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2020.09.03

今やビジネスに欠かせない!?ビジネスチャット導入のメリットと成功事例

ナレッジ働き方改善イノベーション創出

近年、仕事の効率を大きく改善するツールとして、「ビジネスチャット」への注目度が高まっています。最近では特に、コロナウイルス感染症の流行を機に、リモートワークやサテライトオフィスを導入する企業が増加しており、新たにビジネスチャット導入を検討している方も多いことでしょう。
 
本記事では、今やビジネスに欠かせないツールとなりつつあるビジネスチャット導入のメリットや、導入した企業の成功事例についてご紹介します。

ビジネスチャットとは?

「チャット」とは、オンライン上にてリアルタイムでコミュニケーションを図ることをいいます。「ビジネスチャット」は、ビジネスの用途に特化したチャットツールの総称で、複数人がオンライン上でスピーディに会話するのをサポートします。

ビジネスにおいては、業務連絡や企画の相談、情報の共有、事後報告など、他人と共同で行う作業が多くあります。ビジネスチャットは、ビジネス上で必要となる、人対人のやりとりを、簡易化・効率化します。ビジネスチャットを利用することで、これまで多くの時間と手間をかけていた作業を、スピーディに完了させることができるのです。

ビジネスチャット イメージ
Freepik

ビジネスチャットの特徴

チャットという名前が使われていることからも分かる通り、ビジネスチャットの特徴の1つは、リアルタイムなやりとりです。

例えば、ビジネスのやりとりにメールを利用した場合、基本マナーをおさえるのであれば、挨拶文から始まり、文全体の構成組み立てや間違いの確認など、1通のメールを送るだけでも多くの時間がかかります。

それに対して、ビジネスチャットは、気軽なコミュニケーションを基盤に設計されていますので、普段の会話のような感覚で使用できます。間違った内容を送ってしまっても、文章の訂正・編集が気軽にできるので、より簡潔で、スピード感のある仕事が可能になるのです。

昨今では、ビジネスチャットの機能面が大きく向上しており、チャットによるコミュニケ-ションだけでなく、資料・写真・動画の添付や、グループチャット機能を活かした共同ワーク、タスク管理、ボイスチャット、他ビジネスツールとの連携などもできるようになりました。

離れて作業する人々の距離感を一気に縮めるとともに、効率よく仕事を行うために必要な機能が豊富に内蔵されたビジネスチャットは、昨今のビジネス分野において、必須のツールとなりつつあります。

ビジネスチャットを取り巻く背景

総務省が発表したビジネスICTツールの利用状況(2018年)によれば、ビジネスチャットを導入している会社の割合は、アメリカでは67.4%、イギリスでは55.9%であるのに対し、日本ではわずか23.7%であったと報告されています。また、ビジネスチャットを積極的に利用していると答えた日本企業は、わずか6.9%でした。

世界と比べ、ビジネスチャットの導入や活用が非常に遅れているのが、日本の現状です。これは、新しい技術の導入に抵抗が強い日本人の体質や、礼儀や作法を重んじる日本人のビジネススタイルによるものが大きいと考えられています。

しかし、リモートワークやサテライトオフィスの重要性が高まる今日、オンラインであっても、気軽にコミュニケーションが図れるビジネスチャットの重要性が高まっています。

例えば、総務省は、「働き方改革」の具体的な対策として、ビジネスチャットの導入を挙げています。ビジネスチャットを導入した企業からは、リアルタイムなやりとりが可能になり、大幅な業務効率化につながったという報告がなされています。総務省が推奨するツールの1つであることからも、ビジネスチャットは今後、より一般化するだろうと考えられます。


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ビジネスチャット イメージ
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ビジネスチャットのメリット

次に、ビジネスチャット導入による主なメリットを5つご紹介します。

メリット① スピーディなやりとりが可能

 
ビジネスチャットの一番の魅力は、スピーディなやりとりが可能になることです。インターネット環境さえあれば、実際の居場所や距離に関わらず、すぐに連絡を取り合うことができます。リモートワークや在宅勤務、サテライトオフィス勤務はもちろん、同じオフィスの異なる階や部屋にいるメンバーと作業をする場合も、スピーディなやりとりが可能となり、大幅な業務効率化を促します。

メリット② 複数人への情報共有が簡単

 
基本機能の1つであるグループチャット機能を用いることで、複数人への情報共有が簡単に行えます。例えば、数人でプロジェクトを進行している場合、関連メンバーでグループを作成すれば、プロジェクトメンバー全員に対して、一瞬でメッセージを送信することができます。また、他のメンバー同士のやりとりに関しても、グループチャット内で確認ができるため、情報を逃すことがありません。

メリット③ 記録に残すことができる

 
ビジネスチャットで行ったやりとりはすべて履歴として残すことができますので、後日見返す際に非常に便利です。グループチャットであれば、履歴を確認することで、自分が抜けていた時間のメンバー間のやりとりを確認することができます。最近では、ビジネスチャット内の検索機能が充実してきており、自分が調べたい過去の内容を簡単に探し出すことが可能になりました。

メリット④ 多様な外部ビジネスツールと連携可能

 
ビジネスチャットの機能性が高まるにつれ、さまざまなビジネスツールとの連動が可能になりました。例えば、ビジネスでTwitterを利用している方であれば、ビジネスチャットと連動させることで、特定のツイートがあった場合に即座に通知を受け取れます。自分のビジネススタイルに合った外部ツールを連携させることで、自分用にカスタマイズされたビジネスチャットとして利用することができます。

メリット⑤ スパムメールがこない

 
ビジネスチャットは、個人もしくはグループのメンバーと閉鎖的な部屋を作り、その中でチャットを行いますので、無駄な情報が入ってきません。メールではスパムメールやビジネスに関係のない情報で受信箱が占められてしまうことがありますが、ビジネスチャットでは、ビジネスに直接関係のある情報のみが保管されています。

ビジネスチャット イメージ
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業務の効率化に成功した事例

ビジネスチャットを利用して、業務の効率化に成功した会社の1つとして、「株式会社サイバーエージェント」の事例を紹介します(Chatwork株式会社の導入事例より)。

株式会社サイバーエージェントでは、従業員間のやりとりとして、主にメールが利用されていました。しかし、相手から意見が欲しいときなどには、メールによるやりとりでは「遅い」と感じていたといいます。

そこで取り入れたのが、ビジネスチャットツールとして高い人気を誇る「Chatwork」です。メールで必要な、定型の挨拶文が必要なくなり、コミュニケーションを図るためのスピード感が大きく向上しました。また、部署やプロジェクトごとのグループを作成することで、話し合いが活性化するとともに、確実な情報共有が可能となりました。

導入成果を確認するために、社内アンケートを行ったところ、ビジネスチャットの導入により、1人あたり約1.26時間の時間削減につながったという結果が示されました。

ビジネスチャットが業務効率化に大きな貢献を果たすことを示した貴重な事例といえます。

ビジネスチャットの活用がビジネス成功の鍵に!

テレワークや在宅勤務、サテライトオフィスといったワードが、新しい働き方として注目を集める今日、業務の効率化に大きく貢献するビジネスチャットは、今やビジネスに欠かせないツールとなりつつあります。

ビジネスチャットの注目度が高まるにつれ、さまざまなタイプのビジネスチャットが開発されていますので、どの製品を利用すべきかしっかりと比較検討しましょう。


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参考:
https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-004.html
https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-002.html
https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html

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