WeWork 内観
2020.09.09

有料と無料の違いとは?Web会議システム導入の際に考えるべき4つのポイント!

ナレッジ働き方改善オフィス運用コスト削減

テレワークの普及で、Web会議システムの需要が今まで以上に高まっています。新型コロナウイルス感染症の影響で、出社できない状況が続く中で、Web会議システムに注目が集まったのです。

ただ、このシステムには有料か無料か、参加人数やサポート体制といった、細かい違いがあります。そのため、どのシステムが使用環境に合っているのかの判断が、なかなか難しいところです。本記事では、そんなWeb会議システムについてご紹介します。

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、その名の通り、Web会議ツールを使用して会議を行うことです。ひと昔前までは、パソコンの有無で、Web会議が実施できるか否かが判断材料とされていました。しかし、現在はスマートフォンの普及で、ほぼすべての人がWeb会議に参加することができるのです。

有名なものには、『Skype』や『ZOOM』といった無料ツールがあります。しかし、これら以外にも、Web会議システムは、有料・無料を合わせると、相当数あるのが現状です。使用する上で必要なコンテンツを持っているかどうかが導入の判断材料となるので、よく比較検討しましょう。

Web会議 イメージ
Freepik

有料と無料の違い

繰り返し述べている通り、Web会議システムには、有料版と無料版の2種類が存在します。今、本記事を読まれている人のほとんどは、おそらく無料版を利用されているのではないでしょうか?

実は、費用対効果を考えると、有料版を導入した方が有効な場合もあります。では、有料版と無料版の違いとは何なのか、詳しく見ていきましょう。

① 会議人数の制限

1つ目の違いは、参加人数の制限です。

無料版の場合、人数制限がかかっている場合があります。1対1にしか対応していない音声通話ツールも存在し、知らないままインストールしてしまうケースも。

有料版では、大人数向けのものもあれば、小規模でのWeb会議に対応したものまで、種類はさまざま。企業での対象者の規模によってプランが選べるシステムもあるので、違いを把握して導入を決めるといいでしょう。

② 利用時間の制限

2つ目は、Web会議できる時間の制限です。

無料版の場合、ビデオ通話の時間があらかじめ決まっているものもあれば、音声通話だけでも、制限があるものもあります。

日本の傾向として、会議が長時間になることが多いので、この制約はかなりの痛手といえます。また、参加者の表情を見ながらWeb会議をしたい場合も、制約がネックになるケースが出てきます。

有料版であれば、ビデオ通話・音声通話ともに、無制限でできるものがほとんどです。長時間、かつ参加者全員の顔を確認しながら会議を行うことが前提ならば、有料版の導入をおすすめします。

③ ユーザー管理

無料版と有料版の違いとして、ユーザー管理を簡単にしてくれるか否かというものがあります。

無料版では、ユーザーのIDを手動で入力し、検索して招待する手間がかかります。また、もしユーザーが退職を含めてWeb会議に参加する必要がなくなった場合、こちらも手動で削除しなければいけません。この作業を怠ると、本来招待しなくていい人に通知がいってしまう可能性があります。特に、大規模になればなるほど、ユーザー管理は大変な労力がかかってしまうでしょう。

一方の有料版では、ユーザー管理システムを導入しています。ユーザー管理システムによって、Web会議への参加者を一括で管理することが可能になります。マストアイテムではないかもしれませんが、ユーザー管理の簡素化という観点からいえば、とても便利な機能なのです。

④ セキュリティ

Web会議システム以外でも注目すべき点として、システムのセキュリティ面が挙げられます。ここが無料版と有料版の大きな違いといっても、過言ではないでしょう。

無料版は誰でも参加できる上に、登録されているユーザーしかWeb会議に参加できないのは事実です。一見すると、セキュリティ対策は万全のように見えますが、実はそうではありません。

個人に割り振られるIDは、暗号化することが可能で、これがクラッカーによって解析されることで、会議の内容がクラッカーに筒抜けになってしまう恐れがあります。個人でこれらの対策を施すのは難しく、限界があるのが現状です。

一方、有料版では、外部からの侵入を防ぐための対策が整えられており、無料版よりも安全かつ安心して使うことができます。また、無料版では個人の対策が必要だったものが備えられているため、会議内容が外部に漏れにくいという違いがあります。せっかく導入するのであれば、有料版の方がメリットが多いといえるでしょう。


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Web会議システムの選び方

ここまでWeb会議システムの無料版・有料版の違いをご紹介してきました。では、実際に現場に導入するにあたり、どのような判断材料を持って導入を検討するべきかを、ご紹介します。

・会議の形態を参考にする

一口にWeb会議といっても、その使い道はさまざまです。例えば、クライアントとの1対1の会議が多ければ、無料版でも問題はありません。ただし、大人数かつビデオを用いての会議となると、有料版の方がメリットはあるでしょう。

また、Web会議の頻度も、有料版・無料版のどちらを導入するかの大きな判断基準になります。

月1回程度であれば、無料版での実施も視野に入れていいかと思いますが、回数が多いようであれば、有料版の導入をおすすめします。理由は、回数が多ければ多いほど、セキュリティ対策の重要性が増すためです。

普段の会議の形態や人数、頻度をもとに、判断しましょう。

・セキュリティ面を重視する

さきほども少し触れたように、会議の頻度によっては、セキュリティ機能付きの有料版を導入すべきでしょう。また、秘匿性の高い会議であればあるほど、有料版を導入するメリットは高くなります。絶対に外に漏れてはいけない内容、例えば、顧客情報や戦略を練るような会議がこれに該当します。

また、Web会議システムを使う人間すべてがセキュリティ対策ができるわけではありません。そういった手間やリスクを減らすため、セキュリティ対策が整った有料版を検討するのもありです。

・音声・映像の品質で選ぶ

重要度は低いかもしれませんが、音声のクリアさ、映像のきれいさで選ぶことも重要といえます。例えば、音声がクリアでなければ、相手が何を言っているかわからず、訊き返しが増え、会議が進行がスムーズではなくなってしまいます。また、資料の提示の際も、映像の品質によって、見えにくかったりすることもあるでしょう。

主に遠隔地にいるユーザーの参加が想定される、資料の提示が多い場合には、音声・画像の品質にこだわった、選定、導入も1つの方法です。

・ユーザビリティやサポート体制はどうか

ユーザビリティとは、簡単にいえば「顧客満足度」のことです。その中には当然、サポート体制も含まれます。

無料版でも最低限のサポート体制はあるものの、有料版に比べればその差は歴然です。特に、最近になって注目を浴びたWeb会議システムでは、導入にあたってのフォロー体制が整っているかは大きな問題です。

全員がシステムを使い慣れているとは限らないので、有料版を導入し、フォロー体制も整えておく方がいいでしょう。

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まとめ

Web会議システムの導入に際しての問題点や選定基準を、無料版と有料版の違いとしてご紹介しました。

無料版でも当然、問題なく使えれば、コストがかからないので、これに越したことはありません。しかし、今後テレワークが長引く中で、セキュリティ面となどの使い勝手と、コストを天秤にかける必要もあります。コストを優先したばかりに、思わぬトラブルに見舞われて、Web会議どころでなくなってしまえば、元も子もありません。

多少のコストがかかったとしても、安全性や安心を得られることを考えれば、有料版の導入をおすすめします。

なお、おすすめのWeb会議システムを6つまとめた以下記事も、ぜひご一読ください。

記事:『テレワークにおすすめのWeb会議システムを徹底比較!』


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・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。

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