WeWork 内観
2020.07.31

テレワーク導入にペーパーレス化が欠かせない4つのワケ

ナレッジ働き方改善オフィス運用コスト削減

テレワークの普及にともない、ここ数年ますますペーパーレス化の必要性が高まっています。「紙媒体では業務効率を低下させる」という声もありますが、なぜ今、企業でペーパーレス化が求められているのでしょうか。ペーパーレス化のメリット・デメリット、導入時の注意点について詳しく見ていきましょう。

今、なぜペーパーレスが必要なのか。紙の問題点とは?

数年前から進む「働き方改革」に加えて、昨今は新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、全国的にテレワークやペーパーレス化の重要性が高まっています。

では、なぜ今、テレワークによるペーパーレス化が必要なのでしょうか。まずは、紙媒体の問題点について整理しておきましょう。

・仕事に必要な資料が自宅で閲覧できない

紙媒体の資料の大きなデメリットは、「持ち運びが非常に不便」である点です。

新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワークに切り替えた企業の実例を見ると、「簡単な仕事であれば在宅でこなせるけれど、オフィスにある資料の参照や閲覧ができない」というケースも目立っており、大きな問題となっています。

また、オフィスで膨大な資料を紙媒体で管理する場合、紛失や破損などのリスクがどうしても避けられず、業務上の損失につながりかねません。

ペーパーレス化に踏み切ることで、膨大な量の紙資料をデータファイルとして圧縮することができ、長期的な保管が可能になりますし、紛失や劣化のリスクも最小限に抑えることができます。

デスク 書類 イメージ
Freepik

・ハンコを押すためだけに出社するケースもある

形だけのテレワークやペーパーレス化を取り入れた企業に起こりがちなのが、「署名捺印をオフィスでさせる」ということです。

在宅ワークで資料を作成し、オンラインで提出したとしても、承認の捺印がクラウド上ではできないために、わざわざ出社しなくてはならない、という不便な現象が、全国の企業で報告されています。従業員の負担を減らすためにテレワークを導入したのに、署名捺印などのために出社するのでは本末転倒ですし、新型コロナウイルスの感染拡大防止という観点から考えても合理的ではありません。

ここ数年は、オンラインで作成でき、ビジネスシーンでも通用する電子印鑑が増えているので、それらを積極的に利用するのも有効な方法です。

もはや必須?ペーパーレス化のメリット

紙媒体のデメリットについて見てきたところで、ここからはペーパーレス化のメリット、なぜテレワークに必要か、について具体的に見ていきましょう。

① 業務を大幅に効率化

ペーパーレス化の分かりやすいメリットとしては、まず、業務の効率化が挙げられます。

紙媒体の形で資料を管理していると、膨大な量の資料から、その都度必要な資料を手作業で探し出し、作業が終わったらまた元の場所に戻す、というプロセスが必要になります。

その点、ペーパーレス化に踏み切ることにより、資料がどんなに多くなっても、サーバーに格納することができ、キーワードやタグ付けによって、必要な資料だけを瞬時に検索することができます。当然、紙媒体の資料の管理にともなう時間と労力を削減することができ、長期的な収益向上にもつながります。

デスク イメージ
Freepik

② 維持管理費用の削減

ペーパーレス化によって、業務にともなう維持管理費用を大幅に削減することができます。ここでいう維持管理費用とは大きく、「書類の保管費用」と「作成費用」に分けることができます。

紙媒体の資料を保管する場合、まずは保管場所を確保する必要がありますし、大規模な企業では、実際に書類専用の倉庫を確保しているケースもありました。

また、書類の作成費用とは主に印刷費用のことで、仮に書類1枚の印刷に3円かかるとすると、1000人の社員が毎日10枚ずつ印刷したとすればひと月あたり90万円の費用となります。

書類作成だけでこれだけの費用がかかるのは、やはりビジネスでは無視できません。ペーパーレス化が進めば、必要書類は基本的にすべて端末の画面上で確認できるため、印刷費用をカットすることができ、大幅な費用削減につながります。

③ 従業員の多様な働き方をサポート

ペーパーレス化とテレワークは密接な関係にあります。テレワークはもともと、人々の働き方が多様化しつつある時代の流れの中で普及してきました。

ここ数年は、従業員ひとり一人の生活事情や背景も複雑化しています。郊外のベッドダウンから通勤する人、幼い子供を育てながら勤務を続ける人、老親の介護と仕事を両立する人など、「働き方改革」が叫ばれるかなり以前から、日本人の働き方は多様化しています。

これからの時代、従業員の幅広い働き方をサポートすることもまた、企業の社会的責任といえますので、ペーパーレス化によってテレワークを導入しやすくすることは、必然の流れとなりつつあります。

④ 災害時の復旧対策としても重要

クラウドシステムと連動したペーパーレス化は、災害時の復旧対策の一部としても必須であるといわれています。正確には「事業継続計画」となり、大規模な災害などが起きた場合に、企業をどのような形で存続させていくか、というプロセスを可視化しています。

紙媒体として資料を管理していると、例えば火災が発生した際に、重要書類がすべて焼失してしまう、といったトラブルを防ぐことができません。

ただ、ペーパーレス化も災害時には万全ではなく、メインサーバーがダウンすれば、データが復旧不可能になってしまう可能性も考えられますので、クラウドサーバーをあらかじめ分散化しておくなどの対策が求められます。

ペーパーレス イメージ
Freepik

ペーパーレス化を成功させるために意識すべきポイント

時代のトレンドというだけで安易にペーパーレス化を導入しても、それだけで成功につながるとは限りません。ビジネスでペーパーレス化を成功させ、安定的に運用していくためのポイントについて見ていきましょう。

・業態に合ったクラウドサービスを見極める

テレワークやペーパーレス化には、クラウドサービスの利用が不可欠です。

業務に必要な書類をデータファイルの形でクラウドサーバーに格納しておけば、オフィスに出社しなくても、パソコンやタブレットなどの端末上で書類を閲覧・編集することができ、業務を進めることが可能になります。

クラウドサーバーもここ数年で、さらに多様化と細分化が進んでいますので、長期的なコストパフォーマンスと従業員のユーザビリティを比較検討し、最適なサービスを選びましょう。

また、どんなに優秀なシステムでも、従業員全員が使いこなせなければ意味がありません。導入前にはかならず数段階に分けたヒアリングとガイダンスを行い、導入後のハレーションが起きないようにすることも、企業側の義務のひとつです。

・費用との釣り合いも考えて

テレワークやペーパーレス化の導入にあたっては、最大で数千万円単位の初期費用がかかる場合もあります。

せっかく使い勝手の良いクラウドシステムによってペーパーレス化を導入したとしても、トータルの費用の方が大きくなってしまっては、まったく意味がありません。

大規模な企業であれば、まずは一部の部門のみをペーパーレス化してみるなど、実験的にペーパーレス化を導入してみるのもひとつの方法です。

最後に

業務の効率化、災害時のリスクヘッジ、多様な働き方のサポート・・・。さまざまな観点から導入が急がれているペーパーレス化。

ただ単に紙資料をなくす、ということではなく、業務全体をゼロから見直した上で、長期的に持続可能な、新たなビジネスモデルを構築していくのが目的となります。


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参考:
雇用型テレワークの現状と課題
雇用型テレワークについて
テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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