自宅にいながら業務が可能な「在宅勤務」。課題や問題点は？

定められた範囲内で、働く場所や時間帯を自由に決められる「テレワーク」は、1990年代のバブル期、都心のオフィス費用が高騰していた頃から、徐々に導入が始まっていました。しかし、テレワークを行うよりも、従業員が会社に集まって業務を行う方が効率的であったため、2010年代まではテレワークの導入がなかなか進みませんでした。

ところが、近年、新型コロナウイルスの影響により、テレワークが一気に注目を浴び、導入する企業が増えています。

しかしながら、テレワークの導入があまりに早急に進んだため、テレワークを利用する上での課題が浮き彫りになっています。テレワークを利用した働き方の一つに「在宅勤務」がありますが、今回は在宅勤務における課題や問題点と、その対策方法についてみていくことにします。

在宅勤務とはテレワークの一種で、会社の業務を自宅で行うことです。

在宅勤務を行うことによって、企業側としては、従業員に通勤費を支払う必要がないこと、また、在宅勤務が広がれば、オフィスの面積を縮小できる可能性もあるため、費用削減が期待できるメリットがあります。

在宅勤務で従業員が得られる大きなメリットとしては、通勤の必要がないことが挙げられます。特に都市部で通勤する場合、満員電車での、苦痛な通勤を余儀無くされるケースも多いでしょう。その点、在宅勤務であれば、通勤時の苦痛から解放されるだけでなく、その時間を有意義に活用できるようになるため、気持ち的にも余裕を持って仕事に臨むことができます。

在宅勤務を導入するにあたっての企業の課題としては、リモート環境や情報漏洩などネット環境に関連すること、労務管理やプロジェクト・タスク管理など各種管理に関すること、在宅勤務を導入する際の費用があげられます。

・リモート環境

在宅勤務を導入する場合には、リモート環境を構築する必要があります。

具体的には、従業員に業務用のパソコンを貸し出すこと、会社と自宅間の通信環境を安全にするため、インターネットVPNを構築することなどであり、これらの作業が企業にとっては負担に感じる場合もあるでしょう。

また、安全なリモート環境を構築するために、一定の費用がかかるほか、従業員が在宅勤務を行う場合、従業員の自宅の通信費が増加することから、通信費のうち一定額を会社が負担するといったケースも見受けられます。

・労務管理

また、在宅勤務では労務管理も課題となります。

従業員が会社に出勤する一般的な勤務形態の場合、上司は部下の働きぶりを直接チェックできることから、労務管理を容易に行えます。しかし、在宅勤務の場合、上司は部下の働きぶりを直接チェックできないため、労務管理を行うことが難しくなる点がネックとなります。

・情報漏洩

そのほか、在宅勤務を行うにあたって気を付けたいのは、情報漏洩が発生する可能性があることです。

会社内のみで業務を行っていた場合は、会社内で管理していた情報は会社内で管理できるため、漏洩する可能性は低く抑えられますが、在宅勤務の場合は、会社以外の場所に社内の重要な情報が持ち出される形になることから、情報が漏洩するリスクが高まります。

在宅勤務を導入する場合は、情報漏洩の対策も講じておかなければなりません。

・導入費用

在宅勤務を導入する場合は、さまざまな費用がかかります。

主な費用としては、従業員に貸し出すためのパソコン代、VPNを構築する費用、Web会議を行えるようにするための費用があります。

在宅勤務は、導入するための手間がかかるほか、初期費用もかかるため、企業としては負担となります。ただし、在宅勤務を導入することで、オフィスの運用費用や従業員の通勤費用などの経費を削減できることから、長い目でみると、導入費用を回収することは十分に可能といえます。

・プロジェクト・タスク管理

在宅勤務を導入することで、プロジェクトやタスクの管理が難しく感じられる場合があります。

プロジェクトの運用状況を管理する上司の立場としては、各従業員が抱えるタスクを常に把握しておく必要がありますが、上司と従業員が別々の場所で業務を行っていると、上司は部下のタスクの状況を確認しにくい状態となり、プロジェクト全体の進行状況を把握しにくくなります。

このような状況を防ぐためには、コミュニケーションツールを導入し、従業員同士でコミュニケーションを取りやすい状態にしておくことが効果的です。

在宅勤務を導入する場合、企業側のみならず、従業員側も課題を抱えるケースが多くみられます。従業員が課題を抱える理由は、一人で業務を行うことにあります。自宅にいながら、高い生産性を保ちながら、問題なく業務を行える状況を作ることが、課題を解決するカギといえます。

・自己管理

在宅勤務を行っていて問題になりがちなことは、従業員の自己管理についてです。

会社では、他の従業員の目もあるため、誰もがある程度の緊張感を持ちながら業務に打ち込めます。しかし、自宅で業務を行っている場合は、その場に自分一人しかいないことから、知らず知らずのうちに作業の手を休めてしまったり、他のことに気をとられたりして、集中できないことも十分にあり得ます。

自己管理を適切に行えるようにするためには、コミュニケーションツールを活用し、部署内で朝礼やミーティングを行うことが効果的です。画面越しではありながらも、部署内の従業員とコミュニケーションを取ることによって、業務に対するモチベーションが上がりやすくなります。

