シェアオフィスとは、1つの作業スペースをさまざまな利用者が共同で利用できるオフィスのことです。会社員のほか、フリーランスも利用しています。

毎日のようにシェアオフィスで業務を行う人がいる一方で、不定期に利用する人も多いことから、シェアオフィス内では日々違う顔ぶれの人たちが業務を行う形となります。

また、シェアオフィスは「フレキシブルオフィス」の一形態といえます。フレキシブルオフィスとは、柔軟な形で契約できるオフィスのことであり、短期間に限定した契約も可能なオフィスの総称です。

そのほか、フレキシブルオフィスは業務に必要な設備がひと通りそろっているため、入居までにかかる期間と費用を大幅に抑えられるのも特徴です。

シェアオフィスの一般的な機能としては、オフィススペースの利用、会議室の利用のほか、法人としてシェアオフィスの住所を利用することも可能です。それぞれについて具体的にご説明します。

・オフィススペースの利用

シェアオフィスの基本的な機能としてあげられるのは、オフィススペースの利用です。

シェアオフィス内には広い作業スペースが設けられており、多くの席が配置されています。席は自由に選べるフリーアドレスのため、空いている席を利用します。

そのほか、静かな空間で作業を行える専用のブースが設置されていることが多いようです。短時間で業務を仕上げたい場合や、専門的な知識を必要とする業務を行いたい場合など、集中したいときに利用すると、業務の効率を高められます。

・会議室の利用

シェアオフィスでは会議室も利用できます。シェアオフィスでは、デスクワークの利用がメインという人も多いですが、業務の内容によっては、商談や打ち合わせなどで会議室が必要となる場合もあるでしょう。

会議室のサイズは大小さまざまですが、シェアオフィスでの会議室の利用は、多くの場合有料です。会議室の大きさに応じて利用料金は異なり、会議室が広いほど割高となります。

・住所の利用

多くの場合、シェアオフィス利用者は、業務を行うにあたって、オフィスの住所の利用が認められています。

企業ではリモートワークの推進を目的として、従業員が業務を行う拠点としてシェアオフィスを利用する場合があります。

しかし、名刺に記載されている住所が本社のみである場合、社外の人と打ち合わせや商談を行いたい場合に、シェアオフィスの住所を別途説明しなければならないため、不便に感じてしまう点がネックとなります。

その点、シェアオフィスの住所を利用して業務を行うことができれば、名刺にシェアオフィスの住所も記載できます。それにより、打ち合わせや商談を行う場合に、シェアオフィスの場所を取引先に対して簡単に説明できることから、業務をスムーズに進められます。

① オフィスの運営費用削減

シェアオフィスを利用する大きなメリットは、経費の削減につなげられることです。

シェアオフィスの利用で削減できる主な経費としては、家賃、電気代、水道代、インターネットの利用代があります。通常のオフィスリースに比べ、オフィス機能をシェアしており、また諸経費も含まれており、結果としてオフィスの運用費用を抑えられる場合が多いといわれています。

② モチベーションの向上

シェアオフィスを利用することで、モチベーションを保ちながら業務を行える点もメリットといえます。

リモートワークを自宅で行う場合、会社とは違って、まわりに上司や同僚などがいないため、会社で業務を行っているときと比べると、モチベーションが上がらない場合があります。

その点、シェアオフィスなら、ほかの会社の人やフリーランスとして働く人と同じ場所で業務を行うことになり、適度な緊張感を持つことができるので、業務の効率が上がりやすくなるといえるでしょう。

① セキュリティ面

シェアオフィスを利用する場合のデメリットとしては、オフィス内でWi-Fiを共有していることにより、通信速度が下がってしまう場合があること、また、無線Wi-Fiを使用することにより、セキュリティ面で不安に感じてしまう場合がある点です。

通信速度やセキュリティ面を重視する場合は、有線LANでのネット接続にも対応しているシェアオフィスを選ぶことで、不安が解消します。

② 周囲の音

シェアオフィスは、多くの利用者が作業しているため、雑音が気になることもあるかもしれません。

他の利用者と同じスペースで業務を行い、適度な緊張感を持つことは、メリットにつながる一方で、多くの人が作業をしている以上、足音や話し声、キーボードを打つ音など、さまざまな音はどうしても発生してしまいます。

それを踏まえ、雑音を気にせず、業務に集中して取り組みたいときに利用できる個室ブースなどが設置されているシェアオフィスを選ぶと良いでしょう。

リモートワークを行えるオフィスとしては、シェアオフィスのほかにコワーキングスペースやレンタルオフィスなどがありますが、これらのオフィスは一見すると大きな違いがないようにもみえます。

シェアオフィスとそれ以外のオフィスの違いについては、こちらの記事をご一読ください。

記事：『サテライトオフィスの定義とは？支社や在宅勤務など混同されやすい単語との違いを徹底解説』

シェアオフィスとは、文字通り「オフィス」を「シェア」する場所であることから、多くの利用者と共同で利用する形となります。

特徴的なこととしては、さまざまな人とオフィスをシェアすることで、刺激的な環境に身を置きつつ、集中しながら業務を行える場所であること、そして利用料金を抑えられることです。

オフィスとしての拠点を持ちたいのか、利用料金を抑えながらオフィスを利用したいのか、あるいは他の利用者と交流する機会を持ちたいのか、という目的を明確にした上で、オフィス選びをすると良いでしょう。

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