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2020.07.15

働き方改革に向けた第一歩。「ペーパーレス化」による4つのメリット

ナレッジ働き方改善オフィス運用コスト削減

政府の主導で進められている「働き方改革」で目指していることの一つに、「長時間労働の見直し」があります。
 
長時間労働の改善は、業務の効率化によって実現しますが、業務を効率化するなら、ペーパーレスの導入を検討したいところです。ペーパーレスの導入に向けて、具体的な導入方法と、ペーパーレス化によるメリットを理解しておきましょう。

多くの企業が「ペーパーレス化」へ

最近のペーパーレス事情について見ていくために、文書の電子化やペーパーレス化のサービスを提供する「ペーパーロジック株式会社」が2020年1月に発表した調査結果、「ペーパーレス化に伴う2020年度予算」を参照します。

同調査において、「紙の書類のPDF化」について質問したところ、74.7%の企業が、契約書や申請書類など、紙の書類をPDF化していると回答しました。

また、ペーパーレス化を進めたシステムについて、複数回答可の条件で質問したところ、もっとも多かったのは、「勤怠管理システム」で60.4%、2番目に多かったのは「電子ワークフロー(稟議書・申請書など)」で56.8%、3番目に多かったのは「経費精算システム」で46.8%となりました。なお、導入していないと回答した企業は10.8%でした。

上記の調査結果より、紙の書類のPDF化が進んでいる様子が読み取れますが、ペーパーレス化を導入していないと回答した企業に対して、「ペーパーレス化は課題になっていますか」と質問したところ、75.0%の企業が「課題としている」と回答しました。

ペーパーレスを導入していない企業にとっては、導入のハードルが高い様子が見受けられる結果となりました。

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ペーパーレスのメリットは?

上記のアンケート調査の結果より、現在では、ペーパーレスを導入している企業が多いことが分かりました。では、実際にペーパーレスを導入した場合の4つのメリットについて、見ていきましょう。

① コストを削減できる

 
ペーパーレスを導入する最初のメリットは、各種コストを削減できることです。

削減できるコストの一例としては、紙のコストや印刷にかかるコストのほか、紙の書類を大量に保管しておく場合は、保管するスペースの費用もかかります。また、紙の書類を郵送で送る場合には、切手代がかかるほか、書類を入れるための封筒代も必要となります。

その点、ペーパーレスを導入することで、紙を使用することでかかるコストが大幅に抑えられるでしょう。

② 作業効率の向上

 
ペーパーレスを導入する2つ目のメリットは、作業効率の向上です。

紙の書類を作成した後は、書類をファイルにとじる作業や、まとまった書類を指定のラックや段ボールにしまう作業などが発生しますが、ペーパーレスにすることで、これらの作業を行う必要がなくなります。

さらに、紙の書類にデータをまとめた場合、そのデータを探すのにも時間がかかるかもしれません。必要なデータが載っている書類がすぐに見つからない場合は、無駄な時間を使うことにもなりかねません。

その点、ペーパーレスなら、検索することで容易にデータを探せるため、無駄な時間をかけずに済むでしょう。

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③ 安全性の向上

 
ペーパーレスを導入する3つ目のメリットは、セキュリティ面での安全性向上です。

ペーパーレスを導入することで、紙で作成した書類を紛失することがなくなるため、作成したデータを安全に保管できるようになります。データを電子化することによって、アクセス記録を参照できるようになるため、不正に対するけん制効果も期待できるでしょう。

ただし、データを保管する場合は、各デバイスのセキュリティ対策を万全に行っておく必要があります。データが漏えいすると、社内で損失を被るだけでなく、顧客や取引先に多大な迷惑をかけてしまうことにもなりかねないため、データは確実に保護しておくことが重要です。

④ サステイナビリティへの取り組みとして

 
ペーパーレスを導入する4つ目のメリットは、サステイナビリティへの取り組みを実現できることです。

日本製紙連合会のホームページには、「国民一人当たりの紙・板紙消費量」のデータが掲載されています。2018年時点における日本人一人当たりの紙・板紙消費量は、201.8kgです。2008年と比較すると、消費量は約16%減少しているものの、日本の紙・板紙の消費量は世界の中でもトップクラスとなっています。

ペーパーレスにすることで、紙の廃棄を抑え、環境や資源に配慮している企業・SDGsに前向きな企業として対外的にとらえられ、ITを活用し、効率的に業務を進めているイメージを持たれることでしょう。



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ペーパーレスサービスの登場

ペーパーレスを導入すると、さまざまなメリットが得られます。ペーパーレスはまさに時代の流れといえますが、そのような流れを受けて、以下のようなペーパーレスのサービスも登場しています。