・サービス残業

また、在宅勤務ではサービス残業が問題になることもあります。

近年は働き方改革の影響もあり、社内で働いている場合は、終業時間になったら早く帰るように促されることが多くなりました。しかし、在宅勤務の場合は、仕事が終わらなければそのまま業務を続けてしまいがちです。

本来であれば、発生した残業に関しては会社に対して申請するべきですが、在宅勤務の場合は、残業を行っている証拠を示すことが難しいために、残業申請をためらうケースも多くみられるのが現状です。

・コミュニケーション不足

在宅勤務においては、コミュニケーション不足によって、業務に支障が生じてしまう場合があります。

在宅勤務の場合、一人で業務を行っているために、他の従業員とコミュニケーションを取る機会が自然と少なくなります。また、コミュニケーションツールを使ってコミュニケーションを取っていても、顔を合わせるのは、あくまでも画面越しに限られます。そのため、会社内で一緒に作業をしている場合と比べると、コミュニケーションにおいて伝えたい重要なニュアンスが、伝わりにくくなる場合があるのです。

在宅勤務におけるコミュニケーション不足を防ぐためには、普段よりもシンプルで端的な説明を心がけるなど、相手にとって分かりやすいように伝えることがポイントとなります。

・評価基準

在宅勤務で従業員が不満に感じてしまいがちな点は、評価基準です。

上司の立場としては、できる限り正しい評価を行いたいと考えるものですが、在宅勤務の場合、上司と部下が別々の場所で業務を行うことになるため、評価を適切に行うことが難しいといえるでしょう。

部下の立場としては、業務で結果を出したとしても、上司がさほど良い評価をつけない場合もあるため、不満に感じてしまうこともあり得ます。そのため、在宅勤務に適した評価の方法を考える必要があります。

ここまでみてきた通り、在宅勤務の導入には、さまざまな課題が発生することが分かりました。ここからは、これらの課題を解決するためにどのような対策を講じていけば良いのか、という点についてみていきます。

・コミュニケーションツールの導入

在宅勤務におけるコミュニケーション不足を防ぐためには、コミュニケーションツールの導入が効果的といえます。

代表的なコミュニケーションツールとしては、文字を利用し、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができる「チャットツール」、パソコンの画面を通じ、対面でコミュニケーションを取ることができる「Web会議ツール」があります。

Web会議ツールを利用し、朝礼など1日1回、部署内のメンバー同士で顔を合わせるだけでも、業務に対するモチベーションは自然と高まります。また、業務における報告や連絡、相談は、チャットツールでも十分に可能です。

・セキュリティ対策

在宅勤務におけるセキュリティ対策としては、ウイルス対策ソフトの利用やハードディスク内のデータの暗号化などがあります。

セキュリティ対策は、技術的な面における対策が基本となりますが、技術的な対策だけですべての対策ができるとは限りません。セキュリティのレベルを高めるためには、従業員がパソコンなどの機器をどのようにして扱うか、という内容も重要となります。例えば、在宅勤務を行っている従業員に対して、会社がパソコンを貸し出している場合、休憩時間になったら、周囲に誰もいなくても、パソコンの画面のロックをしておき、パソコン操作をできないようにしておく、といったものがあります。

些細なことであっても、セキュリティの対策につながる内容はルール化しておくことをお勧めします。

・勤怠管理システムの導入

在宅勤務において管理が難しいものに勤怠の管理がありますが、勤怠管理システムを導入することによって、効果的に管理が行えるようになります。

勤怠管理で行うべき内容としては、出退勤データの記録がありますが、勤怠管理ツールを利用することによって、従業員はそのツールを通じて、パソコンの画面上から出勤時と退勤時の打刻が行えます。

そのほか、従業員がパソコンの電源を入れたタイミングを出勤、電源を切ったタイミングを退勤とみなす勤怠管理ツールもあります。このようなツールを活用することにより、従業員が出勤や退勤の打刻を忘れてしまうことを防げます。

・評価制度の見直し

在宅勤務において適切な評価を行うためには、目標を定めて、その目標が達成できたかどうかという観点から評価する方法があります。

ある目標を数値で定めれば、目標が達成できたかどうかが一目で判断しやすくなり、評価が容易に行えます。

通常、部下を評価する場合は、目標数値の達成や、日頃の働きぶりをみながら、総合的に判断することが一般的です。しかし、在宅勤務で働きぶりをみる機会が少ない場合は、目標の達成度を重視しつつ、時々コミュニケーションツールでコミュニケーションを取りながら、責任感を持って業務に取り組んでいるか、という観点も含めて、総合的に評価する方法もあります。

初めて在宅勤務を導入する場合、労務管理や情報漏洩対策、コミュニケーションの活性化など、さまざまな課題が生じますが、これらの対策を行うためには、コミュニケーションツールや勤怠管理システムの導入、セキュリティ対策を万全にすることが効果的といえます。

在宅勤務には課題が多い半面、通勤費の削減やオフィス面積の縮小など、経費の削減につなげられるメリットも多くあります。在宅勤務の課題を克服しつつ、在宅勤務のメリットを活かしながら、業務の効率化を実現させていきましょう。

参考：
https://www.japan-telework.or.jp/abroad/pdf/telework_world.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。