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2020.07.10

オフィスの経費削減に効果的な5つのアイデア

ナレッジオフィス分散オフィス運用コスト削減

今回は、オフィスの経費削減案を解説します。経費削減は、企業の内部努力で達成できるものが多く、結果的に企業の収益増加につながります。特にベンチャーやスタートアップにとって、固定費のコストカットは急務となっているのではないでしょうか? この記事では、オフィス経費を5種類に分け、それぞれの経費削減ポイントをご紹介します。

経費の5大項目とは?

企業が利益を生み出すには、売上増加かコスト削減のどちらかのアプローチが必要です。売上増の達成には、市場や競合企業などの外部要因が大きく関わってきますが、コスト削減なら企業や従業員の内部努力で達成可能なものが多くあります。

では、オフィスの経費を削減したい場合、どのようなアイデアがあるでしょうか。まずは、オフィスの代表的な5種類の経費についてご紹介し、それぞれの削減案を具体的にご紹介します。

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① オフィス賃料・契約費はボリュームゾーンの1つ

 
コスト全体へ占める割合が大きいのが、自社オフィスの賃料です。まず賃料について見ると、一般的には、粗利(売上総利益)に対する賃料の平均は、10~20%程度と言われています。また、オフィスリースの契約時に必要な敷金・礼金も、負担の大きい勘定科目です。物件にもよりますが、敷金は賃料の6か月~1年程度に設定されるケースが多く、多額のイニシャルコストがかかるといえます。

② 実は売上高の約1%を占めるITコスト

 
業務に使うパソコン・タブレットなどのハードウェア費や、オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア費、Webサービスの運営に必要なネットワーク費を総称して「ITコスト」と呼びます。 一般社団法人 日本情報システムユーザー協会「企業IT動向調査2015」によると、売上高に対するITコストの割合は約1%を占めます。[注1]

IT製品の普及や、情報システムの活用が進んだことで、意外にも大きな割合を占めています。

③ 電気、ガス、水道などのエネルギーコスト

 
エネルギーコストとは、オフィスの維持管理に欠かせない光熱費のことです。中でも特にウェイトが大きいのが、電気代です。一般社団法人エネルギー情報センターの試算では、電力購入量がもっとも多い飲食料品小売業で、売上高100万円当たりの電気代は15,827円。電気代が売上高の約1.6%を占めています。売上高に対する電気代の割合がもっとも大きいのは宿泊業で、売上高100万円につき電気代は45,087円、つまり売上高の約4.5%が電気代です。[注2]

このように業態によって差があるほか、一般的にオフィスの規模が大きくなるほど光熱費は増加します。

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④ 事務用品やコピー紙などの消耗品費

 
オフィスで使う消耗品の購入費も、1個あたりのコストは小さいですが、総額で見ると無視できないコストです。印刷に使うコピー用紙やボールペン、マーカー、ホチキス、のりなどの文房具が消耗品費の代表例です。

⑤ 日々の業務に使うオフィス用品コスト

 
オフィス用品コストとは、コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金の総称です。オフィス用品コストは、エネルギーコストや消耗品費とも無縁ではありません。従業員数が多く、多数のOA機器が稼働している企業では、電気代やコピー代も増加します。また、従業員の残業時間が増えるほど、OA機器の稼働時間も増加します。そのため、経費削減の効果が高い勘定科目の1つといえます。

このように、オフィス賃料をはじめとして、オフィス経費の負担は経営に重くのしかかります。特に、先が読めないベンチャーやスタートアップにとって、無駄な経費の削減は急務でしょう。経済産業省の「商工業実態基本調査」によれば、売上高に対する「販売費及び一般管理費」の割合は、中小企業の方が高いことが分かっています。[注3]



