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2020.08.06

テレワーク導入成功の鍵、ICT環境の構築方法を学ぶ

ナレッジオフィス分散働き方改善

働き方改革や、目下の感染症対策をはじめとする事業継続計画対応といった観点から、テレワークの導入が急速に進んできています。これまで腰の重かった業種業態の企業においても、本格的に検討を開始したり、試験導入に踏み切ったりする動きが多くみられるようになりました。時間や場所の制約をなくし、柔軟な働き方を実現するテレワークは、これからの社会におけるスタンダードとして、確実に根づいていくでしょう。
 
そんなテレワークは、現代の通信技術によって、ICT環境によって支えられているものです。これらなくして、テレワークは成り立ちません。つまり、裏を返せば、ICT環境の整備・構築こそ、テレワーク導入を成功させる最重要ポイントといえます。今回はこのICT環境構築について、基礎から解説していきます。

まずはおさらい!テレワークとは?なぜ導入する?

ICT環境についてみていく前に、テレワークの定義を確認しておきましょう。テレワークとは、“tele(離れた、遠隔の)”と“work(働く)”からなる造語で、一般にICT(Information and Communication Technology・情報通信技術)を活用して行う、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。

どこをワークスペースとするかによって、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスなどを用いる施設利用型テレワークの3つに分類することができます。

育児や介護などを行いながら働いていたり、自身の身体障がいや疾患などで通勤が困難な状態にあったりする人でも、働きやすい環境が整うほか、従業員の負担軽減によるワークライフバランスの向上、満足度向上につながるといったメリットがあります。

テレワークを導入すると、外回りの営業やSE、サポートサービスなどの業務担当者が、毎回所属するオフィスに帰って資料を持ち出したり、報告を行ったりといった事務作業を行う手間が省け、出先でもそれらの業務が可能となります。移動にかかる費用や時間、肉体的・精神的負担が大幅に減少し、より細やかに、かつ効率的に、それぞれの顧客対応が行えるようになることから、生産性向上が見込めるメリットもあります。

また、中央オフィスに機能を集中させず、分散させることで、大規模災害やテロの発生をはじめ、通勤困難な事態など、緊急時にも事業を止めることなく、機能している拠点から補うことでビジネスを動かせるという、事業継続計画への寄与も高いでしょう。

このほかにも、さまざまなメリットが見込め、深刻な少子高齢化と労働人口の減少が進む現代社会にあっても、少ない人材資源から最大の成果を引き出せると考えられることから、テレワークには高い期待が寄せられているのです。

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最適なリモートアクセス環境を作る

多くのメリットが見込めるテレワークが、国内でなかなか普及しなかった要因には、独特のビジネス風土や習慣も大きな要素として挙げられます。しかし、そうした背景を除けば、やはり社内オフィスと同等の業務を社外から行うことは不可能で、十分に生産性や効率を上げるといったメリットが見込めなかったからということがあります。

少し前まで、ビジネス業務に耐えうるデバイスといえば、デスクトップくらいで、通信環境も固定的な回線が基本で現在のように、どこでも高速インターネット回線が使えるといった状況にはありませんでした。

近年は、モバイルデバイスのスペックが充実し、自由度が増したことに加え、通信環境が劇的に進化し、ビジネスを取り巻く環境が大きく変化したといえます。さらに、ここに加わったのが、リモートアクセスの仕組みやサービスです。

リモートアクセスとは、遠隔制御のことで、手元のデバイスからインターネットを通じ、別の離れた場所にあるコンピュータや各種機器、ネットワークなどにアクセスすることをいいます。これをビジネスに導入すると、自宅や出先など、オフィス外のどこからでも、社内PCやネットワークに接続することが可能となり、まさにどこでもオフィスの業務環境を整備できるのです。

時間や場所を問わず、必要なときに必要な社内データやソフト、システム、ツールにアクセスして、オフィスで行うのと同じように利用することができるので、オフィスでなければできないという作業を、原理的にはゼロにすることが可能になります。

つまり、この仕組みがあってこそ、テレワークが真に機能する、オフィスと変わらない労働環境、柔軟な働き方が実現でき、多様な人材を活かして、生産性向上や業務効率化を進められると考えられます。

自社に最適なリモートアクセスの環境を整備することが、新時代の柔軟な働き方を現実化する第一歩であり、テレワークの導入においても、欠かすことのできない重要な基礎になるのです。



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4タイプのICT環境構築方法、違いを整理!

