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2020.08.12

コワーキングスペースとは?各種オフィスとの違いや、メリット・デメリットを解説!

ナレッジオフィス分散働き方改善イノベーション創出オフィス運用コスト削減コミュニティ形成企業交流

近年、国の施策としても推し進められる働き方改革により、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が広がってきています。ICTの活用によって実現された、この新しい働き方に対応するものとして、さまざまな機能を持ったワークスペースも数多く誕生しています。
 
中でも、シェアオフィス、コワーキングスペース、レンタルオフィスといったものは、よく耳にするところとなりました。しかし、それぞれの違いは何か、どういうメリット・デメリットがあり、どう使いこなせば良いのか、明確に理解できているという方は少ないのではないでしょうか? これからの働き方を考える上で、ぜひ知っておきたいこれらの意味を、あらためて確認しておきましょう。

コワーキングスペースとは何か

コワーキングスペース(Coworking Space)とは、“Co(共同の、共通の)”と“work(働く)”の造語から名付けられた空間で、さまざまな所属やバックグラウンドをもつ人々が“共に働く”スペースとしてデザインされているものです。ただ空間を共有するだけでなく、利用者が互いに刺激し合い、共創する点にポイントがあり、これは他のワーキングスペースにない特色といえるでしょう。

コワーキングスペースは、テレワークによる在宅勤務など、拠点オフィス外での勤務が認められている会社員をはじめ、個人事業者やスタートアップの起業家、ノマドワーカーらを中心に、利用が進んでいます。

共創するコワーキングという働き方は、2005年頃からアメリカ・サンフランシスコで本格的に生まれてきたとされ、これまでにさまざまなイノベーションを創出するきっかけとなってきました。

働く場を共有するという点では、シェアオフィスと共通するところも多く、広義ではシェアオフィスに含まれる場合もありますが、この“共創”を鍵として、厳密には異なった意味をもち、コワーキングスペースならではの良さや課題があります。

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シェアオフィスやレンタルオフィスとの違い

・シェアオフィスとは

 
シェアオフィスやレンタルオフィスなどは、「フレキシブルオフィス」の一つです。「フレキシブルオフィス」は、一般的なオフィス契約よりも、契約スタイルが多様であり、契約期間を短めに設定し、費用や工程などを最小限に抑えることができます。

コワーキングスペースに対し、シェアオフィスは、英語で“Shared(共有された)”と名がつくように、共有オフィスであり、複数の企業や団体、個人が、ひとつのオフィス機能をもつ空間を共有するものをいいます。

空間内は通常フリーアドレスで、不特定多数の利用者が、ワーキングスペースとして利用します。入会費や月額の会費を支払うことで、Wi-Fi環境はもちろん、デスクやチェアといったオフィス家具、電話・FAX回線、複合機など、基本的なオフィス設備が整った環境を自由に使うことができ、拠点オフィスと変わらない、スムーズな業務遂行が行えます。

会議室などが使えるケースも多く、設備投資を抑えたワークスペースとして、活用する企業が増えています。

・レンタルオフィスとは

 
似た概念で用いられるワードに、レンタルオフィスというものもあります。こちらは、不特定多数の人が、必要な時にだけ借りて利用するワーキングスペースという点で、シェアオフィスやコワーキングスペースと共通しますが、利用者が半個室や個室スタイルの専用スペースをもって働く点が、大きな特徴です。

基本的なオフィス設備が整っているという点は、シェアオフィスと同様です。レンタルオフィスは、個人で集中できるワークスペースや、少人数のワーキンググループで使えるオフィス空間を求めるケースに向き、スペース内にロッカーがあれば、私物や書類を入れておくこともできます。

常駐するスタッフのいるレンタルオフィスサービスの場合、郵便物の受け取りや転送、資料印刷の代行、DMの発送代行など、秘書・代行業務が提供されているケースも多く、事務作業の手間をカットして、本業に集中しやすい環境として利用しやすいでしょう。

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コワーキングスペースの特徴① コミュニティ形成

 
コワーキングスペースは、シェアオフィスやレンタルオフィスと似たワークスペース環境を提供しているケースも多いものの、もっとも明確な違いとして指摘できるのは、やはり利用者同士の交流、コミュニティ醸成を重視している点です。

異業種同士、また起業家、フリーランスと会社員など、バックグラウンドが大きく異なり、普段見ている景色が違う人々、多様なアイデアをもった人々と、自然に交じり合う仕組みがきちんと用意されている場合が多いです。

特定の会社や業界に属すると、こうした新しい出会いは生まれにくくなります。新たなコミュニティとの接触や人脈の形成を望んでも、日常の中でそうした機会を得ることは容易ではありません。

コワーキングスペースは、そうした貴重な体験や機会をもたらす空間であるという点で、単なるフレキシブルなワークスペース、リーズナブルなワークスペースという以上の意義をもっているのです。

閉鎖的な自社オフィス内で日々繰り返される勤務、企業風土や理念を同じくする環境で進める働きからは得られにくい、刺激やインスピレーション、アイデアの創出、コラボレーション・パートナーの発見・獲得といった、可能性が広がっていくワークスペースとして機能します。

コワーキングスペースの特徴② オープンイノベーション

 
自社内では解決策が見出せずにいた課題についても、異業種・異分野のもつ技術や知識、アイデア、サービスと組み合わさることで、発展的解決の道が拓かれることもしばしばです。あらかじめ設計された出会いではない、偶然の交わりであるからこそ、革新的なビジネスモデルの創出につながるオープンイノベーションが促進される可能性も高まります。

