ペーパーレス化、そのメリットと必要なツールとは？

ペーパーレス化とは、その名前の通り、「紙」の使用を削減し、いままで紙で管理をしていた資料や文書のデジタル化を進める取り組みを意味します。

例えば、製品の仕様書をPDFに切り替えたり、会議の参考資料や展示会のパンフレットを電子書籍で配布したりすることで、紙を使わずに運用することです。これまでは、紙媒体での保存が義務づけられていましたが、2016年に「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の法律が改正したことによって、契約書などの重要書類に関しても、電子保存が可能となりました。

最近では、働き方改革の提唱もあり、国としても、ペーパーレス化をより一層推進しているのが現状です。

国が主体となって取り組み始めているペーパーレス化ですが、一部の企業や団体などを除いて、依然として浸透していないのが課題です。

紙媒体を電子化する作業や、セキュリティ面での対策など、準備を必要とするペーパーレス化ですが、実際に業務に取り入れることで、さまざまなメリットが生まれます。メリットの例を踏まえて、自社でどのように導入していけばよいか、参考にしてみてください。

メリット① 業務の効率化

ペーパーレス化によって得られる恩恵の1つとして、「業務の効率化」が挙げられます。

紙を主体として運用していると、パソコンで作成した資料やデータなどのプリントアウトが必要です。また、内容に間違いがあった場合には、再度修正を行い、改めて印刷を行わなければなりません。

つまり、紙媒体を主体としていると、修正が必要になったときに、業務の時間を奪われてしまうのが難点でした。ペーパーレス化を導入し、すべてのデータを、電子的に編集や保存ができる状態にしておけば、業務効率の改善にもつなげられます。

メリット② 情報の検索が容易

ペーパーレス化を進めることで、情報を素早く入手することが可能になります。

例えば、紙媒体で保存している場合、キャビネットから分厚いファイルを取り出し、必要な書類を探さなければなりません。普段からこまめに整理整頓をしていても、膨大なファイルから1つの書類を見つけるのは予想以上に時間がかかるもので、業務時間を無駄にしてしまいます。

電子化した書類などは、タイトルや関連するキーワードを入力するだけで見つけ出せるため、誰でも扱いやすくなる点がメリットです。また、テキストデータの読み取りを行えるOCR機能を活用することで、書類内容からの検索も容易となります。

メリット③ 紙代、印刷代がかからない

ペーパーレス化は、業務におけるコスト削減にも有効です。

紙媒体で保存するためには、パソコンなどでつくったものをプリントアウトする作業が必要ですが、紙代、インク代といった費用が発生します。また、プリンター自体にかかるメンテナンス費、電気代も考慮しなければなりません。テレワークという新しい形態が進むなかで、紙の印刷を不要とした環境の整備が求められています。

メリット④ 紙の保管コスト削減

紙を使用することによるコストは、紙そのものやプリンターに関わる費用だけではありません。印刷した紙を挟むためのファイルや、保管するためのキャビネットの準備も必要です。また、スペースが狭いオフィスであれば、倉庫などに預ける費用も発生します。

ペーパーレス化を進めるにあたり、重要な役割を果たすのがクラウドサービスです。サーバーに自社のデータを保存できるため、紙媒体で残しておく必要がありません。キャビネットを設置するスペースも不要で、オフィススペースの縮小化にもつなげられます。

メリット⑤ バックアップに強い

ペーパーレス化を進めることによって、バックアップ体制を強化できます。

紙媒体で保存する最大のデメリットとして挙げられるのが、災害や火災、盗難などによる紛失のリスクです。紙は一度失ってしまうと復元が困難であるため、過去や現在進行形で進めている事業の書類の閲覧が不可能になります。

一方で、重要な書類をクラウド上に保管しておくことで、災害などでオフィスが被災をした場合でも、データ自体はいつでも取り出すことが可能となります。また、外部のサーバーを利用すれば、自社のシステムにトラブルが発生した場合でも、データが消滅するといったリスクを避けられます。

メリット⑥ 環境保護

近年、会社としての利益を追求するだけでなく、環境保護にも目を向けなければならない時代となりました。

紙を消費しているということは、結果的に、環境へのダメージにつながっています。1日10枚コピー用紙を使ったとして、1年で3,650枚。事務系用品販売を行うアスクル株式会社によれば、A4のコピー用紙5,000枚を製造するためには、植林木が1本必要だそうです。つまり、無意識のうちに、1年でほぼ1本の木に相当する紙を消費しているという計算になります。従業員数が数万人に及ぶ大企業であれば、消費する紙の量も、比例して増加すると考えられます。

