Web会議で揃えておきたい！必要なツールと便利なグッズ

Web会議に参加する上では、「どこで行うか」という点と、「どんなツールが必要か」という点を抑えておきましょう。基本的なポイントを抑えていれば、会議にスムーズに参加できます。

まず、Web会議に参加するための主な場所としては、「自宅」「会議室」「共用スペース」などがあります。それぞれの場所で参加するメリットやデメリットをあらかじめ理解しておきましょう。

・自宅

自宅でWeb会議に参加する場合、会議のために移動する必要がないこと、また、外出自粛を要請されている場合、その要請に応えられる点がメリットです。

ただし、自宅で家族が生活している場合には、家族の話し声や生活音など、さまざまな音が生じてしまいます。そのような音を防ぐため、会議中に自分が話をしないときには、自分のマイクをミュートにしておくことをおすすめします。それにより、極力、周囲の音を拾わずに済みます。また、会議に参加する場合は、ヘッドセットを利用することで、周囲の音を気にすることなく、相手の発言に集中できます。

そのほか、自宅内でWeb会議に参加する場合は、家族にそのことを伝えておき、大きな音を出さないよう、家族に協力してもらうことも大切です。

・会議室

Web会議は、自宅にいながら参加できるほかにも、サテライトオフィスなどの会議室から参加することもできます。

Web会議といえば、会議の参加者がそれぞれ別の場所から参加するイメージがありますが、サテライトオフィスのように、複数の従業員がオフィス内で業務を行っている場合、会議室に集まってWeb会議に参加することもできます。

会議室で複数人がWeb会議に参加する場合、スピーカーフォンを用意することで、ヘッドセットがなくても相手の声を聞くことができ、こちらの発言が相手側にも聞こえるようになります。

・共用スペース

テレワークを行っている場合、コワーキングスペースなど、共用のワークスペースから会議に参加しなければならない場合があります。

共用スペースでは、基本的に広い空間内で多くの人々が業務を行う形となることから、スペース内でWeb会議に参加すると、他の利用者の迷惑となりかねません。そのため、Web会議に参加する際は、個室がある共用スペースを利用しましょう。

共用スペースの多くは、集中して作業したい利用者のための個室や、会議室を設けています。これらの部屋であれば、周りを気にすることなくWeb会議に参加できます。

次に、Web会議に参加するにあたって必要なツールについて見ていきます。Webカメラやヘッドセットなどのツールを利用すれば、画質や音がクリアになり、オンライン会議がさらに円滑に進められます。

◆ パソコン・スマートフォン・タブレット

Web会議は、オンライン環境を介して参加者同士がつながる形となるため、パソコンやスマートフォン、タブレットのように、ネットにつながるための機器が必須となります。

Web会議でパソコンを使用するメリットは、画面が大きいので、参加者の表情や画面上に表示された資料が見やすいことです。Web会議の内容をスムーズに理解するためには、パソコンの利用が適しているといえます。また、スマートフォンやタブレットを利用するメリットは、持ち運びが便利であること、そして、場所を問わずに会議に参加できることです。

スマートフォンなどを利用すれば、電車内での移動中であっても会議の内容を理解することができるため、忙しい時間を効率的に活用できます。

◆ Webカメラ

Web会議で画質にこだわるなら、Webカメラを利用することで、画質が向上します。

現在では、多くのパソコンにカメラが内蔵されており、画質が十分であることから、Web会議ではそのカメラを利用する方法もあります。しかしながら、外付けのWebカメラを使用すれば、さらに画質が高い状態で相手に画像を配信できます。

Web上で多くの人に向けて配信されるセミナーや、オンラインイベントなどを開催する場合、また、参加者ができるだけ快適な状態で会議に参加することを踏まえれば、Webカメラの利用が最適です。

◆ スピーカーフォン

スピーカーフォンとは、機器の中にスピーカーと集音マイクが内蔵されているものです。

スピーカーフォンは、遠く離れた場所にいる相手とハンズフリーで話をするために使われます。通常、Web会議に参加する場合は、ヘッドセットを使用するケースが多いようですが、1つの会場に複数の参加者が参加する場合があり、そのようなときには、スピーカーフォンが重宝されます。

その場合、ヘッドセットを人数分用意しなくても、スピーカーフォンが1個あれば、スムーズに相手の発言を聞いたり、こちらから発言したりすることができるので、コスト削減にもつながります。

◆ ヘッドセット

ヘッドセットとは、聞く機能であるヘッドホンまたはイヤホンと、話すための機能であるマイクがセットになっている機器です。同じ場所で複数の参加者とWeb会議に参加する場合をのぞき、通常はヘッドセットを使用して会議に参加します。

