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2020.07.07

テレワークやリモートワークの導入で従業員に必要な6つのモノ・ツール

ナレッジオフィス分散働き方改善

新型コロナウイルス感染症対策のため、テレワーク導入企業が急激に増加した一方、環境整備の遅れも目立ちます。本記事では、従業員のストレス増加や生産性低下を防ぐために必要な6つのモノ・ツールをご紹介します。

企業はテレワーク環境整備に注力すべき

働き方改革への関心の高まりや、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策として、テレワークやリモートワークを導入する企業が大きく増加しました。緊急事態宣言解除後の2020年5月29日~6月2日に行われた調査では、全国の正社員のうち25.7%がテレワークを継続しています。[注1]

しかし、同時に環境整備の遅れが目立つ現状もあります。急激な作業環境の変化が、従業員のストレスや生産性に悪影響を与えるケースもあり、企業として、テレワーク環境の整備に力を入れる必要があります。

早速、テレワークやリモートワークの導入にあたって、従業員に必要なモノやツールを見ていきましょう。

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テレワーク(リモートワーク)の課題の1つは環境整備の遅れ

テレワークやリモートワークの導入プロセスで、大きな課題の1つが「環境整備の遅れ」です。2020年3月2日~3月3日にかけて行われたアンケート調査では、テレワーク・リモートワークの課題として、働き手のうち24.3%が「ツールが整っていなくて非効率」、21.6%が「Wi-Fi環境やPC環境が整っていなく、遅い」と回答しました。[注2] 特に、ICT環境の整備の遅れが、テレワーカーやリモートワーカーの不満の原因となっています。

これからテレワークやリモートワークを導入する企業は、円滑な業務遂行のため、まず、従業員1人ひとりが快適に働ける環境づくりに着手しましょう。



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テレワーク(リモートワーク)で従業員に必要な6つのモノ・ツール

テレワークやリモートワークの導入は、従業員の作業環境を急激に変化させ、ストレス増加や生産性低下の一因となっています。快適なテレワーク環境の構築のため、次の6つのモノ・ツールを用意しましょう。

① 快適なPC環境・ネットワーク環境を用意する

 
テレワークやリモートワーク中は、対面でのコミュニケーションが困難です。従業員との迅速なやりとりのためには、インターネットに接続可能なPCと、安定していて高品質な通信環境の2点が必要です。在宅業務だけでなく、リモートオフィスやレンタルオフィスでのモバイルワークも想定している場合は、持ち運びしやすいノートPCやタブレットが適しています。

また、Web会議システムを使う場合は、Webカメラが搭載された機器が必要です。従業員にPCやタブレットを貸与する場合は、業務に必要なスペックがあるかどうかも留意しましょう。

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② テレワーク環境ならではのセキュリティ対策を

 
従業員が会社の外で働くテレワークやリモートワークでは、仮想デスクトップ環境やリモートデスクトップ環境を通じ、会社の情報資産が外部に持ち出され、管理者の目の届かないところで利用されます。つまり、セキュリティ対策ソフトの導入だけでなく、テレワーク環境ならではのセキュリティ対策が必要です。

情報処理推進機構(IPA)が発表した「テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項」では、業務用PCの家族間共有の禁止、Web会議システムの設定のチェック、自宅ルータへのファームウェア更新、などの対策が挙げられています。[注3]

また、レンタルオフィスやコワーキングスペースを利用する場合、安全性の低い公衆Wi-Fiの使用は厳禁です。どうしても使用せざるをえない場合は、PCのファイル共有機能をオフにし、信頼性の高いVPNを経由して接続しましょう。

③ 長時間作業に適したワークスペースを確保する

 
テレワークやリモートワーク中は、普段のオフィスと異なる環境で従業員が長時間働きます。日経新聞社の調査によると、テレワーク後にストレスが上昇した従業員の割合は全体の40.0%、生産性が低下した割合は42.4%という結果が出ています。[注4] 慣れない作業環境が、生産性やストレスに悪影響を与えていると考えられます。企業側も必要に応じてデスクやオフィスチェアを準備するための助成をするなどして、快適な作業環境づくりに協力しましょう。