オフィスと変わらない執務が可能なリモートアクセスできる環境をきちんと整備することが、テレワークでいかに重要か、お分かりいただけたかと思います。

このテレワークを支える基盤、ICT環境の構築を進めるポイントとしては、自社の業務スタイルに適していて導入がしやすいか、そしてセキュリティ面に不安はないかビジネス使用に耐えうるものか、この2つのバランスをとることが重要になります。

一般に選択されるタイプとして、主に4つの方式があります。それぞれ、特徴とともにみていきましょう。

① リモートデスクトップ形式

 
オフィス内に固定設置されたコンピュータのデスクトップ環境を、遠隔から操作できるようにするものです。オフィスの外にいる従業員が実際に手元で用いるクライアントデバイスには、オフィスのデスクトップウインドウが転送表示され、オフィスで進めていた仕事をそのまま引き続き、別の場所から行えるメリットがあります。

クライアントデバイスとしては、PCはもちろん、スマートフォンやタブレット端末など、ネットワークに接続できるものであれば何でも用いることができ、柔軟性の高さを保つこともできます。ただし、リモートで見ているデスクトップの表示サイズに転送後の表示も依存することとなるため、そのままでは見づらいという問題が発生する可能性もあります。

セキュリティ面は、オフィスのデスクトップを遠隔操作するわけですから、基本的に対策状態がオフィス端末と同じ水準になります。またファイルデータがクライアントデバイスに残らず、すべてオフィス内保存されるかたちとなることから、情報漏洩が発生しにくいメリットがあります。

導入に際し、大規模なシステム変更や新規構築が不要で、オンプレミスのサーバー設置なども必要ありません。専用のアプリケーションやクラウドサービスの利用準備、認証キーの購入などを行えば、すぐに利用を開始できるため、比較的安価に導入できるほか、IT関連の社内リソースが少ない企業でも実現しやすい方法といえます。

注意したいデメリットとしては、オフィス内のコンピュータ電源を常時オンにしておかねばならないため、その分の光熱費などがかさみやすいことが挙げられます。

② 仮想デスクトップ方式

 
オフィス内のデスクトップ情報をサーバーに集約、複数の個人それぞれに割り当てたデスクトップ環境を仮想的に構築し、これを遠隔で操作可能とする仕組みです。業務を行う従業員は、時間や場所、デバイスを問わず、常にログインして同じ仮想のデスクトップ環境にアクセス、そこで作業することとなります。

リモートデスクトップ形式と同じく、個々の従業員が用いるデバイスには一切データが残らないため、情報漏洩のリスクを低く抑えることができます。

また、作業者が勝手な自己裁量でソフトウェアをインストールするといったことを防止できるほか、OSのアップデートなどは管理者が実行するなど、環境を一括管理しやすいため、セキュリティレベルを高次に保ったり、必要なメンテナンスを行ったりすることが容易というメリットもあります。

サーバーさえ動いていれば、あとの環境は仮想ですから、リモートデスクトップ形式のように、個々の遠隔操作対象となるコンピュータデバイスそのものが不要になり、その電源を常時オンにしておく必要ももちろんありません。

この点で無駄な光熱費をカットできる一方、専用サーバーや仮想デスクトップ環境の構築準備が必要で、ある程度まとまった初期費用がかかる点は、念頭に置いておかなければなりません。サーバーのリソースを共有するため、取り扱うデータ量が大きい場合、うまく業務が進められなくなったり、高額かつ大規模なサーバーが必要になってしまったりする可能性があることに注意しましょう。

