WeWork 内観
2020.09.04

テレワークにおすすめのWeb会議システムを徹底比較!

ナレッジ働き方改善オフィス運用コスト削減

「働き方改革」の必要性がさけばれる昨今、テレワークの普及が一般企業でも進んでいます。特に、新型コロナウイルスの感染拡大にともない、従来型のオフィスワークを続けることが難しくなっている中で、テレワークの導入はむしろ急務になりつつあります。
 
テレワークが成功するかどうかは、導入するツールに大きく左右されます。本記事では、企業におすすめのWeb会議システムについて、そのメリットとデメリットを見ていきましょう。

日本型テレワークに求められているものとは?

オフィスに出社する必要がなく、ネット環境と端末さえあれば、場所を選ばずにどこでも業務が進められるテレワーク。オフィスへの出社が難しい従業員でも、戦力として長期的に働くことができるため、働く側にとっても大きなメリットがあります。

また、テレワークが定着すれば、同時にペーパーレス化を進めることができ、事務にかかわる諸経費を大幅に削減することが可能なため、企業側から見たメリットも大きくなります。

テレワークと切っても切り離せないのが、Web会議です。Web会議とは、端末をメインの回線で結び、遠隔地から会議に参加できるようにするシステムで、Web会議の導入なくしてテレワークの実現はあり得ない、といっても過言ではありません。

Web会議をより円滑に運用するためには、Web会議システムの選定が重要です。テレワークの急速な普及にともない、日本でもここ数年でますますたくさんのWeb会議システムが開発されており、アプリの形で手軽にインストールできるようになっています。

Web会議システムにはそれぞれに特徴があり、業態や求めている機能に応じて、使いやすいものを見極める必要があります。ビジネスでWeb会議システムを導入するには一定のコストがかかるため、費用対効果に見合ったメリットが得られるかどうかを慎重に判断する必要があるのです。

Web会議 イメージ
Freepik

Web会議システムの利用シーン

企業は、Web会議システムをどのようにして導入し、運用しているのでしょうか。企業のWeb会議システムの利用例を見ていきましょう。

利用例① Web会議システムで遠隔地の従業員と情報共有

 
Web会議システムの最大のメリットは、物理的な距離に関係なく、ひとつの場を共有することができる点です。ネット環境とPCやタブレットなどの端末があれば、北海道から沖縄まで、どんなに距離があっても同じ空間にいるかのようにネットワークで結び、情報を共有することができます。

特に、最近では、新型コロナウイルスの感染拡大にともなって、テレワークに切り替える企業が増えており、「物理的距離というハードルを克服する」ことが、ひとつの課題になっています。

先進的な企業は早い段階からこの点を見越し、希望する従業員には、テレワークで気持ちよく働ける環境を提供し、オフィス出社の負担を軽減する工夫をしています。

また、会議のレジュメをあらかじめクラウドサーバーに保管しておき、Web会議の参加者全員が同じ資料を共有できれば、会議の効率もさらにアップするでしょう。

利用例② 海外の拠点とWeb会議で連携

 
物理的距離を完全に無視できるWeb会議は、国同士の距離感をも軽々と飛び越えます。規模が大きく、海外にも拠点を持つ企業にとって、どんなに距離があってもひとつの画面上でミーティングが行えるWeb会議システムは、まさに必須のシステムとなりつつあります。

ここ数年開発されているWeb会議システムは、海外での利用を視野に入れており、例えば、日本とブラジル間であっても、タイムラグや画面のフリーズをほとんど気にすることなく回線をつなぎ、コミュニケーションをとることができます。

Web会議 イメージ
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利用例③ 社内研修にも最適

 
2020年3月頃から続く新型コロナウイルスの感染拡大は、国内企業の新卒採用にも暗い影を落としました。対面式の採用面接や研修が不可能になっている現状では、新入社員をゼロから教育する、という採掘が完全にストップしており、新卒採用そのものを数年単位で見合わせる企業さえあります。

10台、100台という単位で端末をつなぐことができるWeb会議システムは、社内研修に向いており、実際に新人教育のツールとして活用している企業も増えつつあります。

高性能のWeb会議システムを使えば、タイムラグの心配もほとんどなく、通常の社内研修と同じ感覚で、業務のノウハウを伝え、即戦力として育てることができます。

利用例④ 多様な人材を確保

 
テレワークやWeb会議システムの普及は、ハンディキャップを持った従業員にとっても大きなチャンスとなります。

重いハンディキャップを持っている人の中には、「毎日決まった時間にオフィスに行く」ということが難しい方も少なくありません。遠隔地からも参加でき、情報を交換できるWeb会議であれば、オフィスに出社することが難しい人であっても、ハンディキャップに左右されず、一定の業務をこなすことができます。

