頓しやすい環境をつくりましょう。デジタル化を進めてペーパーレス化していくことで空間を増やすこともできます。

3 動線を考えたレイアウト

デスクや複合機などの配置は、従業員の動線を考えたレイアウトにしましょう。ただし、家具の移動は大変なのできちんと計画を立ててから始めることが大切です。

4 オフィス家具の買い換え

疲れにくいデスクや椅子に買い換えることで、生産性の向上が期待できます。デザイン性の高いオフィス家具をそろえれば、オフィスの雰囲気が変わり企業イメージ向上にもつながります。

5 照明の整備

照明設備は広さに適した明るいものを選ぶようにしましょう。執務エリアや休憩室などスペースの用途によって照明を使いわけることで、メリハリのあるオフィス環境を整えられます。

Photo by Annie Spratt on Unsplash

6 空調設備の整備

室温や湿度の管理は、集中力を高めるためのかぎです。場所によって暑すぎる、または寒すぎることのないよう、空調設備を整えましょう。費用の面から空調設備の改善が難しい場合は、サーキュレーターを使ったり、こまめに換気するといった手段も効果的です。

7 個人スペースの確保

フリーアドレス制やフリースペースなどの導入で、ひとりで黙々と作業に集中できるスペースを確保することも生産性の向上をはかるためには欠かせません。

8 ミーティングスペースの確保

従業員同士のコミュニケーションがとりやすくなり、新しいアイデアも生まれやすくなります。

9 植物や花を飾る

グリーンや色とりどりの花を飾ることで、リラックス効果が期待できます。観葉植物は手入れの手間も少ないため、オフィスの装飾としておすすめです。

10 オフィスを移転する

オフィスが古い、狭い、駅から遠いなど、根本的な改善が必要な場合はオフィス移転を検討するのが最善です。それまで解決が難しかった問題も、オフィスを移転することで一気に解決できる場合があります。

オフィスの改善アイデア5選【業務編】

オフィス改善では、業務の改善も重要です。業務効率化の五つのアイデアを紹介します。

1 デジタル化

デジタル化により、業務の効率化ミスの削減ペーパーレスによるコスト削減などがはかれます。

2 コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールのチャット機能を使えば情報共有をはじめとしたコミュニケーションがとりやすくなり、リモートワーク下でも業務をスムーズに進められます。

3 会議の仕方を再検討

会議を短くするよう改善することで、本来の業務に集中でき、残業時間の削減や業務の効率化が実現できます。「会議は最長1時間までとする」「立ったままで会議をする」「資料にパワーポイントを使わない」など社内ルールを設けるとより効果的です。

4 勤務時間の改善

勤務時間の改善は、働き方改革で大きく見直された項目の1つです。残業が多い職場は、定時で帰れる環境づくりから始めましょう。目標の帰宅時間を共有したり周りを気にせず退社できる雰囲気をつくったりする工夫が大切です。

5 働き方の多様化

近年導入が進んだテレワークは、ライフスタイルにあった働き方が可能となりました。働き方の多様化は、従業員満足度の向上や離職防止に貢献します。

参考:業務効率化を進めるには?アイデア10選に事例を交えてポイントを解説

オフィス改善のコツ

オフィス改善にあたって、考慮すべき四つのポイントを紹介します。

1 課題や目的を明確にする

業務の効率化を図りたいのか、離職率を低下させ人材定着を目指したいのかなど、目的によって行うべきオフィス改善は異なります。従業員の働きやすさを重視することはもちろん大切ですが、自社の課題や目標を明確にし、その経営課題を解決していくことが重要です。

2 従業員の声を聞く

レイアウトの変更をはじめ、オフィス環境の不満点や改善点など、現場で働く従業員に直接ヒアリングすることで、気づけなかった改善点を発見することが可能です。アンケートを実施したり、ミーティングの場を設けたりするといった方法が有益です。

3 他社の事例を参考にする

整理整頓や改装、思いきって移転するなど、オフィス改善にあたってはその会社ならではの背景や方法があります。特に、同業他社のオフィス改善事例は、具体的な参考資料になるでしょう。複数の事例を参考にすることで、自社のアイデアを整理できます。

4 継続的に検討、改善を行う

オフィス改善においても、PDCAサイクルを回すことが大切です。改善前と比べ業務効率や従業員の満足度はどう変わったのかを検証するため、改善後も定期的にミーティングの場を設け、Plan(計画)、Do(実施)、Check(検証)、Action(改善)を継続的に行うようにしましょう。

WeWork で実現したオフィス改善の事例

WeWork へ移転したことで、オフィス改善を実現した二つの企業を紹介します。

1 株式会社KADOKAWA

KADOKAWA オフィス @WeWork

出版事業や映像事業など幅広く展開する株式会社KADOKAWAは、2020年所沢市に文化複合施設「ところざわサクラタウン」を開業しました。施設内には新オフィスを開設し、都心と近郊外の2拠点体制となり、「都心(本社)・郊外(所沢)・Anywhere(自宅やサテライトオフィスなど)」 の三つの軸を置くことを決定しました。

WeWork の柔軟な契約体系により、無駄のないオフィス運用が実現し、従業員がそれぞれのライフステージに合った働き方が可能となりました。

参考:働き方とオフィスの変革を続ける KADOKAWA 「働きながら試行錯誤した」サードプレイス活用

2 クックパッド株式会社

メンバーインタビュー クックパッド様 オフィス内観

レシピの検索・投稿サービス「クックパッド」を運営するクックパッド株式会社は、オフィスの老朽化や事業拡大による人員増加を受け、オフィス移転を検討していました。

アクセスの良さ、働きやすさにこだわった設計、眺望景色の良さが決め手となり、WeWork へ移転。

柔軟な契約が可能なため、PDCAサイクル(Plan 計画、Do 実施、Check 検証、Action 改善)を回しながら、その都度最適なオフィス運用ができるようになったのです。

参考:クックパッドが WeWork に本社移転。カルチャーを体現した、誰もが行きたくなるオフィスとは?

オフィス改善ならWeWork

国内7都市39拠点*でフレキシブルオフィスを運営している WeWork では、月単位で変更可能なプランを用意しています。

各主要駅からアクセスしやすく築年数が浅い高品質な大型ビルを中心としてサービスを提供しているため、通勤のみならず外出や取引先への訪問、ゲストを迎える際も便利です。

また、開放的でスタイリッシュな共用エリアに加え、大小さまざまなタイプの会議室、Web会議への出席にも便利な電話ブース、コーヒーやお茶、ビールといった無料のドリンク高速Wi-Fi、プリンターやシュレッダーなど今すぐビジネスを始められる環境が完備されています。

各拠点にはコミュニティチームが駐在し、受付や郵便の受取、清掃、消毒といったスムーズで健康的なオフィス運営に欠かせない必須業務を担当し、日々のビジネスをサポートします。

オフィス改善をお考えなら、ぜひ WeWork にお問い合わせください。さまざまなプランを用意してお待ちしております。

* 2022年7月時点

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています

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