ICT環境 イメージ
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③ クラウド型アプリ方式

 
業務を行う場所にかかわらず、同じクラウド上のアプリケーションにアクセスし、作業する形態です。インターネットを通じてアクセスしているため、オフィスの内外、用いるデバイスが何であっても、作業環境は変わりません。

アプリケーションは、企業のコンピュータや専用サーバー上ではなく、あくまでクラウドサーバーに置かれる点が特徴で、データもクラウド保存されます。非常時に、オフィス内のコンピュータ類が使えなくなった場合でも、他のデバイスを使ってクラウドにアクセスし、データを参照したり、作業を行ったりすることができるため、事業継続計画対策に最適です。

作業環境がアプリに限定され、従業員が用いるデバイスから、オフィス内の既存サーバーなどに直接アクセスすることはできない仕組みとなりますから、その面でのセキュリティ対策はとれた状態が確保できます。

ただし、アプリによっては、クラウド上で作成した資料データを、ローカル環境にダウンロードすることが可能となっているため、そこをきっかけとした情報漏洩のリスクがあります。ダウンロード制限がかけられない仕様のアプリもありますから、事前によく確認しましょう。また、アプリの操作性が悪いと、作業効率も当然低下してしまいます。業種や業務内容との相性もありますから、まずはトライアル版などで使用感を試すことを強くお勧めします。

導入に際しては、既存のシステムに変更を加える必要がなく、クラウドベースのアプリケーションを選択し、利用を開始するだけでよいため、手間を最小限に抑えられます。専門知識もほとんど必要ありません。ライセンス費用などはかかりますが、初期費用もほぼ不要で、導入ハードルは低いと考えられます。

④ VPN方式

 
社内で個人に貸与したPCなど、専用デバイスをオフィスの外へと持ち出し、VPN(Virtual Private Network)経由で業務を行うスタイルです。場所を問わず、同じデバイスを用いますから、従業員は使い慣れた端末で、変わらぬ通常業務を行いやすいメリットがあります。

デバイスを1台に集約する点では、導入にかかる費用を抑えられますが、業務データが入った状態のPCを社外に出すこととなるため、情報漏洩対策などセキュリティ確保に対する万全な体制準備が必要で、その点に大きな手間と費用が発生する可能性があります。VPN対応がまだの場合は、装置の導入も必要となります。

その上で、盗難・紛失への備えや私的利用の防止など、技術的制限をかける工夫が欠かせません。万が一に備えて、HDDの暗号化を行ったり、多重認証などのセキュリティ対策を施しておいたりする必要があるでしょう。同時に、社内でセキュリティルールを策定し、周知・徹底することも求められます。

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ICT環境を構築して最適化

優秀な人材や労働力の確保、ダイバーシティ対応などが大きな課題となる今、ビジネスは、柔軟な働き方を可能とした仕組みによって展開していかねばなりません。

テレワークはその基本かつ大きな一歩であり、それを実現させるには、自社に最適なICT環境を構築することが必要です。ぜひここで得た知識を活かし、理想的な導入・運用を目指してみてください。

テレワークの導入とあわせて検討したいフレキシブルオフィスの活用

テレワーク導入にあたっては、フレキシブルオフィスお活用もお勧めです。

WeWork(ウィーワーク)は、国内6都市(東京、横浜、名古屋、大阪、神戸、福岡)にて、約30拠点でフレキシブルオフィスを運営しています。

WeWork では、最短月単位での契約が可能なため、ビジネスや組織の状況に合わせて、契約を柔軟に変更いただけます。

さらに、契約から入居を最短1か月で実現できます。インターネット、ドリンク、会議室、セミナールーム、電話ブースなど、テレワークを快適に行うために必要な設備も、すべて完備しています。

選択したホーム拠点の専有プライベートオフィスに加え、国内最大6都市30拠点以上ある WeWork の共用エリアをご利用いただける、新プラン「We Passport」もご用意しています。We Passport について、詳しくはこちらをご確認ください。

テレワークの導入・環境整備をご検討をされている方は、ぜひ WeWork にお問い合わせください!



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