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2020.07.28

サテライトオフィス、参考にしたい導入事例4選

ナレッジオフィス分散働き方改善イノベーション創出オフィス運用コスト削減

国の働き方改革推進の影響もあり、多様な働き方、柔軟な働き方の実現を目指す企業が増えています。同時に、通常の勤務先である拠点オフィス以外にワークプレイスを確保する「サテライトオフィス」の導入にも注目が集まっています。
 
そこで、今回は、すでにサテライトオフィスを導入し、成功を収めている企業の先進例を4つ、具体的にご紹介します。

① 現実的に、戦略的に【 日立グループ 】

日立グループでは、多様な人材がその個々の能力を発揮しながら生き生きと働ける環境づくりを目指し、働き方改革の全社運動「日立ワーク・ライフ・イノベーション」を2016年より開始し、さまざまな施策を進めてきました。

その施策の数々は、トップからの発信、管理業務の内容やプロセスの見直し、職場マネジメントの強化、時間と場所の制約をなくす「タイム&ロケーションフリーワーク」の推進、従業員全体の意識改革につながるよう進める周知・啓発策といった、主に5つに分類されますが、サテライトオフィスの設置・整備は、このうちの「タイム&ロケーションフリーワーク」推進施策のひとつとして位置づけられています。

同グループの中心、株式会社日立製作所が、サテライトオフィスや在宅勤務といったテレワークに対応を開始したのは、1999年と比較的古く、その運用の歴史から築かれたノウハウも豊富です。

当初の制度では、ごく限られた人の利用でしたが、現在は管理職、裁量労働勤務適用者(主任レベル)、育児・介護を行う総合職社員のほか、必要性が認められる従業員を加えた全体の約70%が対象になっています。勤務にあたっては、丸1日だけでなく、半日や数時間を適用させることも可能で、利用回数制限もなく、事前に上司の許可を得さえすれば良いなど、極力制約を少なくして運用しています。

しかし、あくまでも時間管理を含め、主体的に業務を行える人を対象とし、一律に全従業員利用とはしていません。そして、それぞれのワークライフバランス向上を図りつつ、グローバルで戦える企業として、成果を出し続けられるような制度と環境づくりを意識しているのがポイントとなっています。

ビジネスパーソン オフィス エントランス
Freepik

サテライトオフィスについては、事業所内と事業所外の両方を、都心型と従業員の住居近接型となる郊外型の2種類で整備しています。

都心型は主に、利便性の高い立地を重視し、プロジェクトや会社の枠を超えた共創の検討や、移動の合間時間を有効活用し、業務効率を向上させる目的で用いるものとしました。一方、郊外型は、社員のワークライフバランス向上に活かしてもらう施設として、また、中心部の拠点オフィスのミニマム化によるコスト削減効果や事業継続性の向上対応にも力を発揮するものとして活用するなど、それぞれの特性を反映させた設置・整備目的を明確にして運用しています。

さらに2016年以降は、特に注力して設置を進め、首都圏の複数事業所に独自のサテライトオフィス「Biz Terrace」を開設しました。拠点オフィスと同等のセキュリティ環境を備えた、利用登録済みのビジネスユニットやグループ会社などが利用できる会員制サテライトオフィスで、利用者は手ぶらで向かっても業務ができるほど、設備が充実しています。

2017年には、事業所外の「@Terrace」を東京・八重洲に設置、グループ従業員全員を利用可能として、グループ内共創を支援するワークスペースとしました。特大スクリーンや、ペンで書き込みができるテーブルなど、最先端の製品、ソリューションを紹介・提案するショールームとしても機能させ、天井やテーブル下にはIoTセンサーも設置されています。

2018年からは、日立グループ外の株式会社ザイマックスとも契約し、利用可能なサテライトオフィスを増強、2019年10月には社内外で合計64拠点を利用可能としました。拠点が増えるとともに利用者も増加し、近年は月間のべ5~6万人の従業員が利用しているそうです。

テレワークを支えるヘッドセットやマイクスピーカー、プレゼン用液晶ディスプレイなどのツール配布と、会議のオンライン化、業務全般にわたるデジタル移行でのペーパーレス化にも取り組むなどし、場所にとらわれない働き方ができる環境づくりを、細やかに、丁寧に進めてきたことは、地道な取り組みながら、導入成功を引き寄せたポイントでもあったでしょう。