テレワーク中の作業環境については、厚生労働省がガイドラインを作成しており、座面の高さを調節でき、肘掛け・背もたれのある椅子や、十分な広さがあり、高さを調製できる机、操作しやすいマウスや位置調整が可能なディスプレイなどが必要との見解を示しています。[注5]

もし自宅での勤務が難しい場合は、企業側がレンタルスペースやコワーキングスペースを用意し、サテライトオフィスのように活用してもらう方法もあります。

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④ 従業員同士のコミュニケーションツール

 
テレワーク環境でのコミュニケーション手段として、「コミュニケーションツール」の導入が必要です。ウィズコロナ時代のテレワーカーやリモートワーカーのうち45.9%が直面しているのが、「対面よりコミュニケーションが難しい」という課題です。[注2] これについては、ICTツールを積極的に活用し、コミュニケーション面でのデメリットを克服しましょう。

コミュニケーションツールの具体例としては、従来の電話や電子メールだけでなく、チャットアプリや、グループウェア、社内SNSなどが挙げられます。無料で利用できるフリーソフトやクラウドサービスも多く、ほとんど導入コストがかからないのも特徴です。

⑤ Web会議システムで「対面」でのコミュニケーションを

 
テレワーク環境では、従業員と直接対面でコミュニケーションをとることはできませんが、Web会議システムなどのビデオ会議ツールを使えば、顔を合わせて意思疎通を図れます。特にWeb会議システムが活躍するのが、BtoB営業やマーケティング部門です。

新型コロナウイルス感染症の影響下で、84.1%の企業で商談機会の数が減少する一方、Web会議ツールを使用する営業組織は全体の87.8%に達しており、35%の人が「オンライン商談」で営業活動を続けています。[注6]

営業・マーケティングをはじめとして、人と人との対面が求められる業務でも、Web会議システムなら、「対面」でのコミュニケーションが可能です。Google MeetやMicrosoft Teams、Zoomなど、基本的な機能を無料で利用できるアプリケーションも数多くあります。

⑥ ファイル共有ツールで情報資産を安全に共有

 
企業の情報資産を安全に共有するため、ファイル共有サービスやオンラインストレージサービスを使いましょう。もし顧客情報や機密情報のやりとりをする場合は、企業としてセキュリティポリシーを設定し、安全性の高いサービスを選ぶことが大切です。

チャットツールやWeb会議システムと同様、無料で利用できるサービスも数多くありますが、セキュリティ面が気になる場合は、有償のビジネス向けストレージサービスが適しています。通信データを暗号化する機能や、アカウントの2段階認証、万が一のアカウントハック時に、外部からデータを保護できる機能などがあれば安心です。

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テレワーク(リモートワーク)を導入にあたって作業環境の整備を

テレワークやリモートワーク環境への急激な移行は、従業員の生産性や精神的健康に悪影響を与える可能性があります。快適なワークスペースの構築のため、上記6つのツールを準備、検討しましょう。

一方で、ICT環境の整備には多額のコストが必要です。新規導入が難しい場合は、作業環境やセキュリティ対策が整ったサテライトオフィス、コワーキングスペースを活用する方法もあります。

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[注1] PR TIMES:緊急事態宣言解除後のテレワークの実態について調査結果を発表 テレワーク実施率は全国平均で25.7%。4月に比べて2.2ポイント減少
[注2] PR TIMES:アンケートで浮き彫りになったテレワークの課題:1位は「コミュニケーションが難しい」45.9%、2位「ハンコの押印が必要で承認・決裁が取りにくい」28.8%
[注3] 情報処理推進機構:テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項
[注4] 日本経済新聞社:「収束後もテレワーク中心に働きたい」4割 現状はストレスも
[注5] 厚生労働省:自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備
[注6] PR TIMES:営業活動のリモートワークに関する調査結果を発表。約8割が「生産性が上がったとはいえない」。ツール導入後は「オンライン商談や社内間の意思疎通」が課題に

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