WeWork 内観
2020.08.20

Web会議のマナー、基礎と応用を徹底解説!

ナレッジオフィス分散働き方改善

新型コロナウイルスの感染拡大をひとつのきっかけに、多くの企業で、Web会議の導入が加速しています。オフィスに出社することなく、どこからでも会議に出席できるメリットがある一方で、不慣れからくるトラブルも増えているようです。

Web会議では、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。本記事では、日本でも今後、ますます定着していくであろう、Web会議の基本マナーについて解説します。

Web会議におけるマナー(基礎編)

Web会議では、対面式の会議とはまた違ったマナーが求められます。初心者がWeb会議に参加する際に注意すべきポイントについて、ひとつひとつ見ていきましょう。

① 服装と身だしなみを整える

Web会議の場合、相手と直接向き合っているわけではなく、自宅やサテライトオフィスなどから参加することも多いため、つい、服装への配慮を忘れがちです。

Web会議であっても、通常の業務と同じですから、業務にふさわしい身だしなみに整えておくのが基本マナーです。中には、私服での参加を認めていない企業もあるそうです。

例え、服装は自由な場合でも、ラフになりすぎないよう、服装には配慮することをおすすめします。Web会議でも、上半身は画面にしっかり映るわけですから、ラフすぎず、フォーマルすぎず、相手に不快感を与えない服装を心がけましょう。

また、午前中のWeb会議で、特に気をつけたいのがヘアスタイルです。服装にはある程度気を遣っていても、ヘアスタイルが乱れたまま、というケースもよくあるようです。リモートワークでは、リラックスしてしまいがちですが、オフィスワークと同じ緊張感を持ち、毎朝きちんと身だしなみを整える、というルーティンを守りましょう。

Web会議 イメージ
Freepik

② Web会議に適した環境を選ぶ

パソコンとネット環境さえあれば、どこからでも参加できるからこそ、Web会議には、「どの場所からつなげばいいのかよく分からない」という悩みがあるようです。

一般的に、Web会議は、30分~1時間程度行われますから、雑音の入りにくい、できるだけ静かな環境で参加するのがベストです。

自宅から参加する場合は、極力生活感があるものが写り込まないように配慮し、同居している家族が不用意に映り込まない場所を選ぶのが基本です。Web会議が頻繁に開かれるようなら、自宅の中で、会議専用の個室を確保し、集中できる環境を作るというのも、良いアイデアでしょう。

また、意外と気づきにくいポイントが、照明です。室内が充分に明るくても、カメラを通してみると、顔がよく分からないほど暗くなってしまう、ということがあります。逆光になってしまっている場合もあるでしょう。Web会議では、デバイスの画質や明るさも事前に確認し、顔がきちんと映るように調整しておきましょう。

家では適した環境が整備できない、という場合は、コワーキングスペースやサテライトオフィスの利用もおすすめです。

コワーキングスペースでは、ひとりひとりの作業スペースが確保されているので、Web会議はもちろんのこと、「落ち着いた環境で仕事に集中したい」というワーカーのニーズにも対応しています。また、Wi-Fi環境も整っているので安心です。

③ Web会議システムや周辺機器の動作確認をしておく

Web会議の前に、パソコンや周辺機器の動作確認を済ませておくのは、基本中の基本です。特に、Web会議そのものに慣れていなかったり、会議で利用するシステムやアプリを使ったことがなかったりする人は、まず、それらのシステムやアプリの基本的な使い方からチェックしておく必要があります。

パソコンの動作だけをチェックしても充分とはいえません。Web会議に参加するためには、カメラとマイクが最低限必要となります。パソコンにそれらの機能が内蔵されていない場合、周辺機器がどれかひとつでも正常に動かなければ、Web会議に参加することはできません。メインのパソコンと合わせて、周辺機器の動作確認も、かならずチェックしておきましょう。

また、音声トラブルにも注意しましょう。Web会議では、基本的に、画像と音声で、情報を伝え、受け取ります。ですから、音声トラブルが起きると、意思疎通が取れません。もしWeb会議が定期的に開かれるようなら、専用のマイクを別に購入する、というのも安全策のひとつといえるでしょう。



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Web会議におけるマナー(応用編)

Web会議に参加するにあたって、おさえておきたいマナーはまだまだたくさんあります。ここからは、上級者ならばおさえておきたい細かいポイントについて、お伝えします。

① 余計な雑音をカットする

Web会議では、自分が思っている以上に、雑音や物音が気になるものです。書類をめくる音やコップをテーブルに置くというわずかな物音でさえも、ノイズとなり、会議進行の妨げになってしまうことがあります。

また、対面式の会議では、相槌をしっかり打つのがマナーですが、Web会議では、声に出して相槌を打つと、かえって迷惑になってしまう場合もあります。画面を通して顔が見えていますので、相槌は無言で、しっかりと頷く、というポイントを意識しましょう。システムによっては、リアクション機能もあるので、この機能を活用し、話を遮ることなく、リアクションをするのも良い方法です。

② ミュート機能を活用する

ほとんどのWeb会議対応アプリには、ミュート機能がついています。ミュート機能をオンにすることで、こちらのマイクがオフになり、音声が相手に届かなくなります。自分が発言するとき以外はミュートにすることで、余計な雑音が入ってしまうのを防ぐことができます。

ただ、慣れないうちは、自分が発言するタイミングでも、ミュート機能の解除をし忘れ、相手に発言が聞こえない、ということもあるようです。Web会議システムやアプリの使い方に慣れておくのも、大切なポイントです。

テレワーク  イメージ
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③ 背景はシンプルに

こちらも初心者にとっては気づきにくいポイントですが、Web会議の背景はできるだけシンプルにしておくことをおすすめします。

台所や洗濯物など、生活感が出る物が背景に映り込んでしまうと、見た目が良くないだけでなく、相手も気になってしまうかもしれません。

Web会議専用の空間として、誰も立ち入らない部屋を確保する、もしくは、Web会議システムやアプリ内の背景設定を活用するなどして、シンプルな画面になるように工夫しましょう。

④ チャット機能をうまく活用する

多くのWeb会議システムには、チャット機能がついています。この機能をうまく活用しましょう。

例えば、会議の内容について、随時チャット機能でメモをとり、簡単な議事録として活用することもできます。また、途中でミーティングに参加するメンバーがいる場合、それまでの議論がわかるよう、チャット機能でメモを残しておくと、ミーティングに途中からスムーズに入りやすいかもしれません。さらに、進行する議論の参考になる情報やそのURLをチャットで共有することで、議論に貢献することもできます。

いずれにせよ、機能を工夫して使いこなせれば、より生産性の高い会議を実現することができるでしょう。

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参考:
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・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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