完全リモートによる勤務であれば、PCとクラウドサーバーの知識さえあれば、自宅にいながらにして成果物を納品でき、業務を完結させることも可能です。


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オンライン上のコミュニケーション イメージ
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おすすめWeb会議システムの紹介

企業にとっては、結局、どのWeb会議システムが使いやすいのでしょうか。それぞれの特徴とメリットを見ていきましょう。

1. Zoom

 
ビジネスだけでなく、オンライン飲み会などにも便利な『Zoom』。無料プランでも最大で40名が一堂に参加でき、ルームの作成や招待もワンタッチで行えるため、非常に便利です。

さらに、オプション設定によってバーチャル背景を自由に設定することができるため、自宅の内装や同居人の映り込みなどを防ぐことができ、Web会議に適しているといえます。また、Web会議中にチャット機能を活用すれば、資料や情報の共有も非常に簡単に行えます。

ただ、無料プランでは、40分単位でルームが閉鎖されてしまうため、ビジネスで利用するのであれば、有料プランがおすすめです。

2. Skype

 
ビデオ電話のツールとしても一般的に使われている『Skype』。音質にこだわったアプリで、43の言語に対応しているため、海外の拠点と結ぶWeb会議に便利です。

最大25名までのグループチャット機能に対応していますが、本来は個人のアカウント同士のコンタクトをメインとしているため、マンツーマンのミーティングに、より適しているといえます。

無料プランでは、通話の時間制限が設けられており、1回の通話は4時間、1日トータルで10時間まで、というルールがあります。企業が導入するのなら、有料プランの方がメリットが大きいかもしれません。

3. Microsoft Teams

 
『Microsoft Teams』は、日本マイクロソフト株式会社が開発・提供しているビデオチャットツールです。『Microsoft Teams』では何と、最大で10,000人までの同時通話が可能になっており、社内研修やプレゼンテーションなど、大規模なオンラインイベントに適しています

WordやExcelなど、『Office365』のアプリを組み込んでおけば、オンライン上でデータを共同編集することができるので、情報共有も効率的に行うことができます。『Office365』をアプリとして組み込むことができるオンライン会議ツールは、こちらのアプリだけですので、ビジネスにも最適です。

4. Googleハングアウト、Google meet

 
以前はAndroid端末に標準で搭載されていたチャットアプリです。ルーム作成から招待までをワンタッチで行えるため、ビジネスでも重宝がられていましたが、2020年末をもってサービス提供が終了すると見られています。

もともとは、コミュニケーションツールとして開発されているため、背景の変更や文字修飾などの機能が充実しており、若い世代の間で普及していました。

現在、『Googleハングアウト』のサービスは『Google Meet』と『Google Chat』に移行しており、『Googleハングアウト』のユーザーであれば、追加料金なしで利用できるシステムになっています。また、2020年5月より『Google Meet』の無料版がリリースされており、ビジネスシーンでも活用されています。

『Google Meet』は、ビジネス仕様のビデオ会議ツールとして、世界的に利用されています。なんといっても、Googleの安全なグローバル インフラストラクチャを基盤としているのが特徴です。ビデオ会議では、通信が暗号化されているほか、各種の不正防止機能がデフォルトで有効になっているため、会議を安全に実施できます。

Web会議 イメージ
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5. Whereby

 
少人数で利用できるWeb会議システムです。ルームの作成者が会議室をロックすることで、新規入室者をシャットアウトできる点が特色といえます。

比較的少人数で利用することを前提としたアプリのため、セキュリティ面を重視したいシーンでも安心して活用できます。

無料プランでは4人、有料プランでは8人がルームの最大人数となっており、ルームの作成者以外には、アカウント作成や登録が不要なため、手軽に利用することができます。

6. BizMee

 
株式会社grabssが提供するWeb会議システムです。無料プランでも最大利用人数に制限はありませんが、大人数では、音質や画質が安定的でない場合もあるようです。

推奨人数は4名程度で、音声通話だけでなく、画像共有機能が搭載されているため、長時間のWeb会議にも適しています。

少人数でのミーティングやプレゼンテーションなどに、おすすめです。

まとめ

快適なテレワークの実現には、Web会議システムの導入が不可欠です。Web会議システムを導入することで、オフィスワークで生じる諸経費の削減にもつながるでしょう。

日本国内だけでも、30種類以上のWeb会議システムが開発・提供されていますので、業態に合わせて使いやすいアプリを選びましょう。


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参考:https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf#search=’%E3%83%AA%E3%83%A2%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF+%E5%8E%9A%E5%8A%B4%E7%9C%81
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

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