テレワーク導入までの7つのステップを解説！

ICT（情報通信技術）の発達により、本来の勤務地から離れた場所で、時間や場所にとらわれない働き方が可能になった近年。

2019年7月に行われた「東京都 多様な働き方に関する実態調査」によると、都内に所在する企業1万社のうち、25％がテレワークを導入していることが明らかになっています。2020年は、新型コロナウイルスの流行により、「在宅勤務」を取り入れる企業が急速に増えており、今後さらなるテレワークの導入・定着が予想されます。

テレワークを導入する企業が増えている背景には、どのようなメリットがあるのでしょうか。テレワーク導入による、企業にとってのメリットをご紹介します。

・オフィスコストの削減
・多様な働き方の実現
・業務の効率化

テレワークを導入することにより、従来では難しかったオフィス費用の削減が可能になります。具体的には、稼働すべきオフィススペースを再検討し、オフィスの縮小を図ることで、オフィス賃料を節約することができます。

そして、働く場所にとらわれないテレワークを導入すれば、通勤時間を減らしたり、職住近郊の働き方を実現でき、従業員は多様な働き方を実現できます。また、本社が東京都内にある企業の場合、郊外のサテライトオフィス勤務や在宅勤務を導入することにより、都内で働くことが難しかった、地方の優秀な人材の確保にもつながります。

最後に、業務の効率化についてです。従業員と顔を合わせてコミュニケーションのとれないテレワークでは、業務の効率が悪化しそうだと感じる人は多いかもしれません。しかし、テレワークでは、企業単位でITツールを積極的に取り入れることにより、業務のオンライン化が進み、結果的に業務の効率化が目指せます。

テレワークの導入により、従業員のワークライフバランスの向上とともに、生産性向上といった効果もまた、期待できるでしょう。

テレワークの導入は、短期間で行えるものではなく、ステップに沿った綿密な計画が欠かせません。テレワークの導入を検討していても、どこから着手したらいいか分からないという場合が多いので、テレワーク導入のステップを確認していきましょう。

ステップ1. 導入検討・経営判断

テレワークを導入する企業の多くは、「従業員のワークライフバランスの向上」「生産性の向上」などを目的としています。メリットが一般的に認知され始めている新しい働き方ではありますが、テレワークを導入すれば、どの企業でもいい結果が出せるとは限りません。

テレワークの導入時には、達成したい目的を、しっかりと認識・共有するようにしましょう。また、目的のほかにも、テレワーク導入の対象者や導入時期など、徹底的に計画を立てることが大切です。

ステップ2. 現状把握

テレワーク導入の目的について考える作業と並行して、社内の現状を把握することもまた、欠かせません。従業員はテレワークの導入に対応できる状況なのか、テレワークの導入により業務に支障は出ないかなど、テレワークの導入を本決定する前に、社内の現状をしっかりと把握しておくと、今後のステップを円滑に進めることができます。

ステップ3. 導入に向けた推進体制の構築

テレワーク導入のための社内の現状把握ができたあとは、導入に向けて推進体制の構築を行います。社内の各チームと従業員が、テレワーク導入の目的やメリットをしっかりと理解し、トラブルなく導入を進められるように、準備をしていきましょう。

具体的には、テレワーク導入に必要な社内ルールの作成や、システム準備を担当する部署を新たに設置するなどといった施策が理想的です。

ステップ4. 社内ルールづくり・環境整備

これまでのオフィス勤務で問題なく通用していた社内ルールや制度が、テレワーク勤務では通用しなくなることがあります。特に、業務時間の管理方法や業務の報告ルールなどは、毎日の業務に大きく関わる部分なので、テレワークに沿った新たなルール決めが必要です。

なお、在宅勤務においては、「勤務時のコスト負担」のルール決めも重要です。勤務に必要なインターネット費用や光熱費など、会社側がどこまで費用を負担するのか、導入前にしっかり決めておくことで、トラブルを回避することができます。

また、労務管理をはじめとした「ICT環境」の整備も欠かせません。パソコンひとつにとってみても、会社のパソコンを持ち帰って使用するのか、または個人のデバイスから遠隔操作を行うのかなど、決めることがたくさんあります。

