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2020.09.09

テレワーク中に使えるおすすめのタスク管理ツール5選!

ナレッジ働き方改善

テレワークの拡大が進む中、多くのワーカーから聞こえてくるのが、「自宅では集中できない」という声です。自分一人で自分のスケジュールを調整しなければならないテレワークは、自己管理が苦手な人にとっては、少々難しい働き方といえます。
 
そこで、多くのテレワーカーを抱える企業にぜひ検討していただきたいのが、作業効率化に特化したタスク管理ツールです。タスク管理ツールを用いることで、自分のスケジュールややるべきことを手軽に管理できるようになり、作業効率を大幅に改善します。本記事では、テレワークにおすすめのタスク管理ツール5選をご紹介します。

テレワークにおける自己管理の重要性

東京都産業労働局が行った「多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)」(平成31年3月)によると、「通勤時間・移動時間の削減」や「育児との両立」、「業務への集中力の向上」がテレワークのメリットとして挙げられている一方、「勤務時間とそれ以外の時間の管理」がテレワークの一番のデメリットとして挙げられています。

テレワークは、自己管理が上手にできる人にとっては、時間を有効に使える効率的な働き方である一方、自己管理が苦手な人にとっては、生産性を大きく下げる働き方といえます。テレワークの成功の鍵を握るのは、従業員の自己管理能力なのです。

タスク管理ツールとは?

自己管理能力は、ビジネスだけに関連したものではなく、日常生活にも大きく関連した、いわば「習慣」のようなものです。自己管理能力を改善したいと思っても、一筋縄ではいかず、多くのワーカーが苦戦しています。

しかしながら、昨今、ビジネスの効率化を促すさまざまなビジネスツールがリリースされています。そのうちの1つである「タスク管理ツール」は、仕事を見える化し、進捗状況を管理することで、仕事の効率化を図ります。

例えば、自分が抱えている仕事を一覧で表示したり、提出期限に向けたスケジュールを組んだりできるため、締め切りまでに仕事を完了できます。また、複雑な仕事をいくつも抱えている人であれば、何から手をつけようかと迷っている時間を減らせるので、早く仕事が片付きます。

タスク管理ツールは、より効率よく働くための優れたビジネスツールなのです。

タスク管理 イメージ
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タスク管理ツールの役割、機能

タスク管理ツールにもさまざまなものがあり、ツールごとに役割や機能が異なります。ここでは、タスク管理ツールの典型的な例として、ToDoリスト型とプロジェクト管理型について紹介します。

◆ ToDoリスト型のタスク管理ツール

 
ToDoリスト型は、主に個人の仕事を効率的に完了するために用いられるタスク管理ツールです。自分のやるべき仕事をツール上に書き出すことで可視化し、効率的に作業を進めることをサポートします。

自分が抱えるすべての仕事を常に確認することで、仕事の優先順位をつけたり、計画的に仕事を進めたりすることが可能となります。どの仕事から取りかかるべきかを考えている時間を削減できるため、次から次へと仕事を終わらせていくのに優れています。

◆ プロジェクト管理型のタスク管理ツール

 
プロジェクト管理は、自分を含んだ複数人で行うプロジェクトやグループワークを管理をするのに適したタスク管理ツールです。全員が抱える仕事を一覧として示し、メンバー全員が一丸となり、仕事を終わらせていくことをサポートします。

マネージャーやリーダーが、チーム全体の仕事状況を管理するのにも優れており、リーダーが仕事の優先順位を設定したり、メンバーに仕事を割り振ったりもできます。進捗状況が遅れているタスクを見つけ、その分野に多くの人員を回すという使い方もできます。


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タスク管理ツールの紹介

数多くリリースされているタスク管理ツールの中でも、テレワークをする企業におすすめのタスク管理ツール5選を紹介します。

① asana

 
『asana』は、チームのプロジェクトとタスクを管理するツールとして、世界190か国で、多くのユーザーに利用されています。タスクの優先度や期限の設定、詳細の共有、タスクの割り当てなど、すべてを1か所で行うことができ、誰でも使いやすいのが特徴です。

プロジェクトやタスクの進捗状況をチーム全員が常に把握できるため、チームで目標に向かって効率的に取り組むことができます。また、プロジェクトプランを作成すれば、全体像と各ステップの進捗を確認できるので、途中で問題や遅れが生じて、計画を変更する場合にも、臨機応変に対応できるでしょう。