考えられる課題に対処しながら、自社に合った制度と環境整備を進め、柔軟な部分も適度に残しておく、そしてしっかり成果向上につなげる、こうした戦略的導入が、日立グループの成功ポイントとなっていると考えます。

ビジネスパーソン 屋外 談笑
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② 古民家活用の斬新なオフィスで知的生産性を向上!【 Sansan 】

クラウド名刺管理サービス「Sansan」と「Eight」の企画・開発・運営で知られるSansan株式会社は、設立時から一貫して“働き方の革新”をテーマに掲げており、社内においても先進的な施策を積極的に展開してきました。

2007年にわずか5名で設立されたSansan株式会社ですが、順調に業績を伸ばし、急速な事業拡大とともにエンジニア採用を積極実施、十分なオフィススペースの確保が急務となり、増員のたびにオフィス移転と増床を続けています。

現在は、創業時から本拠地としてきた市ヶ谷エリアを離れ、表参道にオフィスを構えていますが、この移転プロジェクト時から、より“働き方の革新”、“働き方”への経営レベルでの意識的取り組みを考えるようになり、新たな役職として「CWO(チーフワークスタイルオフィサー)」を誕生させました。

このCWOが代表的業務として担い、運用を率いるのが、徳島県神山町に開設したサテライトオフィス「神山ラボ」です。過疎の山間地域にある同町では、現地NPO法人グリーンバレーが、仕事を持つ個人や企業を誘致する「ワークインレジデンス」という活動を進めており、SansanはこのNPOの支援を受けて、古民家を借りることを決断、自社のサテライトオフィスとしました。

「神山ラボ」開設の理由は、時間や場所にとらわれない新しい働き方を実現し、従業員の知的生産性を高めることです。なぜ過疎の地方に?と思われるかもしれませんが、ポイントは、グリーンバレーの支援に加え、豊かな自然環境と、高速インターネット環境があったことだといいます。

緑 植物
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世界的なIT企業やベンチャーが多数集まることで有名なシリコンバレーは、もともと西海岸の自然豊かな環境、おおらかな風土が、働く人々の創造性や生産性に優れた効果をもたらす点で注目されていました。

人は長く同一の環境にいるより、変化のある環境に身を置くことで、心身の働きが活発になるとされ、これは転地効果として知られています。また、この転地効果は、都会よりも自然環境に恵まれた場所ほど大きな作用となって表れることが分かってきているのです。

シリコンバレーの例と、この転地効果に着目し、「神山ラボ」の利用を開始したSansanでは、ノイズが少なく集中できる就業環境の確保、従業員のリフレッシュ効果、主体的なアイデアの創出・提案力向上、生産性の高い働き方に対する意識の向上といった設置効果が感じられているそうです。

試行錯誤はありつつも、サテライトオフィス業務や在宅勤務、振替出勤などの制度関連業務、オフィス全般にかかる働き方関連の業務を、プロジェクトごとに専門で率い、各部署と調整しながら取り組みを推進する役職、CWOを中心に、“働く”を革新していくSansanは、今なお成長を続ける企業として注目されています。



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③ 既存支店のスペースを有効活用!【 りそな銀行 】

サテライトオフィスの導入は、新たな地にスペースを借りたり、サービスを契約したりして行うものばかりではありません。すでにある企業内資産で、低利用化しているものを有効活用する策もあります。

りそな銀行は、2019年7月から、一部支店の遊休スペースをサテライトオフィスに転用、長距離通勤を行っている従業員などに提供する取り組みを始めました。

銀行は、各地に支店店舗を顧客との重要な接点として設けています。しかし、近年はマイナス金利政策など超低金利状態が続き、収益力が低下、さらにデジタル化の推進で来店利用の顧客は減少傾向となるなど、拡大させてきた支店網の再編と維持コストの最小化が急務になってきました。

そこで、りそな銀行は、この課題解決と働き方改革の推進との一挙両得といえる施策として、支店スペースをサテライトオフィス化することを考え出したのです。

ひらめき イラスト
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デジタル化による事務の削減や本部への機能集約などにより、低利用・未利用と化していた支店の中の空きスペースをサテライトオフィスとして再整備し、希望する従業員が所属店舗や本店まで出勤しなくとも、自宅最寄りの店舗スペースなどで業務を行えるようにしました。