労務管理に関しても、インターネットを駆使したリモート型の労務管理システムの準備が必要となるでしょう。近年では、テレワークの導入拡大にともない、クラウド型の労務管理システムが多く存在します。クラウド型であれば、初期費用を抑えた導入が可能ですので、積極的に導入していきましょう。

ステップ5. 試行導入

テレワーク導入のためのシステムや環境の準備が整ったら、テレワークを試行的に実践してみましょう。これはあくまでも試行導入ですので、一部の従業員限定での導入がおすすめです。

実際に導入してみることで、準備段階では気づくことのできなかった問題点や改善点が浮かび上がるはずです。これを失敗ととらえず、本格導入に向けて、どのように改善していくか、試行錯誤していくことが望まれます。

ステップ6. 効果測定

一定期間の試行導入が終わったら、テレワーク導入による効果を測定してみましょう。

「業務の効率化」など、ポイントを絞りすぎず、オフィスコストから従業員の満足度まで、幅広い項目における効果の測定が望ましいです。企業側からすると、ついコストの面ばかりに注目してしまいがちですが、従業員満足度は仕事の質にダイレクトに影響するので、ぜひ従業員からのフィードバックを集めて、参考にするようにしましょう。

ステップ7. 本格導入

試行導入にて発覚した問題点がすべて改善されたら、本格導入に移りましょう。とはいえ、テレワークの導入が初の試みの場合、思いもよらぬ新たな改善点が浮上することもあります。

企業と従業員にとって大きな変化となるテレワークの導入は、最初からすべてうまくいくとは限りません。実際に導入したあとも、テレワークをさらに快適で効率のいいものにできるように、日々改善を心がけましょう。

最後に、テレワーク導入の際に気をつけたいポイントをご紹介します。

◆ セキュリティ

テレワークの導入によって、情報漏洩が起こらないようにするには、セキュリティの強化が欠かせません。

総務省による「テレワークセキュリティガイドライン」では、「ルール」「人」「技術」の、バランスがとれた対策が推奨されています。

業務における情報セキュリティに関して、専門知識のない従業員でも、安全に業務をこなしていくためのルールを作成し、そのルールを従業員がしっかりと遵守すること。それに加えて、ウイルスソフトなど、技術によるセキュリティ対策がなされていることが望まれます。

◆ 円滑な社内コミュニケーション

テレワークでは、上司と従業員、そして従業員同士が顔を合わせることなく業務をする時間が増えます。業務の効率化を目的として、テレワークを導入したのにもかかわらず、コミュニケーション不足によって、業務効率が悪化してしまっては元も子もありません。

Web会議が可能なビデオ電話アプリや社内SNSなど、それぞれの業務や社風にふさわしいコミュニケーションツールを選んで、積極的に活用していきましょう。

テレワークの導入にあたっては、確かなステップを経た綿密な計画が欠かせません。テレワークの導入は、企業にとっても従業員にとっても、大きな変化となります。だからこそ、企業と従業員の両者が満足できるように、テレワークの導入準備をしていきたいところです。

テレワークでは、集中して仕事に取り組めるよう、設備や環境が整った場所を選ぶことも重要です。例えば、在宅勤務や、カフェなどで仕事をする人の中には、「業務に適した環境ではない」「必要な設備が整っていない」と感じる人もいるのではないでしょうか。そこで、新しいオフィスのスタンダードとして注目されているのが、フレキシブルオフィス。

WeWork (ウィーワーク) は、フレキシブルオフィスを運営しています。

月単位契約可能、1名〜最大数百名まで契約可能、オフィスに必要な機能はオールインクルーシブで最短数日で契約から入居が可能、という新しいオフィスの価値提案を幅広い業界・規模の企業に提供しています。

また、高速インターネット、会議室、セミナールーム、電話ブース、ドリンクサービスなど、快適にテレワークを行うために必要な設備を、すべて完備しています。

テレワーク導入をご検討中の方、また、フレキシブルオフィスを活用したサテライトオフィスの開設をご検討中の方は、是非 WeWork へお問い合わせください！

参考：
https://telework.mhlw.go.jp/effect/
https://telework.mhlw.go.jp/wp/wp-content/uploads/2019/12/H28hatarakikatakaikaku.pdf
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/01_telework_tyousa.pdf
https://www.soumu.go.jp/main_content/000692095.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。