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2020.07.07

テレワークやリモートワークにおける勤怠管理を成功に導く3つのポイント

ナレッジオフィス分散働き方改善

2019年の労働安全衛生法改正により、従業員の労働時間の適正な把握が義務化されました。特に、テレワーク中の労働時間管理は、対面でのコミュニケーションが難しく、従来よりも工夫が必要です。本記事では、テレワークやリモートワーク中の勤怠管理のポイントを解説します。

テレワークを実施する企業が大幅に増加

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)をきっかけに、テレワークやリモートワークを導入する企業が増加しています。その中で、多くの企業が抱える最大の悩みが「勤怠管理」ではないでしょうか。

テレワーク導入企業のうち68%が「テレワーク社員の時間管理」を課題に挙げており、テレワークやリモートワークにおける勤怠管理の改善は急務といえます。[注1] そこで、テレワークやリモートワークの課題を整理した上で、勤怠管理を成功させる3つのポイントをご紹介します。

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テレワークやリモートワークの課題は「勤怠管理」

テレワークやリモートワークの課題の1つが、従業員の勤怠管理・労務管理です。491社の中小企業を対象としたエン・ジャパンのアンケート調査によると、テレワークやリモートワークの導入後の課題として、68%の企業が「テレワーク社員の時間管理」、59%の企業が「テレワーク時の業務ルールの設定(始業・終業の連絡など)」を挙げています。[注2]

テレワーカーやリモートワーカーの勤怠管理が難しい理由は次の2点です。

・コミュニケーションが難しい

 
対面でのやりとりができないテレワークにおいて、コミュニケーションの難しさを感じる企業が少なくありません。2020年3月2日~3月3日のアンケート調査では、全体のほぼ半数にあたる45.9%のテレワーカーが、「対面よりコミュニケーションが難しい」と回答しました。[注3] コミュニケーションの機能不全により、業務命令が伝わりにくかったり、従業員の就業状況を把握しづらかったりと、企業の勤怠管理に支障が出ています。

・労働時間の適正な把握が難しい

 
従業員とのコミュニケーションに時間がかかるため、企業はテレワーカーやリモートワーカーの労働時間を把握しづらくなっています。しかし、テレワーク時にも、労働基準関係法令は従来通り適用されるため、注意が必要です。

2019年4月1日に労働安全衛生法(労安衛法)が改正され、従業員の「労働時間の適正な把握」が義務付けられました。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、企業は従業員1人ひとりの「労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数」を確認・記録し、正確な賃金台帳を調製しなければなりません。[注4] 働き方改革の影響や、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策として、テレワークやリモートワークが普及する中で、企業の勤怠管理はさらなる工夫が求められています。



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テレワークやリモートワークの勤怠管理を成功させる3つのポイント

上記2点を踏まえて、テレワークやリモートワークの勤怠管理を効率化するためのコツを3点ご紹介します。

① 始業・終業時刻のルールづくり

 
労働時間を適正に把握するため、始業時刻や終業時刻を正確に報告してもらうルール作りが必要です。

総務省の「テレワーク導入手順書」では、ルール作りの一例として、「始業・就業時の電話・メール送信の義務付け」が挙げられています。[注5] チャットアプリやWeb会議システムを導入している場合は、ログイン記録やチャット記録などのアクティビティログも活用できます。同様にして、リモートワーク中に時間外労働や休日出勤が発生した場合も、従業員に報告してもらう仕組みを作りましょう。

② ICTツールを活用して在籍確認を

 
テレワークやリモートワーク時は、従業員の「在籍確認」が難しく、休憩時間の管理に支障をきたします。サテライトオフィスやレンタルオフィスを活用する施設利用型テレワークなら、対面でのコミュニケーションが可能ですが、在宅勤務の場合、在席・離席の判断が困難です。

そこで、ICTツールを活用し、従業員の在籍確認をしましょう。総務省の「テレワーク導入手順書」では、「Eメールでの在席・離席の報告」のほか、「画面記録の取得」が可能なツールの導入を推奨しています。[注5] 例えば、業務用PCのスクリーンショットを撮るツールや、Webカメラを活用した在籍確認ツールがあります。従業員のプライバシーを侵害しかねないため、事前によく話し合った上で、ツールを選定しましょう。

③ 勤怠管理システムを導入する

 
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働時間の把握がスムーズです。多くのツールは給与システムと連携しているため、給与計算、保険料算定、年末調整までワンストップで管理可能です。

また、スマホやタブレットで打刻できるネットワーク機能付きのタイムレコーダーの導入も効果的です。在宅ワーカーだけでなく、サテライトオフィスやレンタルオフィスでテレワークを行う従業員がいる場合、従業員の就業状況を一元管理できます。

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テレワークやリモートワーク中の勤怠管理は3つの工夫が必要

テレワークやリモートワークの導入企業の68%は、勤怠管理に関するトラブルを抱えています。対面でのコミュニケーションが不可能で、労働時間の把握が難しいテレワークやリモートワークでは、勤怠管理にさらなる工夫が必要です。始業・終業時刻のルールづくりや、在籍確認ツール、勤怠管理システムの導入の3つにより、従業員が安心して働ける環境づくりを目指しましょう。



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[注1] エン・ジャパン株式会社:中小企業の「テレワーク」実態調査
[注2] PR TIMES:アンケートで浮き彫りになったテレワークの課題:1位は「コミュニケーションが難しい」45.9%、2位「ハンコの押印が必要で承認・決裁が取りにくい」28.8%
[注3] 厚生労働省:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
[注4] 総務省:情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書

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