コワーキングスペースは、こうした意義と可能性をもつ点で独特なものであり、その力を十分発揮させられるよう、空間設計面だけでなく、積極的に交流イベントや勉強会が企画・開催されるなど、ソフト面でも工夫が施されている傾向にあります。



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オープンイノベーション イメージ
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知っておきたい5つのメリットと3つのデメリット

こうした魅力をもつ点で特徴的なコワーキングスペースですが、何事もそうであるように、ワーキングスペースとして活用する上でのメリットとデメリットが存在します。それぞれ整理しておきましょう。

メリット① オフィス費用の削減

 
メリットとして、賃貸オフィスに比べ、大幅にオフィス費用を削減できる点が挙げられます。通常、ビジネスオフィスの場合、比較的まとまった期間での契約が求められますが、コワーキングスペースは、月額支払いなど、ニーズに応じて、契約内容を柔軟に選択できることから、無駄が発生しにくいのが特徴です。

また、光熱費や通信費などを含めた維持費が別途かかることもなく、その点でも、リスクの少ないオフィス運用が可能となるでしょう。

メリット② 充実のオフィス機能

 
新たに専用オフィスを構えれば、オフィス家具や機器など多くの初期投資が必要になりますが、それらも一切不要です。コワーキングスペースでは、基本的なアイテムと機能が完備されているため、契約すればすぐにオフィスと変わらない業務が行えます。

好立地、好アクセスなコワーキングスペースも多いため、専用拠点として押さえるにはハードルが高いエリアにも、ワーキングスペースを確保できるメリットもあります。

メリット③ 多様な働き方の支援

 
従業員のワークライフバランス向上といった観点でテレワークを導入しても、在宅勤務をするスペースを自宅で確保しづらい従業員や、カフェなどの一般スペースでは集中しづらい、オフィスならば当たり前にあるアイテムがなく、業務遂行に支障をきたしたり、かえって効率が下がったりしてしまう、といった声を上げる従業員が出てくるケースもしばしばみられます。

こうしたケースも、自宅に近いコワーキングスペースなど、その従業員にとって利便性の高い場所にあるところを活用してもらえば、快適に効率よく働いてもらえるようになるでしょう。企業にとっては、従業員の満足度が向上し、モチベーションが上がることで、生産性もさらに向上し、好循環をもたらすことができるでしょう。

メリット④ コミュニティの形成

 
テレワークでは、コミュニケーションがしばしば課題になりますが、コワーキングスペースの場合、むしろ、これまで出会うことのなかった人との交流機会が増え、従来のネットワークからは得られなかった社会の情報をキャッチしたり、新たなビジネスチャンスを作り出したりすることも可能になります。

一般的に人は、完全に1人で作業をするより、程よい雑談が可能な環境の方が、仕事の精度や効率をアップさせやすいとする報告が、MITヒューマン・ダイナミクス研究所より発表されています。高い向上心をもって次々にアイデアを出していく利用者など、他の人の働きを見て、自分も負けずに頑張ろうと刺激を受ける人も多いでしょう。

そこで築かれた人脈から、思いもよらない異業種コラボレーションが誕生したり、従業員が主体的に新たなキャリアアップを考えるきっかけとなったり、得られた気づきを社内にフィードバックすることで、大いに有用な知財・知見の蓄積につながっていくといった点は、コワーキングスペースならではの、魅力的なメリットです。

メリット⑤ イベント・セミナー

 
コミュニティ形成のメリットを最大限機能させるため、コワーキングスペースでは、交流を促進させるための、さまざまな仕組みを用意しています。

勉強会やセミナー、交流イベントが定期的に開催されるのも、その1つです。イベントやセミナーを通じて、利用者同士で知識を深めたり、新規ビジネス創出の可能性が芽生えたりと、コワーキングスペースを利用するなら、ぜひとも積極的に活用したいメリットといえます。

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デメリット① 周囲の音や話し声

 
多くのメリットがあるコワーキングスペースですが、コミュニティの醸成、交流の促進をポイントにしていることから、その裏返しとして、周囲の作業音や話し声、人の出入りや存在が気になってしまうといったデメリットが生じる可能性があります。

作業に集中したい時に使用できる、個室や個別ブースがあるコワーキングスペースを選ぶようにしましょう。

デメリット② 作業スペースの確保

 
誰もが利用するフリーでオープンな環境のワークスペースですから、いつでも必要なだけの作業スペースが確保できるとは限らない点も注意したいところです。アクセスが良く、人気で混雑しているために、席が取れないということもあり得ます。

こうしたデメリットに対しては、あらかじめ席やスペースの予約が行えたり、混雑状況をホームページやアプリで確認できるようになっていたりと、サービス事業者による対応が進んできていますので、その内容を確認してみてください。

デメリット③ 情報漏洩リスク

 
シェアオフィスやレンタルオフィス、ひいてはテレワーク全体のデメリットであり、大きな課題となっているものは、やはり情報漏洩のリスクです。通信環境におけるセキュリティ対応は万全か、人為的なミスなどによる個人情報・顧客情報の漏洩・紛失はどう防止するか、この点は導入時によく考えておかなければなりません。

開放的で外との交流が促進されるゆえのリスクであり、デメリットであるとも考えられますから、業務の切り出しにおける工夫や社内制度・規則の整備徹底、システムの見直しなどを行い、対策を取っておきましょう。

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