ペーパーレス化の導入によって、紙の消費を直接的に減らすことが可能です。また、積極的に環境問題に取り組んでいるという点から、社会的な企業価値の向上にも有効となり、今後の事業活動に対してもプラスになるといえます。

紙媒体での運用を行う際に、紙やプリンター、キャビネットを用いるように、電子データを保管するためにも、適切なツールを準備しなければなりません。そこで、ペーパーレス化を進めるにあたって、必要なツールをご紹介します。

・タブレット端末

ペーパーレス化による書類の閲覧や編集をする媒体として、タブレット端末の導入を進めている企業が増えています。もちろん、ノートパソコンでの代替も可能ですが、どこにでも持ち運べるという携帯性や、スマートフォンと同じように扱える点が、タブレットのメリットです。

また、SIMカードを取り付けることで、Wi-Fi環境が用意されていない場所でもデータのやりとりを行えます。サーバーに保管しているデータをいつでも閲覧できるように設定すれば、営業用のプレゼンテーションや、教育面ではタブレットを通した教材配布にも便利です。

・クラウドサービス

これまで、書類をファイルやキャビネットに保管していましたが、クラウドサービスを利用して、サーバー上に移すことが必要となります。

クラウドサービスのメリットは、インターネット環境があれば、時間や場所を選ばずにアクセスできる点です。保管スペースを減らせることで、オフィス自体の縮小化や、フレキシブルオフィスのようなレンタルオフィスにも切り替えられるかもしれません。また、災害などによって、重要な書類を失ってしまうリスクを避けられるため、バックアップにも便利です。

・Web会議システム

Web会議システムは、ペーパーレス化のメリットを引き出すツールです。

例えば、会議の資料を電子データとして配布することで、紙やインクにかかる費用を抑えられます。また、数ページにもわたる分厚い資料を用意する必要がないため、業務の効率化も可能です。ほかにも、会議前や会議をしている際に、誤植などがあった場合も、その場で修正を行えます。

また、ペーパーレス化に直接関係するものではありませんが、在宅勤務が広がる現在において、Web会議システムは、コミュニケーションツールとしてはもちろん、ペーパーレス化につなげられるツールであるともいえます。

・セキュリティシステム

ペーパーレス化を進めるにあたり、必須となるツールが、セキュリティシステムです。

外部へ持ち出し禁止の重要情報などは、適切な方法で管理をしていないと、インターネット上での漏洩にもつながるため、十分なセキュリティ対策を講じなければなりません。担当者ごとにアクセス制限や閲覧制限を設けることによって、徹底した管理を行うようにしましょう。

まだまだ日本全国に広がってはいないペーパーレス化ですが、一部の大手企業では、すでに電子化を取り入れ、成功を収めています。実際の成功事例を参考に、ぜひ自社での運用を検討してみてください。

成功事例① 株式会社三菱UFJ銀行

株式会社三菱UFJ銀行では、2019年に実店舗にペーパーレス化の施策を行いました。「入金」「振り込み」「税金の支払い」を無人形式で行えるようにし、銀行業務の効率化を図っています。

さらに、新たに銀行口座を開設する場合、原則として、紙の通帳を発行しないことを決定しました。ペーパーレスの『Eco通帳』によって、スマートフォンなどから、送金や残高確認が可能となるため、顧客にとっても、銀行まで行く手間を省けるのがメリットです。

成功事例② アサヒグループホールディングス株式会社

アサヒグループホールディングス株式会社では、役員会議にて、ペーパーレス化を導入しています。ディスプレイに映し出された資料への追記や共有をはじめ、タブレットを採用し、会議前に確認しておける環境をつくり出しました。

これまで、紙媒体での会議が主体であったものの、環境負担の軽減や情報漏洩のリスク回避が課題であったことから、時代の流れに合わせて、ペーパーレスによる会議を実現しています。

紙の使用を抑え、電子データを積極的に扱うようにする「ペーパーレス化」は、企業の業務効率の改善に最適なソリューションとなります。これまで、紙を使用していたコストや時間を削減できるだけでなく、時間や場所を選ばずに情報を入手できるようになることから、固定オフィスの見直しや働き方の改善などにも有効と考えられます。

参考：
http://1for2.askul.co.jp/about_1boxfor2tree/detail.html
https://www.mufg.jp/dam/ir/presentation/2018/pdf/slides190219_ja.pdf
https://www.bk.mufg.jp/tsukau/eco_tsuchou/index.html
https://www.asahigroup-holdings.com/news/2014/0610.html

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