>> 『asana』について詳しくはこちら

② monday.com

 
チームでのタスク、そしてスケジュール管理をよりスムーズに効率化してくれるのが、仕事管理ツール『monday.com』。プロジェクトの進捗だけでなく、従業員ごとのスケジュールと作業量が一目で分かるようになっているので、個人のキャパシティを確認できたり、作業量の偏りの調整ができたりと、とても便利なツールです。

monday.comは、自社の従業員同士だけでなく、クライアントをゲストとして招待することで、クライアントとも進捗状況を把握し合うことが可能となります。プロジェクトの進捗確認のために、何度もメールや電話、会議をする必要がなくなるので、より効率的に仕事を進めることができるでしょう。また、カスタマイズ性も魅力の1つです。管理ボードのスタイルや項目・色・ラベル名などは、プロジェクトに合わせて自由に設定でき、効果的にビジュアライズができます。

>> 『monday.com』について詳しくはこちら

③ Todoist

 
『Todoist』は、やるべき仕事を可視化することで整理し、大切な仕事に集中することをサポートするタスク管理ツールです。ToDoリスト型の典型ともいえるタスク管理ツールで、やることを設定し、終わったら消すというシンプルな作りが特徴です。

これまで1,000万人以上が使用してきたタスク管理ツールで、App Storeでは5点中4.7点を、Google Playでは4.7点を獲得するなど、利用者から高い評価を獲得しています。標準的な機能は無料で利用できますので、まずはタスク管理ツールを試してみたい、という方におすすめです。

>> 『Todoist』について詳しくはこちら

④ Team Hack

 
ビジネスに関することが何でもできるタスク管理ツールとして人気なのが、『Team Hack』です。タスクごとにチャット機能が追加されている「タスク×チャット機能」や、作業が完了したら1クリックでレビューをお願いできる「1クリック・レビュー機能」タスクを完了するのにかかった時間が計れる「時間計測機能」タスクの進行度が一目でわかる「作業工程の達成度表示」など、ビジネスを効率化させるための数々の機能が搭載されています。

Team Hackを利用すれば、その他のツールを利用しなくても仕事の効率化が図れますので、さまざまな用途に応じられるタスク管理ツールを探している方におすすめです。

>> 『Team Hack』について詳しくはこちら

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⑤ Trello

 
『Trello』は、チームでの仕事を効率的に完了させることに重点を置いたプロジェクト型のタスク管理ツールです。多様な機能を無料で利用できることと、使いやすさを重視したシンプルな設計であることが、特徴として挙げられます。

グループで共有しているボードに、付箋を貼り付けるかのようにタスクを置いていき、完了したら削除するというシンプルな設計です。グループのタスク管理はもちろんのこと、情報の共有や企画に関する意見の集約などにも活用できます。

有料プランに移行することで、無料プランにはない数々の機能が利用可能になりますので、無料プランでは物足りない企業は有料プランを検討してみるとよいでしょう。

>> 『Trello』について詳しくはこちら

⑥ Jooto

 
『Jooto』は、チームが効率的に仕事できるように作られたプロジェクト管理型のタスク管理ツールです。Jootoを利用したマネージャーの87%が業務の改善を実感した、という驚きの結果が示されています。

まずは、チームが抱えるすべてのタスクを書き出すことで、プロジェクトの状況把握に努めます。その後、リーダーを中心に役割分担を行い、各自がToDoリストを活用しながら、作業を進めていきます。リーダーは、どのメンバーがどの仕事に従事しているのか、どの仕事の進捗状況が遅れているのかを簡単に確認できますので、サポートが必要な仕事に人員を回すことができます。

>> 『Jooto』について詳しくはこちら

⑦ Evernote

 
簡単にデジタル版のノートや発表資料を作成できることで人気の『Evernote』も、簡単なタスク管理に適しています。Evernoteでシンプルなチェックリストを作成し、個々のタスクをノートとして作成することで、まるで実物のファイルに整理しているかのように、データを整理して保存することができます。

通常のタスク管理ツールでは、仕事で利用するプラットフォームと異なるツールを用いる必要があり、複数のツールを行ったり来たりする必要が生じます。関連する情報がすべて集約できるEvernoteであれば、タスク管理も実際の仕事も1カ所でできるため、少しでも作業のスピードを速くしたいと考える方におすすめの方法です。

>> 『Evernote』について詳しくはこちら

タスク管理ツールを用いてテレワークの効率を上げよう!

テレワークを成功させるための秘訣は、従業員の自己管理能力を高めることです。しかし、個人の努力に期待するのには限界があります。適切なタスク管理ツールを用いることで、個人もしくはチームの仕事効率を大きく改善できるでしょう。


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参考:
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/30_telework_tyousa.pdf
https://asana.com/ja
https://monday.gaprise.jp/
https://todoist.com/ja
https://teamhack.io/
https://trello.com/ja
https://www.jooto.com/
https://evernote.com/intl/jp

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