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経費効率を高める5つの経費削減案

① 賃料・契約費は、オフィス移転も含めて再検討を

 
オフィスの賃料・契約費は経費全体へ占める割合が大きく、最大の経費削減ポイントです。貸事務所・賃貸オフィスを利用している場合は、まず現在のオフィスが最適なサイズであるか、検討しましょう。特に、テレワークや在宅勤務が広がる中では、不要なスペースが発生している可能性があります。場合によっては、オフィススペースの縮小を検討する必要があります。

自社オフィスの移転を検討する場合は、コワーキングスペースやシェアオフィスなどのフレキシブルオフィスも含めて、柔軟に検討しましょう。コワーキングスペースやシェアオフィスなら、高額な敷金・礼金を支払う必要がない場合が多く、また契約したその日から自社オフィスとして利用できるため、費用の無駄を最小限にできます。特に、サテライトオフィスなどを含めて検討する場合は、おすすめです。

② ITコストはリース・レンタルを活用する

 
ITコストを減らすなら、IT機器のリース・レンタルを活用して、イニシャルコストを抑制しましょう。IT機器は進化のスピードが早く、毎年のように高機能な新製品が発売されます。多額のコストをかけてPCやタブレットを購入しても、数年後には後発機にスペックで追い抜かされます。リース・レンタルを活用すれば、初期費用を抑えつつ、スムーズに最新機器へ移行可能です。

③ エネルギーコストは小さな努力の積み重ね。テレワークも効果あり

 
電気代をはじめとしたエネルギーコストを減らすには、間引き消灯、輪番消灯、エアコン利用時間の制限といった小さな努力の積み重ねが大切です。ノー残業デーのような、残業時間を減らす取り組みも、残業代(人件費)を減らしつつ、オフィスの光熱費を抑制できます。

また、環境省の試算によると、テレワーク制度を導入すれば、オフィスの電力消費量は従業員1人あたり約43%削減可能です。[注4] COVID-19(新型コロナウイルス感染症)の流行をきっかけに注目を集めるテレワークですが、高い節電効果があるといえるでしょう。

④ 消耗品は「まとめ買い」と「共用備品化」

 
消耗品費を減らすなら、まとめ買いによる割引が有効です。オフィス全体で必要なものは全部署で一括購入すると、スケールメリットが効き、購入コストを圧縮できます。また、文房具のようにどの部署でも使う消耗品は、部門ごとに管理せず、全部署で共用備品化することで、無駄使い・無駄な購入を減らせます。

⑤ オフィス用品は中古品の購入も検討

 
OA機器をはじめとしたオフィス用品は、IT機器と同様にリース・レンタルが有効です。また、中古品の購入も検討しましょう。4~6年程度で経年劣化が起きやすいカラーコピー機や、耐用年数が5年程度のFAXなどは製品寿命に不安がありますが、一般的に10~15年は使えるビジネスフォン、8~13年ほど使えるモノクロコピー機などは、中古品でも比較的長持ちします。

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ここまで5つの経費削減策を提案しました。短期間で効率よくコストカットを断行するなら、まず経費全体に対する割合が大きい勘定科目から手をつけましょう。オフィス経費のボリュームゾーンは、なんといってもオフィスの賃料です。そして、テレワークや在宅勤務が進む今こそ、オフィスのあり方を見直す好機であるといえます。

さらに言えば、自社オフィスの移転や新規契約を考えている場合は、経費削減のチャンスです。コワーキングスペースやシェアオフィスなどのフレキシブルオフィスを活用すれば、イニシャルコストとランニングコストの両面で経費削減が可能となります。通常の貸事務所・賃貸オフィスでは、入居するための敷金や礼金の負担が重く、退去時は原状回復費用もかかります。借りたその日から自社オフィスとして使えるコワーキングスペースやシェアオフィスなら、オフィス経費の大幅なコストカットが可能です。

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[注1] 一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会:企業IT動向調査報告書 2015
[注2] 一般社団法人エネルギー情報センター:産業別の光熱費・エネルギー利用量の目安
[注3] 経済産業省:商工業実態基本調査
[注4] 環境省:平成30年版 環境白書・循環型社会白書・生物多様性白書

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