ヘッドセットを利用することで、室内で発生する音をさえぎることができるため、Web会議での相手の発言に集中できます。また、マイクを使って話すため、自分が話した声が会議の参加者にとって聞き取りやすくなります。

ヘッドセットには、片耳タイプのものと両耳タイプのものがありますが、両耳タイプなら、両方の耳で音を聞けるため、発言の内容をしっかりと聞き取れます。

◆ Web会議ツール

Web会議に参加するためには、Web会議ツールを利用します。

Web会議ツールは、ツールをダウンロードした上で、パソコンまたはスマートフォンにインストールするタイプのものが一般的です。そのほかにも、インストールが不要なブラウザ型のWeb会議ツールもあり、Google Chromeなど、指定されたブラウザを利用して、Web会議が始められるものもあります。

Web会議ツールにはさまざまなものがあり、それぞれのツールならではの特徴があります。また、同じWeb会議ツールであっても、無料版と有料版が選べるものもあり、有料版はより機能が充実しています。会議の目的に応じて、適切なツールを選びましょう。

◆ ネット環境

Web会議の質を左右するものに、ネット環境があります。

現在では、ネットに接続する場合にWi-Fiを利用する機会が増えています。Web会議では、映像や音声などさまざまなデータを送受信する必要があるため、通信量は多くなります。

Wi-Fiの通信速度は十分なものが多いため、Wi-Fiを使ってWeb会議に参加することも可能ではありますが、Wi-Fiの利用中に通信速度が不安定になる場合があり、映像が途切れたり、音声が遅れて届いたりする場合があります。

Web会議の通信状況を安定させるためには、有線LANケーブルを利用します。通信状況が不安定になりにくく、映像や音声も安定することから、ストレスなく会議に参加できます。

最低限必要なツールがあれば、問題なくWeb会議に参加できますが、そのほかのグッズも用意することで、Web会議がより便利なものとなります。

◆ のぞき見防止フィルム

Web会議は、スマートフォンやタブレットでも参加できる点がメリットといえますが、屋外や電車の車内などでは、画面越しに会議の内容がのぞかれてしまい、会議に関する秘密事項が漏れてしまうことも考えられます。

屋外などでWeb会議に参加する機会がある場合は、スマートフォンやタブレットの画面にのぞき見防止フィルムを張っておきましょう。これにより、周囲にいる人は画面の内容を見ることができないため、会議の内容の流出を防げます。

◆ ボイスレコーダー

Web会議ツールの中には、録画できるタイプのものがある一方で、録画機能がないタイプのものもあり、会議の後に内容を確認できないものもあります。Web会議ツールに録画機能がついていない場合があることを踏まえると、ボイスレコーダーを用意しておくと確実です。

ボイスレコーダーは、Windowsの場合、標準搭載されており、それを起動することによってパソコンの音声を録音できます。また、Macの場合は、Soundflowerと呼ばれるアプリをインストールして音源を設定し、QuickTime Playerと呼ばれるアプリを利用すると、録音が可能です。

◆ マイク

WEB会議で据え置き型のマイクを使用すると、話している声が拾われやすい上に、雑音が入りにくいため、会議に参加している相手にクリアな音声が届きやすくなります。

マイクには、一定の方向から音を拾う「単一指向性」と、全ての方向から音を拾う「無指向性」のものがあります。一人で使用する場合は単一指向性のものを、複数人で使用する場合は無指向性のものを使用するなど、シーンに応じて使い分けしましょう。

なお、先の項目で、マイクとヘッドホンがセットになっている「ヘッドセット」を紹介しましたが、ヘッドホンとマイクを別々に使用したい場合や、音にこだわりたい場合は、据え置き型のマイクがおすすめです。

◆ バーチャル背景

そのほか、Web会議で使用すると便利なものとして、バーチャル背景があります。

バーチャル背景とは、Web会議ツール「ZOOM」で利用できる機能で、Web会議に参加したときに映る背景を、好きな画像、または動画に変えることができます。

Web会議では、周囲の音と合わせて、背景にも気を配る必要があります。バーチャル背景を設定することで、背景に自分のプライベートな空間を映し出すことなく会議を行えるため、おすすめです。

Web会議に必要なツールとしては、さまざまなものがあります。

中には、Webカメラのように、パソコンに内蔵されているツールで代替できるものもありますが、画質を高めることを考えれば、別途Webカメラを用意することが適切といえるでしょう。

Web会議で他の参加者がストレスを感じないようにするためにも、Web会議で必要なツールを揃えた上で参加することを心がけましょう。

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