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<文書作成・管理の効率化>

 
紙の文書をスキャンして電子化することで、コストの削減や作業の効率化を図ります。また、これまで手書きで作成していた文書を電子化すれば、文書の管理や保存が容易になります

<会議など情報の共有>

 
ペーパーレス化は文書の管理だけに限らず、会議など、情報を共有する場面でも利用できます。

会議では紙の資料が配付されることが一般的ですが、紙の書類を配布する代わりに、会議の参加者がパソコンやタブレットを利用できるようにすれば、パソコンなどの画面に資料を送信できます。

これによって、紙のコストを削減できるだけでなく、資料を配付する手間も省けます

<契約書作成のペーパーレス化>

 
契約書は、紙で作成しなければならないというイメージが根強いですが、現在では、契約書のペーパーレス化も実現しています。

パソコンなどの画面上で契約書を作成し、それを取引先に確認してもらい、契約内容を了承した後、電子印鑑を押印することで契約が成立します。

契約書をペーパーレス化することにより、ネット上での契約書作成が可能となるため、契約書作成の時間短縮にもつなげられます。

<決裁業務のペーパーレス化>

 
さらに、上司に決裁してもらう必要がある場合も、ペーパーレスで行うことができます。

決裁書類をパソコンなどの画面上で作成し、その書類を上司に送信することで、上司はパソコンの画面上から決裁の作業を行えます。

部下が上司に決裁を依頼したい場合、上司が不在の場合は即座に決裁が行われませんが、決裁手続きがペーパーレス化していれば、上司が外出先でも決裁の作業を行えるため、決裁のスムーズな実現が可能になります。

おすすめのペーパーレスサービスは?

ペーパーレスはさまざまな場面で活用されています。スムーズにペーパーレスに移行するためには、使いやすいサービスを選ぶことが大切です。

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◆ moreNOTE

 
『moreNOTE』はペーパーレス化した資料を高いセキュリティで保護できることから、メンバー同士で資料の情報を安心して共有できます。そのため、会議のペーパーレス化を実現するツールとして利用されています。

また、外出先でも資料の閲覧や編集ができるため、場所を問わずに情報を共有するツールとして使うこともできます。

◆ AIよみと~る

 
『AIよみと~る』はNTT東日本が提供しているサービスで、手書きで書かれた文書の文字を読み取り、自動で文書化することができます。

それを可能としたのは、手書きの文字を認識し、デジタル文字コードに変換する技術「OCR」によるものです。それに加えて、人工知能「AI」の技術も取り入れられており、判別しにくい手書き文字であっても読み取りが可能で、同社の調べによると、読み取り精度は96.71%に達しています。

手書きの文字で作成された文書を自動でデータ化できるので、手作業で文書をデータ化する場合と比べると、作業性が大幅にアップします。

◆ クラウドサイン

 
『クラウドサイン』は契約の作業をパソコンだけで行えるようにしたサービスです。

PDF形式で契約書を作成したら、取引先に送信します。取引先は契約書の内容をパソコンの画面で確認し、企業名や住所、契約者の氏名など、必要事項をPDF上の契約書に記入した後に、電子印鑑を押印して、契約作業を行います。

できあがった契約書類を返送することで、両者が契約済みの契約書を保有する形となり、契約が成立します。

契約においては両者が会う必要がなく、ネット上で契約作業が終了するので、契約作業の時間短縮につながるでしょう。

◆ X-point Cloud

 
『X-point Cloud』は、承認や決裁の業務をネット上で完結できるようにしたサービスです。

勤怠届や経費精算書、稟議書など、承認や決裁が必要な申請書を簡単に作成できるフォームが用意されているため、申請書をイチから作成する手間が省けます。また、申請書の承認作業は画面上で「承認」のボタンをクリックするだけなので、承認や決裁の作業をスピーディに行えます。

さらに、スマートフォンやタブレットにも対応していることから、外出先でも承認や決裁の作業ができるため、決裁者が社内にいない場合も、決裁の業務がスムーズに進められるメリットがあります。

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ペーパーレスで効率化

ペーパーレスを導入すると、コストが削減できるだけでなく、日頃行っている業務を効率的に処理することができるようになります。

日本では、仕事の生産性向上のため、業務の効率化については待ったなしの状態といえますが、ペーパーレスを導入することによって、業務の効率化が期待できるでしょう。



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参考URL:
https://paperlogic.co.jp/news_20200107/
https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html
https://www.jpa.gr.jp/states/used-paper/
https://www.cloudsign.jp/
https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/
https://www.morenote.jp/
https://business.ntt-east.co.jp/service/rpa_aiocr/

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