サテライトオフィスは、東京、大阪、埼玉の合計11支店で設けていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大対策で、さらに対応スペースを増加させ、テレワークとともに活用を進めた結果、直近ではりそな銀行と埼玉りそな銀行、合計55カ所にまで取り組みが広がっています。

かつての地方オフィスや支店など、活用しきれていないスペースを抱えている企業は少なくないでしょう。オフィス費用の見直し、スペースの有効活用は、経営にも大いにプラスの材料となります。

厳しい情報管理と高度なセキュリティが求められ、業務に従事する場所の柔軟化を進めることに慎重であった銀行のような業種にも、このような変化が生まれています。背景には、ICTの進展と、書類などのデジタル化が進んだこと、経済情勢、金融機関を取り巻く社会状況などがあり、現代の課題に向き合ったサテライトオフィス導入の注目事例といえるでしょう。

④ 従業員の働きやすさをさらに向上【 富士通 】

「有限な時間の中で社員ひとりひとりが価値を創出できること」を目指した働き方改革に注力する富士通株式会社も、サテライトオフィスを大いに活用している先進企業です。

富士通では、仮想デスクトップやグローバルコミュニケーション基盤などのICTを活用した独自のテレワーク勤務制度を、2017年4月から、約35,000人の全従業員を対象に適用開始、自宅や出張先、移動中など任意の場所で、拠点オフィス同様の業務が行える環境を整えてきました。

さまざまなバックグラウンドをもつ従業員のニーズに応え、より働きやすい環境とするため、第1のオフィス自席、第2の自宅、そして第3のワークスペースとしてサテライトオフィスを設置、新しい働く場所の選択肢として利用してもらっています。

サテライトオフィスにも、2つの種類を設けました。ひとつが社内の「F3rd(エフサード)」、もうひとつが社外に置く「F3rd+(エフサードプラス)」です。

ビジネスパーソン 屋外
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本格的にテレワークを行う従業員が増え、在宅勤務も当たり前になってくると、出張で別の事業所に行く従業員から、出張先でも仕事が行える場所が欲しいという要望が上がってくるようになったといい、富士通では、従業員の事業所間出張が多かったことから、社内サテライトオフィスの「F3rd」を設けました。

主要拠点だけでも3つの事業所があり、その行き来に移動の時間と手間、コストがかかっていた同社では、この導入により、出張先で仕事をして直帰するといった、合理的な働き方が可能になり、大いに効率化が進んだといいます。

この社内サテライトオフィスは好評でしたが、営業やシステムエンジニアは社外の顧客先に向かうことがメインであるため、「F3rd」があってもあまり利用できないことが徐々に明らかとなり、そのニーズの受け皿として、さらに社外の「F3rd+」が設けられることとなりました。

外出先の隙間時間を有効活用できるようになり、使いたいときに使いたいだけ使える変動的なワークスペースとして機能しているといいます。

業務内容により、従業員が主体的に働く場所を決定する意識が芽生え、拠点オフィスの存在意義をあらためて確認できたり、モチベーションを高くもって働き続けられるようになったりといった効果も確認できており、優れた導入事例、成功事例といえるでしょう。

サテライトオフィスで柔軟な働き方と満足度の向上

4社の特徴的なサテライトオフィス導入事例をみてきました。いずれも自社の課題に向き合いながら、柔軟な働き方を実現させ、従業員満足度の向上や生産性向上につなげています。

固定的なオフィスで、すべての業務をひとつのワークプレイスに集中させるのではなく、サテライトオフィスなど、新たなスペースを上手に使い分けていくことこそ、これからの働き方として重要なポイントになると考えられます。ぜひ、自社にあった導入のあり方を検討してみてください。

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参考URL:
https://www.hitachihyoron.com/jp/archive/2010s/2018/04/pdf/39-42w_HY07A02.pdf
https://jp.corp-sansan.com/news/2013/130116_2712.html
https://www.resona-gr.co.jp/holdings/about/governance/jigyou_risk/index.html
https://www.fujitsu.com/jp/innovation/workstyle/contents/01/
https://www.sanko-e.co.jp/case/sansan

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